الوصف الوظيفي
يتولى مراقب المستندات إدارة وثائق المشروع والتحكم فيها وحفظها وفق إجراءات الشركة ومعايير ضبط المستندات. ويشمل الدور تنظيم الوثائق الهندسية والرسومات والمستندات الفنية والعقود والمراسلات، وضمان دقتها وسريتها وسلامتها من مرحلة إعدادها حتى إغلاق المشروع وأرشفتها النهائية.
كما ينسق شاغل الوظيفة مع فرق المشاريع والاستشاريين والمقاولين والعملاء لضمان تقديم مستندات المشروع ومراجعتها واعتمادها في الوقت المناسب، مع الالتزام بمتطلبات أنظمة إدارة الجودة وحفظ السجلات.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة جميع وثائق المشروع والتحكم فيها وحفظها وفق إجراءات الشركة ومعايير ضبط المستندات.
- تسجيل الوثائق الهندسية والرسومات والمستندات الفنية والعقود والمراسلات، وتتبعها وتوزيعها وأرشفتها.
- ضمان ترقيم المستندات بطريقة سليمة، وضبط المراجعات، وإدارة الإصدارات، وتحديث حالات المستندات.
- الحفاظ على سجلات المستندات، ونماذج الإرسال، وسجلات التوثيق، ومسارات الاعتماد.
- التنسيق مع فرق المشاريع والاستشاريين والمقاولين والعملاء لضمان تقديم مستندات المشروع ومراجعتها واعتمادها في الوقت المناسب.
- متابعة توافق المستندات مع أنظمة إدارة جودة المشروع ومتطلبات الاحتفاظ بالوثائق.
- إدارة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، وضمان حفظ السجلات واسترجاعها بدقة.
- إعداد تقارير دورية عن ضبط المستندات ودعم عمليات تدقيق المشاريع ومراجعات الجودة.
- ضمان سرية وثائق المشروع ودقتها وسلامتها طوال دورة حياة المشروع.
- دعم أنشطة إغلاق المشروع، بما في ذلك تسليم المستندات والأرشفة النهائية.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات أو الهندسة أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 8 سنوات في ضبط المستندات أو إدارة السجلات ضمن مجالات الهندسة أو الإنشاءات أو البنية التحتية أو المشاريع الرأسمالية.
- خبرة مثبتة في إدارة الرسومات الهندسية والمستندات الفنية والمواصفات والعقود وطلبات المعلومات (RFIs) والمستندات المقدمة ومراسلات المشاريع.
- معرفة قوية بإجراءات ضبط المستندات، وترقيمها، وضبط المراجعات، وأنظمة حفظ الملفات، ومسارات توزيع المستندات.
- خبرة عملية في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، مثل Aconex أو Autodesk Construction Cloud (ACC) أو Procore أو SharePoint أو OpenText أو Documentum أو منصات مماثلة.
- إتقان حزمة Microsoft Office، وبخاصة Excel وWord وOutlook وPowerPoint.
- الإلمام بمتطلبات توثيق دورة حياة المشروع وأنظمة إدارة الجودة (ISO 9001 أو ما يعادله).
- مهارات تنظيمية ممتازة، مع القدرة على إدارة كميات كبيرة من المستندات والالتزام بالمواعيد النهائية للمشروع.
- مهارات قوية في التركيز على التفاصيل والتواصل والتنسيق.
