يتولى ممثل رعاية الضيوف تقديم خدمات استقبال وإدارة مهنية عالية الجودة للمرضى والأطباء والموظفين والزملاء والمتخصصين في الخدمات الصحية وغيرهم. كما يكون نقطة الاتصال الأولى للمرضى الذين يتواصلون مع العيادة متعددة التخصصات، من خلال التعامل مع استفساراتهم بكفاءة ولباقة وبما يعكس صورة العيادة وهويتها.
المسؤوليات
- الترحيب بجميع المرضى والزوار واستقبالهم حضوريًا أو عبر الهاتف، والإجابة عن استفساراتهم بكفاءة ولباقة لضمان رضا المرضى.
- ضمان وجود موظف في منطقة الاستقبال طوال الوقت، بما في ذلك فترات الاستراحة، لتفادي مشكلات الصحة والسلامة والأمن، وضمان توافر الخدمة للمرضى عند الحاجة.
- تسجيل المرضى الجدد وتحديث البيانات الديموغرافية للمرضى الحاليين، من خلال جمع معلومات تفصيلية عن المرضى، بما في ذلك المعلومات الشخصية والمالية.
- حجز مواعيد المرضى وتعديلها وإلغاؤها وفق إجراءات المواعيد المعتمدة في العيادة، بما يضمن أعلى كفاءة لنظام المواعيد.
- حجز مواعيد مناسبة للمرضى الذين لا يملكون مواعيد مسبقة ويحتاجون إلى استشارات عاجلة، وإحالتهم إلى الطبيب المناسب عند الحاجة.
- استقبال طلبات الزيارات المنزلية وتسجيلها بدقة، وتقييم مدى إلحاحها وفق بروتوكولات العيادة، وطباعة ملخصات الزيارات المنزلية. ملاحظة: لم يتم تأكيد الزيارات المنزلية بعد، وفق ما نوقش مع الدكتور حسام.
- إبلاغ المرضى بالرسوم ذات الصلة بالخدمات الخاصة أو خدمات التأمين الطبي، واستلام المدفوعات وإصدار إيصالات بالخدمات المقدمة. وبالنسبة إلى مرضى التأمين الطبي، يجب اتباع إجراءات التسجيل المتفق عليها.
- التحقق بانتظام من رسائل البريد الإلكتروني وجهاز الفاكس الواردة، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الفاكسات عند الحاجة.
- الحفاظ دائمًا على نظافة منطقة الاستقبال وترتيبها، والتأكد من توافر جميع المنشورات والمطويات التعريفية للمرضى أو الجمهور عند الحاجة.
- استقبال المكالمات وتحويلها أو تدوين رسائل المرضى أو الجمهور عند الحاجة، بطريقة مهنية ومهذبة.
لا تقتصر مهام الموظف على المسؤوليات المذكورة أعلاه، ويجوز للمدير إسناد مهام أخرى وفقًا لاحتياجات العمل.
بيئة العمل
- العمل الداخلي: 100%.
- العمل الخارجي: 0%.
- أيام العمل: 6 أيام عمل.
- أيام الراحة: يوم واحد.
- ساعات العمل: 8 ساعات عمل فعلية بنظام الورديات لضمان استمرار الحضور في منطقة الاستقبال، مع استراحة دورية مدتها ساعة واحدة.
متطلبات الوظيفة
التعليم
- شهادة الثانوية العامة، ويفضل أن يكون المتقدم خريجًا جامعيًا.
الخبرة
- خبرة 3 سنوات في وظيفة مماثلة.
مهارات الحاسب الآلي
- إجادة استخدام برامج أوفيس.
اللغات
- إجادة اللغة الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة.