الوصف الوظيفي
يتولى مراقب الوثائق الأول إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني للمشروع والمحافظة عليه، مع ضمان تنظيم المستندات الفنية والتعاقدية ومتابعة مسارات مراجعتها واعتمادها وتوزيعها. كما يساهم الدور في الحفاظ على سجلات دقيقة وقابلة للتتبع منذ استلام الوثائق ومراجعتها وإصدارها وحتى أرشفتها النهائية وإغلاق نظام الوثائق الإلكتروني.
يشمل نطاق العمل التنسيق بين التخصصات الهندسية المختلفة، ودعم مدير المشروع والمهندسين في استرجاع الوثائق الحالية والسجلات التاريخية، وضمان استيفاء متطلبات التسليم والإغلاق وفق إجراءات العميل والمتطلبات التعاقدية ومعايير الجودة وأمن المعلومات والصحة والسلامة المهنية.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني للمشروع والمحافظة عليه باستخدام Aconex أو Procore أو SharePoint أو المنصة المعتمدة.
- وضع إجراءات ضبط الوثائق ومسارات العمل والقوالب وهياكل الترميز وبروتوكولات التقديم وتطبيقها.
- تسجيل المراسلات الواردة والصادرة الخاصة بالمشروع وترقيمها وفحص جودتها وتتبعها وتوزيعها.
- معالجة الرسومات والرسومات التنفيذية والتقديمات الفنية وتقديمات المواد وبيانات طرق التنفيذ وطلبات المعلومات وتعليمات الموقع وسجلات التفتيش ووثائق التغيير.
- التحقق من توافق التقديمات مع قواعد ترقيم الوثائق المعتمدة ومتطلبات البيانات الوصفية وإجراءات ضبط الإصدارات ومصفوفات التوزيع.
- رفض التقديمات غير المكتملة أو ذات الترميز الخاطئ أو غير المتوافقة وإعادتها للتصحيح.
- الحفاظ على ضبط صارم للإصدارات والتأكد من تحديد الوثائق المستبدلة وسحبها وأرشفتها بوضوح.
- منع استخدام أو توزيع الرسومات والوثائق القديمة بصورة غير مقصودة.
- الحفاظ على سجلات الوثائق الرئيسية المحدثة للرسومات والتقديمات وطلبات المعلومات والمراسلات وتعليمات الموقع وتقارير عدم المطابقة وأوامر التغيير وسجلات الإغلاق.
- مراقبة مسارات الوثائق ومدد إنجاز المراجعات الهندسية مقارنة بالمتطلبات التعاقدية ومتطلبات المشروع.
- إرسال التذكيرات والإشعارات والتنبيهات التصعيدية بشأن المراجعات المتأخرة والردود المعلقة والتقديمات الفنية المتأخرة.
- تنسيق مراجعة الوثائق بين تخصصات الهندسة المدنية والإنشائية والمعمارية والميكانيكية والكهربائية والصحية والسلامة والبيئة وغيرها من تخصصات المشروع.
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية توضح حالة التقديمات والإجراءات المعلقة والعناصر المتأخرة واتجاهات الاعتماد ومؤشرات الأداء الرئيسية لضبط الوثائق.
- الحفاظ على سجلات إرسال دقيقة والتحقق من استلام المستندات وإقرار الجهات المقصودة باستلامها.
- ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق وحماية المعلومات السرية والتعاقدية والتجارية الحساسة.
- الحفاظ على مسارات تدقيق كاملة تغطي استلام الوثائق ومراجعتها واعتمادها وإصدارها وتعديلها وأرشفتها النهائية.
- دعم مدير المشروع والمهندسين المتخصصين في استرجاع الوثائق الحالية والسجلات التاريخية والمراسلات الداعمة.
- التنسيق مع مراقبي وثائق المقاول لضمان التطبيق المتسق للإجراءات المعتمدة.
- إجراء فحوصات جودة وتدقيقات دورية لسجلات ضبط الوثائق لدى المقاول.
- تحديد الفجوات والتكرار والمعلومات المفقودة وأوجه عدم الاتساق في سجلات المشروع وقواعد بياناته.
- تدريب موظفي المشروع وإرشادهم بشأن مسارات عمل نظام الوثائق الإلكتروني وترميز الوثائق وضبط الإصدارات وإجراءات إدارة السجلات.
- دعم إدارة الاجتماعات من خلال ضبط جداول الأعمال والمحاضر وسجلات الإجراءات والمراسلات ذات الصلة عند الحاجة.
- تنسيق الجمع التدريجي لوثائق الإغلاق طوال مدة المشروع بدلًا من الانتظار حتى اكتمال المشروع النهائي.
- إعداد متعقب لوثائق الإغلاق والمحافظة عليه، بحيث يغطي جميع مستندات التسليم المطلوبة.
- تنسيق تجميع الرسومات حسب التنفيذ وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات والشهادات وسجلات الاختبارات ووثائق التدريب وفحصها وتقديمها نهائيًا.
- التحقق من اكتمال الوثائق النهائية وفهرستها بصورة صحيحة واعتمادها واتساقها مع متطلبات التسليم التعاقدية.
- إعداد أرشيف المشروع الإلكتروني والورقي النهائي والمحافظة عليه وفق متطلبات العميل وإجراءات الاحتفاظ المعتمدة.
- دعم ترحيل الوثائق ونقل البيانات والإغلاق النهائي لنظام إدارة الوثائق الإلكتروني عند انتهاء المهمة.
- الالتزام بإجراءات العميل السارية والمتطلبات التعاقدية ومعايير الجودة وضوابط أمن المعلومات والتزامات الصحة والسلامة المهنية.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة المعلومات أو إدارة الأعمال أو إدارة السجلات أو تخصص ذي صلة من مؤسسة معترف بها.
- خبرة مهنية لا تقل عن 10 سنوات في ضبط الوثائق، تشمل مسؤوليات كبيرة في مشروعات الإنشاء أو الهندسة.
- خبرة مثبتة في العمل ضمن مكتب استشارات هندسية للإشراف، وهي متطلب إلزامي.
- خبرة مثبتة في إدارة أحجام كبيرة من الرسومات الفنية والتقديمات والمراسلات والسجلات التعاقدية.
- قدرة عملية متقدمة على استخدام منصة رئيسية واحدة على الأقل من منصات إدارة الوثائق الإلكترونية، ويفضل Aconex أو Procore أو SharePoint.
- معرفة قوية بترقيم الوثائق وإدارة البيانات الوصفية وضبط الإصدارات وإرساليات الوثائق وإدارة مسارات العمل ومصفوفات التوزيع.
- خبرة في المحافظة على سجلات الوثائق الرئيسية وإعداد تقارير الحالة والأداء.
- خبرة مثبتة في إعداد ملفات إغلاق المشروعات وضبطها، بما في ذلك سجلات الرسومات حسب التنفيذ وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات.
- مهارات متقدمة في Microsoft Excel، بما يشمل التحقق من صحة البيانات والمرشحات ودوال البحث والجداول المحورية ومتتبعات التقارير.
- مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم والسرية والانضباط في اتباع الإجراءات.
- إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا شرط إلزامي.
