الوصف الوظيفي
يتولى مدير مراقبة الوثائق الإشراف على تطبيق واستخدام أنظمة مراقبة وإدارة الوثائق، بما يضمن تنظيم مستندات المشاريع ودقة تداولها والالتزام بالمعايير والسياسات ذات الصلة. ويشمل الدور التنسيق مع فرق المشاريع والأطراف الداخلية والخارجية، ودعم الموظفين في استخدام نظام Aconex، وتحسين كفاءة عمليات إدارة الوثائق.
يركز الدور كذلك على متابعة دورة المستندات منذ إعدادها ومراجعتها واعتمادها وتوزيعها، وصولًا إلى أرشفتها وحفظها بشكل آمن، مع إدارة الإصدارات وطلبات التغيير ومتطلبات أمن المعلومات والامتثال التنظيمي.
المسؤوليات
- الإشراف على تطبيق واستخدام أنظمة مراقبة وإدارة الوثائق.
- تطوير عمليات وإجراءات مراقبة الوثائق وصيانتها لضمان كفاءة إدارة المستندات والامتثال لمعايير القطاع.
- التنسيق مع فرق المشاريع لتحديد متطلبات مراقبة الوثائق، بما في ذلك ترقيم المستندات وتسميتها وحفظها وتوزيعها.
- تدريب الموظفين ودعمهم في استخدام برنامج Aconex وإجراءات مراقبة الوثائق.
- مراقبة تدفق مستندات المشاريع لضمان مراجعتها واعتمادها وتوزيعها في الوقت المناسب.
- الحفاظ على نظام منظم لإدارة الوثائق، يشمل أنظمة الحفظ الإلكترونية والورقية.
- إجراء عمليات تدقيق دورية للتأكد من دقة مستندات المشاريع واكتمالها.
- التواصل مع الأطراف الخارجية، مثل العملاء والمقاولين والجهات التنظيمية، لتيسير تبادل الوثائق ومعالجة المشكلات.
- إعداد تقارير دورية عن أنشطة مراقبة الوثائق، بما في ذلك تحديثات الحالة ومؤشرات الأداء.
- ضمان الالتزام بسياسات مراقبة الوثائق ولوائح القطاع، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومتطلبات أمن المعلومات.
- التعاون مع الإدارات الداخلية لتبسيط عمليات مراقبة الوثائق وتحسين الكفاءة.
- تطوير وتنفيذ برامج تدريبية على مراقبة الوثائق للموظفين الجدد والحاليين لضمان الالتزام ببروتوكولات إدارة المستندات.
- إجراء مراجعات دورية لإجراءات مراقبة الوثائق والتوصية بالتحسينات لتعزيز سير العمل والإنتاجية.
- ضمان أرشفة جميع مستندات المشاريع وحفظها بأمان للرجوع إليها مستقبلًا ولأغراض التدقيق.
- التعاون مع فرق تقنية المعلومات لمعالجة المشكلات التقنية المتعلقة بأنظمة وبرامج إدارة الوثائق.
- قيادة الاجتماعات والجلسات التدريبية لإبلاغ المعنيين بالتحديثات المتعلقة بسياسات وإجراءات مراقبة الوثائق وتحسينات البرامج.
- متابعة اتجاهات القطاع والتطورات التقنية في مجال مراقبة الوثائق، والتوصية بحلول مبتكرة للتحسين المستمر.
- إدارة وتتبع مراجعات الوثائق وطلبات التغيير والتحكم في الإصدارات لتجنب الأخطاء والتباينات في مستندات المشاريع.
- تقديم الإرشاد والدعم لفرق المشاريع بشأن التنسيق الصحيح للوثائق والالتزام بالمعايير وضبط الجودة.
- التنسيق مع الموردين الخارجيين والمقاولين من الباطن والشركاء لضمان توافقهم مع عمليات ومعايير مراقبة الوثائق.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة، مثل إدارة الأعمال أو الهندسة أو إدارة المعلومات.
- تُعد الشهادة في مراقبة الوثائق أو إدارة السجلات ميزة إضافية.
- خبرة سابقة في دور مماثل تركز على استخدام برنامج Aconex لمراقبة الوثائق.
- خبرة مثبتة في العمل مديرًا لمراقبة الوثائق، ويفضل أن تتضمن خبرة محددة في استخدام برنامج Aconex.
- فهم معمق لعمليات مراقبة الوثائق وأفضل الممارسات.
- معرفة قوية بأنظمة إدارة الوثائق، بما في ذلك برامج إدارة الوثائق الإلكترونية.
