تبحث جامعة الفيصل عن مساعد إداري للعمل ضمن كلية إدارة الأعمال ودعم مكتب برامج البكالوريوس في إدارة المهام اليومية. يشمل الدور مجموعة متنوعة من أعمال الإدارة والتنسيق والإشراف على المنسق الإداري والطلاب، بما في ذلك متابعة الحضور والسلوك وإدارة الاختبارات ومراقبتها. كما يساهم شاغل الوظيفة في تطوير وتنفيذ البرامج الهادفة إلى تعزيز السلوك الإيجابي للطلاب، وتنظيم فعاليات الكلية وحفل التخرج والزيارات المدرسية.
يرفع شاغل الوظيفة تقاريره إلى مشرف إدارة برامج البكالوريوس، ويتولى المهام والمسؤوليات الآتية:
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- التنسيق بين منسقي الإدارة التعليمية ومكتب برامج البكالوريوس لضمان سلاسة العمليات، مع إدارة الجوانب المختلفة لتنظيم الفصول، مثل مواعيد التقييمات.
- حضور الفصول الدراسية المكلف بها من بدايتها حتى نهايتها والمساعدة في تقديمها، وتمثيل المدرس في الشرفة أثناء الفصول المقامة في قاعات ذات طابقين.
- تنظيم مذكرات المقرر ودراسات الحالة وتوزيعها عند الحاجة وفي الأماكن المحددة.
- مساعدة مدرس المقرر في تنظيم المناقشات الجماعية.
- مراقبة الطلاب الذين يؤدون الاختبار بمفردهم بسبب احتياجات خاصة أو لأداء اختبارات التعويض.
- المساعدة في جمع واجبات الفصول وتقارير المشروعات وتوزيعها.
- التواصل مع إدارتي تقنية المعلومات والمرافق أثناء الفصل عند الحاجة، والتأكد من جاهزية القاعة للمحاضرة، مثل تركيب الفاصل إذا كانت القاعة في طابق واحد والتأكد من عمل التكييف.
- إبلاغ أعضاء هيئة التدريس بسلوك الطلاب داخل الفصل عند حدوث إزعاج.
- تسجيل الطلاب الذين يتأخرون عن الحضور أو يغادرون الفصل مبكرًا أو يتسببون في إزعاج أثناء المحاضرة.
- جدولة المهام والتخطيط لها وتنسيقها بما يتوافق مع أهداف كلية إدارة الأعمال وغاياتها.
- الإشراف على الأنشطة اليومية للمكتب وإدارتها، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وتقديم التوجيه للأعضاء الجدد في كلية إدارة الأعمال، ومعالجة النماذج كافة، وكتابة المذكرات، وإدارة بيانات الطلاب، وغير ذلك.
- التواصل مع أعضاء هيئة التدريس والإداريين والطلاب بشأن جميع المعلومات اللازمة، مثل تغيير وقت المحاضرة أو موقعها، من خلال إرسال بريد إلكتروني إلى الطلاب أو إلى الجميع.
- المساعدة في إعداد جدول العمل وإدارة التغييرات المستمرة في الجدول.
- ترتيب مهام المنسق الإداري أو تغطيتها، بما في ذلك إدارة الفصول، في حالات الطوارئ وبالتنسيق مع مساعدي المدرسين.
- المساعدة في إدارة ترتيبات برامج التهيئة وحفلات التخرج والفعاليات الأخرى، مثل اليوم المفتوح وندوات الكلية.
- المساعدة في تنظيم وتنفيذ السياسات واللوائح والإجراءات المتعلقة بمتابعة حضور الطلاب، بما في ذلك تذكير ذوي الحضور المنخفض وإصدار إنذارات الحرمان من دخول الاختبار.
- تنفيذ جميع المهام بطريقة مهنية وفعالة وسرية.
- تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة وفقًا لما يطلبه المدير أو يكلف به.
التعليم والمؤهلات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المالية والميزانية أو الموارد البشرية، أو ما يعادلها، من مؤسسة تعليمية معتمدة.
الخبرة المهنية
- خبرة لا تقل عن سنتين في مؤسسة تعليمية أو في مجالات أخرى ذات صلة.
يجب رفع السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية فقط.
