الوصف الوظيفي
يتولى مسؤول مراقبة الوثائق إدارة وثائق مشروع NHC والإشراف عليها، بما يضمن دقتها وجودتها وسلامتها. ويشمل الدور جميع جوانب مراقبة الوثائق، مثل أنظمة إدارة الوثائق، والأرشفة، والتوزيع، والاسترجاع، إلى جانب دعم فرق المشروع والتأكد من توافق الوثائق مع المعايير التنظيمية ومتطلبات المشروع.
المسؤوليات
- إدارة تدفق الوثائق داخل المؤسسة وبين فرق المشروع والمقاولين من الباطن وأصحاب المصلحة.
- التأكد من أرشفة جميع الوثائق بطريقة صحيحة وإمكانية استرجاعها.
- مراجعة الوثائق للتحقق من دقتها واكتمالها.
- التأكد من توافق الوثائق مع معايير الشركة والمعايير التنظيمية.
- متابعة عمليات مراجعة الوثائق واعتمادها.
- الحفاظ على سجل لجميع الوثائق الواردة والصادرة.
- المساعدة في تطوير إجراءات وأنظمة مراقبة الوثائق وتنفيذها.
- ضمان سرية الوثائق وأمنها.
- الالتزام بالمتطلبات القانونية والتنظيمية المتعلقة بإدارة الوثائق.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال مراقبة الوثائق ضمن إدارة المشاريع أو قطاع الإنشاءات.
- إتقان استخدام برامج إدارة الوثائق، مثل Aconex وSharePoint وEDMS.
- إتقان حزمة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook، وغيرها من تطبيقات البرامج ذات الصلة.
- امتلاك مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين، مع القدرة على التفاعل بفاعلية مع الأفراد على جميع المستويات داخل المؤسسة.
