الوصف الوظيفي
يتولى مسؤول إدارة العقود دعم إعداد العقود ومراجعتها وإدارتها عبر مراحلها المختلفة، بما يشمل عقود المشتريات واتفاقيات الخدمات واتفاقيات المقاولين من الباطن. كما يساند الدور تحقيق متطلبات المشاريع ومعايير الشركة، ومتابعة الأداء والالتزام، وتحسين عمليات إدارة العقود وتقليل المخاطر.
المسؤوليات
- المساعدة في إعداد ومراجعة وإدارة أنواع مختلفة من العقود، بما في ذلك عقود المشتريات واتفاقيات الخدمات واتفاقيات المقاولين من الباطن.
- تنسيق مفاوضات العقود وتعديلاتها مع البائعين والموردين والمقاولين من الباطن لضمان توافقها مع متطلبات المشاريع ومعايير الشركة.
- دعم إعداد شروط العقود وأحكامها وهياكل التسعير ومؤشرات الأداء بما يحقق أهداف المشاريع.
- الحفاظ على مستندات العقود محدثة ودقيقة، بما في ذلك ملفات العقود والتعديلات والمراسلات.
- متابعة أداء العقود والالتزام بها طوال دورة حياتها، وتحديد المشكلات المحتملة واقتراح الحلول.
- التعاون مع مديري المشاريع وأصحاب المصلحة لمعالجة الاستفسارات والنزاعات والتغييرات المتعلقة بالعقود ونطاق العمل.
- المساعدة في تقييم أداء الموردين وجداول التسليم ومعايير الجودة للتحقق من الالتزام بالمتطلبات التعاقدية.
- دعم تسوية نزاعات العقود والمطالبات والتباينات بالتنسيق مع المستشارين القانونيين والإدارة العليا.
- المساهمة في إعداد وتنفيذ عمليات إدارة العقود وقوالبها وإرشاداتها لتعزيز الكفاءة والاتساق.
- إعداد تقارير وملخصات عن حالة العقود ومراحلها الرئيسية ومخاطرها للمراجعة الداخلية ودعم اتخاذ القرار.
- المساعدة في إعداد وتنفيذ استراتيجيات إدارة العقود لتبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة وتقليل المخاطر.
- المشاركة في إعداد طلبات تقديم العروض ووثائق المناقصات وغيرها من المواد المرتبطة بالمشتريات.
- إجراء أبحاث وتحليلات السوق لدعم تقييم البائعين والموردين المحتملين.
- التعاون مع فريقي المالية والمحاسبة لضمان معالجة المدفوعات والفواتير والتقارير المالية المتعلقة بالعقود في الوقت المناسب وبدقة.
- تقديم الدعم في إعداد وتسليم مخرجات العقود والتقارير ووثائق الالتزام إلى العملاء والجهات التنظيمية.
- تنظيم جلسات تدريب وورش عمل لفرق المشاريع لتعزيز فهمهم لمبادئ وإجراءات إدارة العقود.
- دعم إعداد وصيانة قاعدة بيانات أو مستودع للعقود لتسهيل استرجاع المعلومات والمستندات المتعلقة بها.
- المساهمة في مراجعة وتحليل مؤشرات أداء العقود، وتحديد الاتجاهات والمشكلات وفرص التحسين.
- المساعدة في إعداد تعديلات العقود وتغييراتها وتمديداتها عند الحاجة لتحقيق أهداف المشاريع.
- العمل كنقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بشأن الاستفسارات المتعلقة بشروط العقود وأحكامها والتزاماتها.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة العقود أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 12 عامًا في إدارة العقود أو المشتريات أو أدوار ذات صلة.
- فهم راسخ لقانون العقود ومبادئه وأفضل ممارساته.
- إجادة استخدام برامج وأدوات إدارة العقود.
- مهارات قوية في التحليل والتواصل والتنظيم.
- القدرة على العمل تعاونيًا ضمن فريق وإدارة أولويات متعددة في الوقت نفسه.
- تُعد المعرفة بمفاهيم وعمليات إدارة المشاريع ميزة إضافية.
