يتولى الأخصائي الإداري مساندة رئيس القسم في إدارة المهام اليومية داخل كلية إدارة الأعمال، والعمل على مجموعة متنوعة من المسؤوليات الإدارية بمستوى مهني. ويتطلب الدور مشاركة منتظمة وفاعلة في تسيير شؤون القسم، بما يشمل تنسيق أعمال الموظفين المساندين والإشراف عليها، وتقديم الإرشاد للطلاب، والمساعدة في إعداد الجداول والتسجيل، والإشراف على الاختبارات، ودعم تطبيق السياسات.
كما يساهم الأخصائي الإداري في تطوير وتنفيذ البرامج الهادفة إلى تعزيز السلوك الإيجابي لدى الطلاب، وتنظيم فعاليات الكلية وحفلات التخرج والزيارات المدرسية.
المهام والمسؤوليات الأساسية
- تطوير وإظهار فهم ممتاز لبرنامج بكالوريوس إدارة الأعمال (BBA) والخطط الدراسية.
- الإشراف على الأنشطة اليومية للمكتب وإدارتها، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني ومعالجة النماذج.
- تنفيذ سياسات وإجراءات القسم لضمان الالتزام بأحكام السياسات والمعايير، بما في ذلك سياسة الحضور، وسياسة الاختبارات التعويضية، والنزاهة الأكاديمية.
- إرشاد الطلاب ومتابعة الطلاب الموضوعين تحت المراقبة الأكاديمية.
- المساعدة في الإشراف على حضور فريق الدعم في الكلية وأدائه.
- المساعدة في الإشراف المستمر على تقييمات الكلية لأغراض ضمان الجودة، بما في ذلك التوزيع العشوائي لمقاعد الاختبارات في القاعات الكبيرة مثل قاعة CDEX وقاعة الأميرة هيا.
- إعداد جدول العمل والمحافظة عليه وإدارة التغييرات المستمرة في الجدول.
- إدارة تنسيق ترتيبات البرامج التعريفية وحفلات التخرج والفعاليات الأخرى مثل اليوم المفتوح والندوات التي تنظمها الكلية.
- الاحتفاظ بسجل دقيق ومنظم لأنشطة القسم لأغراض إعداد التقارير الرسمية.
- المحافظة على ملفات المكتب وسجلاته بدقة.
- جمع إحصاءات القسم ومعالجتها لإعدادها في نهاية الفصل الدراسي.
- متابعة حضور الطلاب أثناء المحاضرات والندوات وغيرها من الفعاليات الأكاديمية.
- إدخال البيانات وتحديثها، وإدارة جداول البيانات، وإعداد التقارير عند الحاجة.
- المساعدة في المشروعات الخاصة ومبادرات القسم، وتقديم الدعم الإداري عند الحاجة.
- ضمان فعالية التواصل مع موظفي القسم وأعضاء هيئة التدريس.
- تنفيذ جميع المهام الأخرى بطريقة مهنية وفعالة وسرية.
- تنفيذ جميع المهام الأخرى ذات الصلة بحسب ما يطلبه المدير أو يكلف به.
المؤهلات والكفاءات
التعليم والشهادات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو العلاقات العامة، أو ما يعادلها، من جهة تعليمية معتمدة.
الخبرة المهنية
- خبرة لا تقل عن أربع سنوات في المهام الإدارية أو مجال خدمات الطلاب أو المجالات ذات الصلة.
