الوصف الوظيفي
يتولى مدير العقود قيادة دورة إدارة العقود كاملة، بدءًا من المفاوضات الأولية ووصولًا إلى الإغلاق النهائي، ضمن مشروعات الإشراف على الإنشاءات. ويركز الدور على ضمان الالتزام بالشروط التعاقدية والمتطلبات القانونية، وإدارة المخاطر والمطالبات والتغييرات، ودعم استمرارية تنفيذ المشروعات وتحقيق أهدافها المالية والزمنية.
يشمل نطاق العمل التنسيق بين العملاء والمقاولين والجهات القانونية وفرق المشروعات والمشتريات والمالية، مع الحفاظ على السجلات والوثائق التعاقدية، ومتابعة أداء المقاولين، وتسوية النزاعات، وضمان استكمال إجراءات تسليم المشروع وإغلاقه وفقًا للعقد.
المسؤوليات
- قيادة عملية إدارة العقود من المفاوضات الأولية حتى الإغلاق النهائي.
- إعداد العقود والاتفاقيات والتعديلات المرتبطة بمشروعات الإشراف على الإنشاءات ومراجعتها وإدارتها.
- ضمان الالتزام بجميع الالتزامات التعاقدية والمتطلبات القانونية.
- تحديد المخاطر التعاقدية وتقييمها والحد منها.
- تنفيذ استراتيجيات لتقليل المخاطر وإدارة النزاعات المحتملة بفاعلية.
- التعاون مع الفرق القانونية لتسوية النزاعات وضمان استمرارية المشروع.
- متابعة ميزانيات المشروعات وتكاليفها بما يتصل بالعقود.
- ضمان تحقيق الأهداف المالية والجداول الزمنية بما يتوافق مع الاتفاقيات التعاقدية.
- الحفاظ على علاقات قوية مع العملاء والمقاولين وأصحاب المصلحة.
- العمل بوصفه جهة الاتصال الرئيسية لجميع المسائل التعاقدية مع العملاء وفرق المشروعات.
- عقد اجتماعات دورية لمراجعة أداء العقود ومعالجة أي مشكلات أو نزاعات.
- قيادة المفاوضات مع المقاولين والمقاولين من الباطن والموردين.
- وضع استراتيجيات المشتريات وتقييم العطاءات بما يتوافق مع متطلبات المشروع.
- ضمان اختيار مقاولين وموردين موثوقين وفعالين من حيث التكلفة.
- ضمان توثيق العقود وأوامر التغيير والتعديلات والتمديدات على النحو الصحيح.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة وضمان الالتزام بجميع اللوائح المحلية والإقليمية والدولية.
- الإشراف على مسؤولي العقود المبتدئين وغيرهم من الموظفين المشاركين في إدارة العقود وتوجيههم.
- تقديم التدريب على عمليات إدارة العقود وأفضل الممارسات لضمان كفاءة الفريق.
- الإشراف على عملية إدارة التغييرات، بما في ذلك مراجعة أوامر التغيير والتعديلات والمطالبات واعتمادها.
- تحليل أثر التغييرات في نطاق المشروع وتكلفته وجدوله الزمني، وضمان انعكاسها في التعديلات التعاقدية.
- التفاوض بشأن المطالبات الناشئة عن النزاعات التعاقدية أو تغييرات النطاق وتسويتها.
- المتابعة المستمرة لأداء المقاول مقارنة بشروط العقد ومعالم المشروع.
- تنفيذ آليات لتتبع الأداء وفرض الالتزام بمخرجات المشروع.
- ضمان وفاء جميع المقاولين والمقاولين من الباطن بالالتزامات التعاقدية وأهداف الأداء.
- إعداد الخطابات والإشعارات والمراسلات التعاقدية والرد عليها في الوقت المناسب وبأسلوب مهني.
- صياغة المطالبات وتمديدات الوقت وإشعارات التأخير عند الحاجة للحفاظ على توافق المشروع.
- الاحتفاظ بسجلات شاملة لجميع المراسلات المتعلقة بالعقود لأغراض التدقيق والقضايا القانونية.
- العمل عن كثب مع الفرق القانونية لتفسير شروط العقد وأحكامه وتوضيحها، وضمان الالتزام بالأطر التنظيمية والتعاقدية.
- تقديم الدعم في الإجراءات القانونية أو عمليات التحكيم المتعلقة بالنزاعات والمطالبات داخل المشروع.
- إجراء مراجعات وتدقيقات دورية للعقود لضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية وسياسات الشركة وإجراءات الحد من المخاطر.
- تقديم تقارير دورية إلى الإدارة العليا عن أداء العقود وحالة المخاطر والوضع المالي للمشروع.
- إعداد تقارير تعاقدية مفصلة للإدارة العليا وأصحاب المصلحة توضح التقدم والمخاطر والمشكلات المرتبطة بإدارة العقود.
- ضمان حفظ جميع مستندات العقود وسجلاتها وتحديثها وإتاحتها بدقة للمراجعة أثناء عمليات التدقيق أو التفتيش.
- التنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة، بمن فيهم مديرو المشروعات والمهندسون وفرق المشتريات والإدارات المالية، لضمان توافق الشروط التعاقدية مع تنفيذ المشروع.
- تيسير التواصل بين الفرق الداخلية والأطراف الخارجية لحل المسائل التعاقدية.
- تحديد مجالات التحسين في عمليات إدارة العقود وتطبيق أفضل الممارسات لتبسيط العمليات.
- مواكبة أحدث الاتجاهات واللوائح وأفضل الممارسات في قانون العقود والإشراف على الإنشاءات لضمان بقاء الشركة ملتزمة وقادرة على المنافسة.
- ضمان التزام جميع المقاولين والمشاركين في المشروع بلوائح البيئة والصحة والسلامة المنصوص عليها في العقود.
- متابعة بروتوكولات السلامة ومعالجة حالات عدم الالتزام بالالتزامات التعاقدية المتعلقة بمعايير البيئة والصحة والسلامة.
- ضمان تنفيذ جميع المدفوعات، بما في ذلك الدفعات المرحلية والمبالغ المحتجزة والتسويات النهائية، وفقًا لشروط العقد.
- العمل مع الفريق المالي لمتابعة المصروفات مقارنة بالعقد والتنبيه مبكرًا إلى أي تجاوزات في التكاليف.
- إدارة عمليات تسوية النزاعات، بما في ذلك المفاوضات أو الوساطة أو التحكيم أو التقاضي حسب الحاجة.
- تقييم المطالبات المقدمة من المقاولين أو العميل وتسوية النزاعات بكفاءة للحد من تأخيرات المشروع وتكاليفه.
- ضمان الإغلاق السلس للمشروع، بما في ذلك عمليات التفتيش النهائية وإصدار الشهادات والإفراج عن المبالغ المحتجزة.
- إعداد وإدارة الوثائق التعاقدية النهائية لتسليمها إلى العملاء، بما في ذلك الضمانات والكفالات وأدلة التشغيل والصيانة.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في الهندسة المدنية أو إدارة الإنشاءات أو مجال ذي صلة، مع أفضلية لحملة درجة الماجستير.
- خبرة لا تقل عن 15 عامًا في إدارة العقود، مع خبرة كبيرة في مشروعات الإشراف على الإنشاءات.
- معرفة قوية بقانون العقود ولوائح الإنشاءات وإدارة المشروعات.
- سجل مثبت في إدارة عقود المشروعات الإنشائية واسعة النطاق.
- مهارات ممتازة في التفاوض والتواصل والعلاقات الشخصية.
- القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة.
- مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.
- الإلمام ببرامج وأدوات إدارة المشروعات، مثل MS Project وPrimavera وغيرها.
- تُعد الشهادة المهنية، مثل شهادة مسؤول عقود الإنشاءات المعتمد (CCCM)، ميزة إضافية.