يتولى منسق المشاريع مسؤولية تنسيق وإدارة الأنشطة والمهام الإدارية المفوضة في الموقع، بما يشمل البنية التحتية للمكتب ومعداته، ودعم العاملين في الموقع، وتنسيق خدمات النظافة، والتعامل مع موردي العمالة الخارجيين والمشتريات، وحفظ السجلات والملفات المالية. كما يجمع جداول ساعات العمل ويحللها ويعالجها، ويحصل على المستندات والتأكيدات اليومية المطلوبة بشأن الأعمال المنفذة، ويتعاون مع مدير التوقف وموظفي الموقع لضمان الالتزام بساعات العمل.
يركز الدور على توفير الدعم الإداري لفريق إدارة الموقع، والمساهمة في تنظيم متطلبات أعمال التوقف والتوثيق والتواصل مع المحطة والأطراف ذات الصلة، بما يتيح لمدير التوقف تكريس وقت أكبر للعمل الميداني.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- تقديم الدعم الإداري لموظفي الموقع وفريق إدارة الموقع، بما في ذلك مدير عام الخدمات ومديري التوقف ومهندسي الخدمات الميدانية.
- التعامل مع متطلبات المستخدم النهائي في الموقع الواردة من مدير التوقف، وإنشاء طلبات الشراء، ومتابعة اعتمادها والتقييم الفني لها، ثم معالجة مستندات استلام البضائع أو الخدمات اللازمة بعد التسليم وإتمام الطلب.
- تنسيق تصاريح الدخول وإصدارها، وتوفير معدات الوقاية الشخصية.
- تنسيق شؤون الموظفين وجداول ساعات العمل، وضمان معالجة استفسارات الموارد البشرية وتقنية المعلومات.
- تنسيق ترتيبات الفنادق والنقل والوجبات.
- التنسيق مع المقاولين من الباطن، بما يشمل التعامل مع عقودهم وجداول ساعات العمل والامتثال لمتطلبات الصحة والسلامة والبيئة ومعدات الوقاية الشخصية وتصاريح الدخول.
- معالجة الاحتياجات الطارئة من خلال العهدة النقدية للمشتريات المحلية والأدوات والمواد الاستهلاكية.
- ضمان استكمال جميع نماذج الإجراءات وتسجيلها في النظام لاستخدامها في تقرير التوقف.
- التأكد من اعتماد جميع خطط الرفع من الشخص المسؤول ووجودها في الموقع.
- ضمان توزيع جميع بيانات طريقة التنفيذ وتقييمات المخاطر المرتبطة بالمهام اليومية.
- توزيع أي رسومات أو مواصفات فنية يتم استرجاعها من الأرشيف على الفريق.
- إبلاغ نظام إدارة المعلومات بأي مستندات أو مستندات جديدة يتم إعدادها في الموقع، لضمان تسجيلها وإتاحتها مستقبلًا.
- التواصل مع المحطة وتقديم تقرير التقدم اليومي إليها، مع حفظ أرشيف لجميع تقارير التوقف.
- معالجة أي مخاوف، والعمل كمسؤول لحفظ السجلات بين مدير التوقف والمحطة عند طلب تنفيذ أعمال خارج النطاق، وضمان اتباع جميع الإجراءات ذات الصلة بالمسائل التجارية.
- تقديم الدعم الإداري العام لمدير التوقف بما يتيح له قضاء وقت أطول في الموقع.
- إدارة خدمات مكتب الموقع، مثل شبكة الإنترنت اللاسلكية والطابعة والقرطاسية والمستلزمات الأساسية.
- توفير منسق لكل فترة توقف ولكل ورشة في دبي.
السياسات والعمليات والأنظمة والإجراءات
الالتزام بجميع السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات التنظيمية والإدارية ذات الصلة، لضمان تنفيذ العمل بالمستوى المطلوب وبطريقة متسقة.
الصحة والسلامة والأمن والبيئة
الالتزام بجميع إجراءات وتعليمات وضوابط الصحة والسلامة والأمن والبيئة ذات الصلة، بما يضمن سلامة الموظفين والامتثال للمتطلبات البيئية.
المهام ذات الصلة
تنفيذ أي مهام أخرى قد تطلب المنظمة إنجازها.
التواصل وعلاقات العمل
العلاقات الداخلية
يتطلب الدور العمل عن قرب مع مديري التوقف، ومهندسي الخدمات الميدانية، ومدير عام الخدمات، ومدير عام الموارد.
العلاقات الخارجية
يتطلب الدور بناء علاقة مهنية جيدة مع مشرفي المحطة خلال فترات التوقف.
المؤهلات والخبرة والمهارات
الحد الأدنى من المؤهلات
- درجة البكالوريوس في الهندسة.
الحد الأدنى من الخبرة
- خبرة سنتين في دور مماثل.
المهارات
- مهارات قوية في التواصل.
- القدرة على التخطيط والتنظيم بفاعلية.
- إجادة استخدام الحاسب الآلي.
- القدرة على العمل تحت الضغط.
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية.