الوصف الوظيفي
يتولى مسؤول مراقبة الوثائق تنفيذ إجراءات وسير عمل التحكم في وثائق مشاريع إدارة المشاريع، وتنظيم المراسلات والرسومات والمستندات الفنية والتعاقدية طوال دورة المشروع. ويشمل الدور متابعة المراجعات والاعتمادات والردود، والحفاظ على سجلات دقيقة قابلة للتتبع، ودعم استرجاع الوثائق وتسليمها وأرشفتها حتى إغلاق المشروع.
المسؤوليات الرئيسية
- تنفيذ إجراءات وسير عمل مراقبة الوثائق الخاصة بإدارة المشاريع والحفاظ عليها.
- تسجيل المراسلات الواردة والصادرة وتتبعها وتوزيعها.
- إدارة رسومات المشاريع وطلبات المعلومات (RFIs) والمستندات المقدمة والتقارير والمواصفات والتعليمات والوثائق الفنية.
- الحفاظ على ضوابط مراجعة الوثائق وحالتها وترقيمها وتوزيعها.
- الحفاظ على سجلات المراسلات والرسومات والمستندات المقدمة والوثائق.
- ضبط سير الوثائق بين العميل وإدارة المشاريع والاستشاري المشرف على الإنشاءات والمقاول.
- متابعة مراجعات الوثائق واعتماداتها وتعليقاتها والردود المعلقة.
- رصد المستندات المقدمة والمراجعات والردود المتأخرة ومتابعة الأطراف المسؤولة.
- الحفاظ على أنظمة منظمة لترقيم الوثائق وحفظها وأرشفتها إلكترونيًا.
- إعداد تقارير ولوحات متابعة لحالة مراقبة الوثائق لإدارة إدارة المشاريع.
- الحفاظ على سجلات المشاريع الدقيقة وضمان إمكانية تتبع الوثائق بالكامل.
- دعم استرجاع السجلات التعاقدية والفنية وسجلات المشروع في الوقت المناسب.
- ضبط الرسومات والوثائق التنفيذية «كما نُفذت» والحفاظ عليها.
- تنسيق أدلة التشغيل والصيانة وسجلات الاختبارات والتفتيش ووثائق الإنجاز.
- تجميع ملفات تسليم المشروع والحفاظ عليها.
- دعم الأرشفة النهائية للمشروع وأنشطة الإغلاق الخاصة بمراقبة الوثائق.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو إدارة الوثائق أو تخصص ذي صلة.
- لا يُشترط الحصول على درجة في الهندسة.
- خبرة مهنية إجمالية من 7 إلى 10 سنوات.
- خبرة من 4 إلى 6 سنوات في أدوار مماثلة لمراقبة الوثائق.
- خبرة من 4 إلى 6 سنوات في دول مجلس التعاون الخليجي أو المملكة العربية السعودية.
- تُفضّل الخبرة السابقة لدى شركة لإدارة المشاريع أو استشارات هندسية أو استشارات للإشراف على الإنشاءات.
- تُفضّل الخبرة في مشاريع البنية التحتية الكبرى أو مشاريع التطوير واسعة النطاق.
- فهم قوي لعمليات مراقبة الوثائق وسير العمل وضبط المراجعات والإحالات والسجلات وإدارة حالات الوثائق.
- خبرة في إدارة أحجام كبيرة من الوثائق الفنية والتعاقدية ضمن بيئة مشاريع متعددة التخصصات.
- إجادة استخدام Microsoft Office، وبخاصة Excel، وأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- تُعد الخبرة في منصات مثل Aconex أو Asite أو SharePoint أو ProjectWise أو الأنظمة المماثلة ميزة إضافية.
- مهارات قوية في الانتباه إلى التفاصيل والتنظيم والتواصل والمتابعة وإدارة الوقت.
- القدرة على إدارة مسارات عمل وأولويات متعددة للوثائق ضمن مواعيد نهائية ضيقة للمشروعات.
- تُفضّل بشدة الخبرة في مشاريع المملكة العربية السعودية أو دول مجلس التعاون الخليجي.
