الوصف الوظيفي
يتولى مراقب الوثائق الأول إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني للمشروع والمحافظة عليه، بما يشمل ضبط دورة المستندات والمراسلات الفنية والتعاقدية منذ الاستلام والمراجعة وحتى الإصدار والأرشفة النهائية. ويركز الدور على ضمان دقة السجلات، وسلامة الإصدارات، وسهولة الوصول إلى الوثائق الحالية، وحماية المعلومات السرية والتجارية الحساسة.
كما يساهم شاغل الوظيفة في تنسيق مراجعات الوثائق بين التخصصات الهندسية المختلفة، ومتابعة متطلبات التسليم والإغلاق التدريجي للمشروع، وإعداد أرشيف المشروع النهائي وفق متطلبات العميل وإجراءات الاحتفاظ المعتمدة.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني للمشروع والمحافظة عليه باستخدام Aconex أو Procore أو SharePoint أو المنصة المعتمدة.
- وضع إجراءات التحكم بالوثائق وسير العمل والقوالب وهياكل الترميز وبروتوكولات التقديم وتطبيقها.
- تسجيل المراسلات الواردة والصادرة للمشروع وترقيمها وفحص جودتها وتتبعها وتوزيعها.
- معالجة الرسومات والرسومات التنفيذية والتقديمات الفنية وتقديمات المواد وبيانات أساليب التنفيذ وطلبات المعلومات وتعليمات الموقع وسجلات التفتيش ووثائق التغييرات.
- التحقق من توافق التقديمات مع قواعد ترقيم الوثائق المعتمدة ومتطلبات البيانات الوصفية وإجراءات ضبط المراجعات ومصفوفات التوزيع.
- رفض التقديمات الناقصة أو ذات الترميز غير الصحيح أو غير المتوافقة وإعادتها للتصحيح.
- الحفاظ على ضبط صارم للمراجعات، والتأكد من تعريف الوثائق المستبدلة بوضوح وسحبها وأرشفتها.
- منع استخدام أو توزيع الرسومات والوثائق القديمة بصورة غير مقصودة.
- الحفاظ على سجلات الوثائق الرئيسية المحدثة للرسومات والتقديمات وطلبات المعلومات والمراسلات وتعليمات الموقع وتقارير عدم المطابقة وأوامر التغيير وسجلات الإغلاق.
- متابعة مسارات سير الوثائق ومدد إنجاز المراجعات الهندسية مقارنة بالمتطلبات التعاقدية ومتطلبات المشروع.
- إصدار التذكيرات والإشعارات والتنبيهات التصعيدية بشأن المراجعات المتأخرة والردود المعلقة والتقديمات الفنية المتأخرة.
- تنسيق مراجعات الوثائق بين تخصصات الهندسة المدنية والإنشائية والمعمارية والميكانيكية والكهربائية والصحية والسلامة والصحة والبيئة وغيرها من تخصصات المشروع.
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية توضح حالة التقديمات والإجراءات المعلقة والعناصر المتأخرة واتجاهات الاعتماد ومؤشرات أداء التحكم بالوثائق.
- الحفاظ على سجلات إرسال دقيقة والتحقق من استلام المستندات وإقرار المستلمين المقصودين بها.
- ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق وحماية المعلومات السرية والتعاقدية والحساسة تجاريًا.
- الحفاظ على مسارات تدقيق كاملة تغطي استلام الوثائق ومراجعتها واعتمادها وإصدارها ومراجعاتها وأرشفتها النهائية.
- دعم مدير المشروع والمهندسين المختصين في استرجاع الوثائق الحالية والسجلات التاريخية والمراسلات الداعمة.
- التنسيق مع مراقبي وثائق المقاول لضمان التطبيق المتسق للإجراءات المعتمدة.
- إجراء فحوصات وتدقيقات دورية لجودة سجلات التحكم بالوثائق لدى المقاول.
- تحديد الثغرات والتكرار والمعلومات المفقودة وحالات عدم الاتساق في سجلات المشروع وقواعد البيانات.
- تدريب موظفي المشروع وإرشادهم بشأن مسارات عمل نظام إدارة الوثائق الإلكتروني وترميز الوثائق وضبط المراجعات وإجراءات إدارة السجلات.
- دعم إدارة الاجتماعات من خلال ضبط جداول الأعمال والمحاضر وسجلات الإجراءات والمراسلات ذات الصلة عند الحاجة.
- تنسيق الجمع التدريجي لوثائق الإغلاق طوال مدة المشروع بدلًا من الانتظار حتى اكتمال المشروع النهائي.
- إعداد سجل متابعة لوثائق الإغلاق والمحافظة عليه، بحيث يغطي جميع مستندات التسليم المطلوبة.
- تنسيق تجميع وفحص وتقديم الرسومات التنفيذية النهائية وكتيبات التشغيل والصيانة والضمانات والشهادات وسجلات الاختبارات ووثائق التدريب.
- التحقق من اكتمال الوثائق النهائية وفهرستها واعتمادها واتساقها مع متطلبات التسليم التعاقدية.
- إعداد أرشيف المشروع الإلكتروني والورقي النهائي والمحافظة عليه وفق متطلبات العميل وإجراءات الاحتفاظ المعتمدة.
- دعم ترحيل الوثائق ونقل البيانات وإغلاق نظام إدارة الوثائق الإلكتروني نهائيًا عند اكتمال المهمة.
- الالتزام بإجراءات العميل المعمول بها والمتطلبات التعاقدية ومعايير الجودة وضوابط أمن المعلومات والتزامات الصحة والسلامة المهنية.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة المعلومات أو إدارة الأعمال أو إدارة السجلات أو تخصص ذي صلة من مؤسسة تعليمية معترف بها.
- خبرة مهنية لا تقل عن 10 سنوات في التحكم بالوثائق، تشمل مسؤوليات كبيرة في مشاريع الإنشاء أو الهندسة.
- خبرة مثبتة في العمل ضمن جهة استشارية للإشراف الهندسي، ويُعد ذلك شرطًا إلزاميًا.
- خبرة مثبتة في إدارة كميات كبيرة من الرسومات الفنية والتقديمات والمراسلات والسجلات التعاقدية.
- قدرة عملية متقدمة على استخدام منصة رئيسية واحدة على الأقل من منصات إدارة الوثائق الإلكترونية، ويفضل Aconex أو Procore أو SharePoint.
- معرفة قوية بترقيم الوثائق وإدارة البيانات الوصفية وضبط المراجعات وإشعارات الإرسال وإدارة مسارات العمل ومصفوفات التوزيع.
- خبرة في الحفاظ على سجلات الوثائق الرئيسية وإعداد تقارير الحالة والأداء.
- خبرة مثبتة في إعداد ملفات إغلاق المشاريع وضبطها، بما في ذلك السجلات التنفيذية وكتيبات التشغيل والصيانة والضمانات.
- مهارات متقدمة في Microsoft Excel، تشمل التحقق من صحة البيانات والتصفية ودوال البحث والجداول المحورية وسجلات المتابعة وإعداد التقارير.
- مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم والسرية والانضباط في تطبيق الإجراءات.
- إتقان اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا شرط إلزامي.
