الوصف الوظيفي
يتولى منسق المشاريع دعم مدير المشروع في إدارة ومتابعة الأنشطة اليومية، وضمان إنجاز المهام والتسليمات في مواعيدها. ويعمل الدور على تنسيق التواصل بين فرق الهندسة والإنشاءات والشؤون التجارية وإدارة المخاطر، إلى جانب الربط بين الاستشاريين والمقاولين وممثلي العميل، بما يدعم دقة التقارير وسلامة سجلات المشروع والالتزام بمتطلباته.
يشمل نطاق العمل متابعة تقدم المشروع ومراحله، وتنسيق الاجتماعات وورش العمل والزيارات الميدانية، وإدارة الوثائق والتغييرات والمخاطر، ودعم إجراءات الجودة والسلامة والامتثال، وصولًا إلى أنشطة الإقفال وتسليم المستندات النهائية.
المسؤوليات
- مساعدة مدير المشروع في الأنشطة اليومية، ومتابعة التقدم، وضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد.
- تنسيق الاجتماعات وورش العمل ومراجعات التقدم، وإعداد محاضر الاجتماعات.
- ضمان التنسيق بين فرق الهندسة والإنشاءات والشؤون التجارية وإدارة المخاطر.
- الحفاظ على وثائق المشروع، بما في ذلك الجداول والسجلات وقوائم المتابعة والمراسلات.
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية عن تقدم المشروع لمراجعتها من قبل إدارة إدارة المشاريع والعميل.
- متابعة التسليمات وضمان تقديم التقارير والرسومات والاعتمادات في الوقت المحدد.
- العمل حلقة وصل للتواصل بين إدارة إدارة المشاريع والمقاولين والاستشاريين وأصحاب المصلحة لدى العميل.
- متابعة بنود الإجراءات وضمان معالجة المسائل العالقة.
- دعم تنسيق الواجهات بين المقاولين والتخصصات المتعددة.
- المساعدة في متابعة جداول المشروع ومراحله الرئيسية.
- متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية وتصعيد التأخيرات أو المخاطر إلى مدير المشروع.
- دعم عمليات إدارة التغيير من خلال توثيق التعديلات والاعتمادات.
- ضمان توافق أنشطة المشروع مع معايير الجودة وإجراءات إدارة إدارة المشاريع ومتطلبات العميل.
- دعم تنسيق مبادرات السلامة مع فرق الصحة والسلامة والبيئة.
- متابعة التقديمات والاعتمادات التنظيمية.
- الحفاظ على سجل لقضايا المشروع ومتابعة حلها.
- دعم عمليات إدارة المخاطر من خلال تنسيق ورش تحديد المخاطر وتحديث السجلات.
- العمل نقطة الاتصال الرئيسية للاستفسارات المتعلقة بالمشروع الواردة من المقاولين والاستشاريين وممثلي العميل.
- تيسير التنسيق بين المقاولين المتعددين وفرق التصميم وإدارات المشروع لحل مسائل الواجهات.
- متابعة الجداول الزمنية والمراحل الرئيسية للمشروع، وضمان الالتزام بالجدول الزمني الرئيسي.
- تنبيه مدير المشروع إلى أي تأخيرات محتملة ودعم الإجراءات التصحيحية.
- الحفاظ على سجل شامل لبنود الإجراءات والقضايا والقرارات.
- ضمان المتابعة في الوقت المناسب وحل القضايا وتسجيل النتائج.
- تنفيذ أنظمة ضبط الوثائق والحفاظ عليها، بما يشمل مراجعات الرسومات والتقارير والعقود والاعتمادات.
- ضمان حفظ وأرشفة جميع وثائق المشروع بصورة سليمة لأغراض التدقيق والرجوع إليها.
- تنظيم وجدولة اجتماعات المشروع وورش العمل والزيارات الميدانية.
- إعداد جداول الأعمال، ومتابعة الحضور، وضمان توزيع المحاضر متضمنة بنود الإجراءات.
- دعم إعداد لوحات معلومات المشروع وتقارير مؤشرات الأداء وملخصات التقدم لمراجعتها من الإدارة والعميل.
- المساعدة في تجميع بيانات المشروع من تخصصات متعددة لإعداد تقارير دقيقة.
- متابعة تغييرات المشروع وتعديلاته واعتماداته وتوثيقها.
- مساعدة فريقي الشؤون التجارية وضبط المشاريع في الحفاظ على سجلات دقيقة لتأثيرات التكلفة والجدول الزمني.
- دعم فريق الصحة والسلامة والبيئة في متابعة ملاحظات السلامة والحوادث والإجراءات التصحيحية.
- ضمان توافق أنشطة المشروع مع معايير الجودة وإجراءات إدارة إدارة المشاريع.
- تحديث سجلات المخاطر ومتابعة إجراءات التخفيف بالتنسيق مع فريقي المخاطر والشؤون التجارية.
- المساعدة في ضمان الالتزام بالمتطلبات التنظيمية ومتطلبات العميل.
- دعم أنشطة الإقفال، بما في ذلك وثائق التسليم والرسومات التنفيذية والتقارير النهائية.
- ضمان اكتمال جميع سجلات المشروع ودقتها وأرشفتها على النحو الصحيح.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في الهندسة أو إدارة المشاريع أو تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 6 سنوات في تنسيق المشاريع، ويفضل أن تكون في مشاريع البنية التحتية واسعة النطاق أو مشاريع المطارات.
- الإلمام بأدوار إدارة إدارة المشاريع أو الاستشارات وبيئات المشاريع متعددة أصحاب المصلحة.
- مهارات قوية في برامج MS Office وMS Project أو Primavera P6 وأنظمة ضبط الوثائق.
- مهارات ممتازة في التنظيم والتواصل.