يتولى المسؤول الإداري دعم التشغيل السلس لمركز الأعمال من خلال تقديم المساندة الإدارية والتشغيلية ومساندة المشاريع. ويشمل الدور إدارة الوثائق، وتنسيق الاجتماعات، ومتابعة أنشطة المشاريع، والحفاظ على الامتثال، ودعم إدارة الشؤون المالية والموارد، بما يضمن توافق الأعمال مع الأهداف الاستراتيجية للمركز.
يتطلب الدور مهارات تنظيمية ممتازة، واهتمامًا بالتفاصيل، وقدرة على إنجاز مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- الحفاظ على مستودع مركزي لوثائق المشاريع ومركز الأعمال، مع ضمان ضبط الإصدارات وسهولة الوصول والأمان.
- إعداد النماذج والأدوات الخاصة بالتقارير ومواثيق المشاريع والخطط ووثائق المشاريع وتحديثها وإدارتها.
- جدولة الاجتماعات وورش العمل والجلسات التدريبية وفعاليات أصحاب المصلحة وتنظيمها وتنسيق متطلباتها اللوجستية.
- إعداد جداول الأعمال وتوثيق محاضر الاجتماعات ومتابعة الإجراءات اللاحقة للاجتماعات والفعاليات.
- دعم التخطيط للمؤتمرات ومبادرات التواصل وتنفيذها.
- متابعة الوقت والجهد واستخدام الموارد عبر مشاريع متعددة لأغراض مراقبة الأداء.
- المساعدة في متابعة تقدم المشاريع وأدائها مقارنة بالأهداف والمؤشرات المحددة.
- ضمان الالتزام بمنهجيات إدارة المشاريع والسياسات التنظيمية ومعايير الحوكمة.
- مراقبة أنشطة المشاريع للتحقق من الامتثال وإعداد التقارير لمراجعة القيادة.
- دعم المتابعة المالية، بما في ذلك ميزانيات المشاريع ومراقبة المصروفات وإعداد الملخصات المالية.
- العمل كنقطة اتصال إدارية للمراسلات المتعلقة بالمشاريع والتواصل مع أصحاب المصلحة.
- تعميم تحديثات المشاريع والإعلانات والتذكيرات، مع الحفاظ على سجلات تفصيلية للمراسلات.
- تيسير التواصل بين فرق المشاريع والإدارة العليا، بما يضمن انسيابية تدفق المعلومات.
- المساعدة في تنسيق وتجميع ومراجعة المقترحات والعروض التقديمية والتقديمات الرسمية.
- الحفاظ على قوائم تحقق لضمان إنجاز المهام الإدارية الاعتيادية ومتابعة المواعيد النهائية.
- دعم التخطيط والمتطلبات اللوجستية للمبادرات الجديدة والتحسينات المستمرة والمهام غير المتوقعة.
- ضمان تقديم وثائق المشاريع وموادها إلى العملاء وأصحاب المصلحة في الوقت المحدد.
- أداء جميع المهام الأخرى بطريقة مهنية وفعالة وسرية.
- أداء جميع المهام الأخرى ذات الصلة وفقًا لما يطلبه المدير أو يكلف به.
التعليم والمؤهلات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الإدارة العامة أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة المهنية
- خبرة لا تقل عن سنتين في الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع أو إدارة المكاتب أو أي مجال آخر ذي صلة.
ملاحظة: يجب رفع السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية فقط.
