يتولى مدير العقود قيادة دورة إدارة العقود في مشاريع الإشراف على الإنشاءات، بدءًا من المفاوضات الأولية ووصولًا إلى الإغلاق النهائي. ويركز الدور على ضمان الالتزام بالالتزامات التعاقدية والمتطلبات القانونية، وإدارة المخاطر والتغييرات والمطالبات، ومتابعة التكاليف والأداء لضمان توافق تنفيذ المشروع مع شروط العقود.
كما يعمل شاغل الوظيفة على تنسيق المسائل التعاقدية بين العملاء وفرق المشروعات والمقاولين والموردين والجهات الداخلية، مع دعم استمرارية المشروع وتسوية النزاعات والامتثال للأنظمة والمعايير ذات الصلة.
الوصف الوظيفي
المسؤوليات
- قيادة عملية إدارة العقود من المفاوضات الأولية حتى الإغلاق النهائي.
- إعداد العقود والاتفاقيات والتعديلات المتعلقة بمشاريع الإشراف على الإنشاءات ومراجعتها وإدارتها.
- ضمان الالتزام بجميع الالتزامات التعاقدية والمتطلبات القانونية.
- تحديد المخاطر التعاقدية وتقييمها والحد منها.
- تطبيق استراتيجيات لتقليل المخاطر وإدارة النزاعات المحتملة بفاعلية.
- التعاون مع الفرق القانونية لتسوية النزاعات وضمان استمرارية المشروع.
- مراقبة ميزانيات المشروعات وتكاليفها بما يتصل بالعقود.
- ضمان تحقيق الأهداف المالية والجداول الزمنية بما يتوافق مع اتفاقيات العقود.
- الحفاظ على علاقات قوية مع العملاء والمقاولين وأصحاب المصلحة.
- العمل نقطةَ الاتصال الرئيسية لجميع المسائل التعاقدية مع العملاء وفرق المشروعات.
- عقد اجتماعات دورية لمراجعة أداء العقود ومعالجة أي مشكلات أو نزاعات.
- قيادة المفاوضات مع المقاولين والمقاولين من الباطن والموردين.
- تطوير استراتيجيات المشتريات وتقييم العطاءات بما يتوافق مع متطلبات المشروع.
- ضمان اختيار مقاولين وموردين موثوقين وفعالين من حيث التكلفة.
- ضمان التوثيق السليم للعقود وأوامر التغيير والتعديلات والتمديدات.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة وضمان الالتزام بجميع اللوائح المحلية والإقليمية والدولية.
- الإشراف على مسؤولي العقود المبتدئين وغيرهم من الموظفين المشاركين في إدارة العقود وتوجيههم.
- تقديم التدريب على عمليات إدارة العقود وأفضل الممارسات لضمان كفاءة الفريق.
- الإشراف على عملية إدارة التغييرات، بما في ذلك مراجعة أوامر التغيير والتعديلات والمطالبات واعتمادها.
- تحليل أثر التغييرات في نطاق المشروع وتكلفته وجدوله الزمني، وضمان انعكاسها في التعديلات التعاقدية.
- التفاوض بشأن المطالبات الناشئة عن النزاعات التعاقدية أو تغييرات النطاق وتسويتها.
- المراقبة المستمرة لأداء المقاول مقارنةً بشروط العقد ومراحل المشروع.
- تطبيق آليات لتتبع الأداء وفرض الالتزام بمخرجات المشروع.
- ضمان وفاء جميع المقاولين والمقاولين من الباطن بالالتزامات التعاقدية وأهداف الأداء.
- إعداد المراسلات والإشعارات والخطابات التعاقدية والرد عليها في الوقت المناسب وبطريقة مهنية.
- صياغة المطالبات وتمديدات الوقت وإشعارات التأخير عند الحاجة للحفاظ على توافق المشروع.
- الاحتفاظ بسجلات شاملة لجميع المراسلات المتعلقة بالعقود لأغراض التدقيق والاحتياجات القانونية.
- العمل عن كثب مع الفرق القانونية لتفسير شروط العقود وأحكامها وتوضيحها، وضمان الالتزام بالأطر التنظيمية والتعاقدية.
- تقديم الدعم في الإجراءات القانونية أو التحكيم المتعلق بالنزاعات والمطالبات ضمن المشروع.
- إجراء مراجعات وتدقيقات دورية للعقود لضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية وسياسات الشركة وتدابير الحد من المخاطر.
- تقديم تقارير دورية إلى الإدارة العليا عن أداء العقود وحالة المخاطر والوضع المالي للمشروع.
- إعداد تقارير تعاقدية مفصلة للإدارة العليا وأصحاب المصلحة، توضح التقدم والمخاطر والمشكلات المتعلقة بإدارة العقود.
- ضمان حفظ جميع مستندات العقود وسجلاتها وتحديثها وإتاحتها بدقة للمراجعة أثناء عمليات التدقيق أو التفتيش.
- التنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة، بمن فيهم مديرو المشروعات والمهندسون وفرق المشتريات والإدارات المالية، لضمان توافق شروط العقود مع تنفيذ المشروع.
- تيسير التواصل بين الفرق الداخلية والأطراف الخارجية لحل المسائل التعاقدية.
- تحديد مجالات التحسين في عمليات إدارة العقود وتطبيق أفضل الممارسات لتبسيط العمليات.
- متابعة أحدث الاتجاهات واللوائح وأفضل الممارسات في قانون العقود والإشراف على الإنشاءات، لضمان بقاء الشركة ملتزمة وقادرة على المنافسة.
- ضمان التزام جميع المقاولين والمشاركين في المشروع باللوائح البيئية ولوائح الصحة والسلامة المنصوص عليها في العقود.
- مراقبة بروتوكولات السلامة ومعالجة حالات عدم الالتزام بالالتزامات التعاقدية المتعلقة بمعايير البيئة والصحة والسلامة.
- ضمان تنفيذ جميع المدفوعات، بما فيها الدفعات المرحلية والمبالغ المحتجزة والتسويات النهائية، وفقًا لشروط العقد.
- العمل مع الفريق المالي لتتبع المصروفات مقارنةً بالعقد والتنبيه مبكرًا إلى أي تجاوزات في التكاليف.
- إدارة عمليات تسوية النزاعات، بما في ذلك التفاوض أو الوساطة أو التحكيم أو التقاضي حسب الحاجة.
- تقييم المطالبات المقدمة من المقاولين أو العميل وتسوية النزاعات بكفاءة للحد من تأخيرات المشروع وتكاليفه.
- ضمان الإغلاق السلس للمشروع، بما يشمل عمليات التفتيش النهائية وإصدار الشهادات والإفراج عن المبالغ المحتجزة.
- إعداد وإدارة مستندات العقد النهائية لتسليمها إلى العملاء، بما في ذلك الضمانات والكفالات وأدلة التشغيل والصيانة.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في الهندسة المدنية أو إدارة الإنشاءات أو مجال ذي صلة، مع أفضلية لحاملي درجة الماجستير.
- خبرة لا تقل عن 20 عامًا في إدارة العقود، مع خبرة كبيرة في مشاريع الإشراف على الإنشاءات.
- معرفة قوية بقانون العقود ولوائح الإنشاءات وإدارة المشروعات.
- سجل مثبت في إدارة عقود مشاريع الإنشاءات واسعة النطاق.
- مهارات ممتازة في التفاوض والتواصل والعلاقات الشخصية.
- القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.
- مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.
- الإلمام ببرامج وأدوات إدارة المشروعات، مثل MS Project وPrimavera وغيرهما.
- تُعد الشهادة المهنية، مثل شهادة مسؤول عقود الإنشاءات المعتمد (CCCM) أو ما يعادلها، ميزة إضافية.