الوصف الوظيفي
يتولى مدير مراقبة الوثائق الإشراف على تطبيق واستخدام نظام Aconex لأغراض مراقبة الوثائق وإدارتها، مع ضمان تنظيم مستندات المشروعات وتداولها ومراجعتها وأرشفتها بكفاءة. ويعمل شاغل الوظيفة على تطوير إجراءات مراقبة الوثائق وتحسينها، والتنسيق مع فرق المشروعات والأطراف الداخلية والخارجية للالتزام بالمعايير والمتطلبات ذات الصلة.
يشمل الدور دعم العاملين وفرق المشروعات في استخدام أنظمة إدارة الوثائق وتطبيق الإجراءات المعتمدة، إلى جانب متابعة المراجعات والموافقات والإصدارات والتغييرات، وضمان حفظ الوثائق بصورة آمنة ودقيقة للرجوع إليها وأغراض التدقيق.
المسؤوليات
- الإشراف على تطبيق واستخدام برنامج Aconex لأغراض مراقبة الوثائق وإدارتها.
- تطوير إجراءات وعمليات مراقبة الوثائق والمحافظة عليها لضمان كفاءة إدارة الوثائق والامتثال لمعايير القطاع.
- التنسيق مع فرق المشروعات لتحديد متطلبات مراقبة الوثائق، بما في ذلك ترقيم الوثائق وتسميتها وحفظها وتوزيعها.
- تدريب الموظفين ودعمهم في استخدام برنامج Aconex وتطبيق إجراءات مراقبة الوثائق.
- مراقبة تدفق وثائق المشروعات لضمان مراجعتها واعتمادها وتوزيعها في الوقت المناسب.
- الحفاظ على نظام منظم لإدارة الوثائق، يشمل أنظمة الحفظ الإلكتروني والورقي.
- إجراء عمليات تدقيق دورية للتأكد من دقة وثائق المشروعات واكتمالها.
- التنسيق مع الأطراف الخارجية، مثل العملاء والمقاولين والجهات التنظيمية، لتيسير تبادل الوثائق ومعالجة المشكلات.
- إعداد تقارير دورية عن أنشطة مراقبة الوثائق، بما في ذلك تحديثات الحالة ومؤشرات الأداء.
- ضمان الالتزام بسياسات مراقبة الوثائق واللوائح المعمول بها في القطاع، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومتطلبات أمن المعلومات.
- التعاون مع الإدارات الداخلية لتبسيط عمليات مراقبة الوثائق وتحسين الكفاءة.
- تطوير وتنفيذ برامج تدريبية في مراقبة الوثائق للموظفين الجدد والحاليين لضمان الالتزام ببروتوكولات إدارة الوثائق.
- إجراء مراجعات دورية لإجراءات مراقبة الوثائق والتوصية بالتحسينات اللازمة لتعزيز سير العمل والإنتاجية.
- ضمان أرشفة جميع وثائق المشروعات وحفظها بأمان للرجوع إليها مستقبلًا ولأغراض التدقيق.
- التعاون مع فرق تقنية المعلومات لمعالجة المشكلات الفنية المرتبطة بأنظمة وبرامج إدارة الوثائق.
- قيادة الاجتماعات والجلسات التدريبية لإبلاغ المعنيين بالتحديثات المتعلقة بسياسات وإجراءات مراقبة الوثائق وتحسينات البرامج.
- متابعة اتجاهات القطاع والتطورات التقنية في مجال مراقبة الوثائق، والتوصية بحلول مبتكرة للتحسين المستمر.
- إدارة وتتبع مراجعات الوثائق وطلبات التغيير والتحكم في الإصدارات لتجنب الأخطاء والتباينات في وثائق المشروعات.
- تقديم الإرشاد والدعم لفرق المشروعات بشأن تنسيق الوثائق والامتثال للمعايير وضبط الجودة.
- التنسيق مع الموردين الخارجيين والمقاولين من الباطن والشركاء لضمان توافقهم مع عمليات ومعايير مراقبة الوثائق.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة، مثل إدارة الأعمال أو الهندسة أو إدارة المعلومات.
- تُعد الشهادة المهنية في مراقبة الوثائق أو إدارة السجلات ميزة إضافية.
- خبرة سابقة في وظيفة مماثلة، مع التركيز على استخدام برنامج Aconex في مراقبة الوثائق.
- خبرة مثبتة في العمل مديرًا لمراقبة الوثائق، ويفضل أن تتضمن خبرة محددة في استخدام برنامج Aconex.
- فهم متعمق لعمليات مراقبة الوثائق وأفضل الممارسات.
- معرفة قوية بأنظمة إدارة الوثائق، بما في ذلك برامج إدارة الوثائق الإلكترونية.
