الوصف الوظيفي
يتولى مدير إدارة العقود قيادة دورة إدارة العقود في مشروعات الإشراف على الإنشاءات، بدءًا من المفاوضات الأولية وحتى الإغلاق النهائي. ويشمل الدور ضمان الالتزام بالالتزامات التعاقدية والمتطلبات القانونية، وإدارة المخاطر والمطالبات والتغييرات والنزاعات، مع تنسيق مستمر بين العملاء وفرق المشروعات والمقاولين والموردين والفرق القانونية والمالية وفرق المشتريات.
يركز الدور كذلك على حماية أهداف المشروع المتعلقة بالنطاق والتكلفة والجدول الزمني، وضمان توثيق العقود وسلامة السجلات، ومتابعة أداء المقاولين والالتزامات المالية ومتطلبات البيئة والصحة والسلامة حتى إتمام إغلاق المشروع وتسليم مستنداته النهائية.
المسؤوليات
- قيادة عملية إدارة العقود من المفاوضات الأولية حتى الإغلاق النهائي.
- إعداد العقود والاتفاقيات والتعديلات المرتبطة بمشروعات الإشراف على الإنشاءات ومراجعتها وإدارتها.
- ضمان الالتزام بجميع الالتزامات التعاقدية والمتطلبات القانونية.
- تحديد المخاطر التعاقدية وتقييمها والحد منها.
- تنفيذ استراتيجيات لتقليل المخاطر وإدارة النزاعات المحتملة بفاعلية.
- التعاون مع الفرق القانونية لحل النزاعات وضمان استمرارية المشروع.
- مراقبة ميزانيات المشروعات وتكاليفها ذات الصلة بالعقود.
- ضمان تحقيق الأهداف المالية والجدول الزمني بما يتوافق مع اتفاقيات العقود.
- الحفاظ على علاقات قوية مع العملاء والمقاولين وأصحاب المصلحة.
- العمل بوصفه جهة الاتصال الرئيسية لجميع المسائل التعاقدية مع العملاء وفرق المشروعات.
- عقد اجتماعات دورية لمراجعة أداء العقود ومعالجة أي مشكلات أو نزاعات.
- قيادة المفاوضات مع المقاولين والمقاولين من الباطن والموردين.
- تطوير استراتيجيات المشتريات وتقييم العطاءات بما يتوافق مع متطلبات المشروع.
- ضمان اختيار مقاولين وموردين موثوقين وفعالين من حيث التكلفة.
- ضمان التوثيق السليم للعقود وأوامر التغيير والتعديلات والتمديدات.
- الحفاظ على سجلات دقيقة وضمان الالتزام بجميع اللوائح المحلية والإقليمية والدولية.
- الإشراف على مسؤولي العقود المبتدئين وغيرهم من الموظفين المشاركين في إدارة العقود وتوجيههم.
- تقديم التدريب على إجراءات إدارة العقود وأفضل الممارسات لضمان كفاءة الفريق.
- الإشراف على عملية إدارة التغييرات، بما في ذلك مراجعة أوامر التغيير والتعديلات والمطالبات واعتمادها.
- تحليل أثر التغييرات في نطاق المشروع وتكلفته وجدوله الزمني، وضمان عكسها في التعديلات التعاقدية.
- التفاوض على المطالبات الناشئة عن النزاعات التعاقدية أو تغييرات النطاق وتسويتها.
- المراقبة المستمرة لأداء المقاول مقارنة بشروط العقد ومراحل المشروع.
- تنفيذ آليات لتتبع الأداء وفرض الالتزام بمخرجات المشروع.
- ضمان وفاء جميع المقاولين والمقاولين من الباطن بالالتزامات التعاقدية ومستهدفات الأداء.
- إعداد الخطابات والإشعارات والمراسلات التعاقدية والرد عليها في الوقت المناسب وبطريقة مهنية.
- إعداد المطالبات وتمديدات الوقت وإشعارات التأخير عند الحاجة للحفاظ على توافق المشروع.
- الاحتفاظ بسجلات شاملة لجميع المراسلات المتعلقة بالعقود لأغراض التدقيق والشؤون القانونية.
- العمل عن كثب مع الفرق القانونية لتفسير شروط العقود وأحكامها وتوضيحها، وضمان الالتزام بالأطر التنظيمية والتعاقدية.
- تقديم الدعم في الإجراءات القانونية أو التحكيم المرتبط بالنزاعات والمطالبات ضمن المشروع.
- إجراء مراجعات وعمليات تدقيق دورية للعقود لضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية وسياسات الشركة وإجراءات الحد من المخاطر.
- تقديم تقارير دورية إلى الإدارة العليا عن أداء العقود وحالة المخاطر والوضع المالي للمشروع.
- إعداد تقارير تفصيلية عن العقود للإدارة العليا وأصحاب المصلحة، توضح التقدم والمخاطر والمشكلات المتعلقة بإدارة العقود.
- ضمان حفظ جميع مستندات العقود وسجلاتها بدقة وتحديثها وإتاحتها للمراجعة أثناء عمليات التدقيق أو التفتيش.
- التنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة، بمن فيهم مديرو المشروعات والمهندسون وفرق المشتريات والإدارات المالية، لضمان توافق شروط العقود مع تنفيذ المشروع.
- تيسير التواصل بين الفرق الداخلية والأطراف الخارجية لحل المشكلات التعاقدية.
- تحديد مجالات التحسين في عمليات إدارة العقود وتنفيذ أفضل الممارسات لتبسيط العمليات.
- متابعة أحدث الاتجاهات واللوائح وأفضل الممارسات في قانون العقود والإشراف على الإنشاءات لضمان بقاء الشركة ملتزمة وقادرة على المنافسة.
- ضمان التزام جميع المقاولين والمشاركين في المشروع بلوائح البيئة والصحة والسلامة المنصوص عليها في العقود.
- مراقبة بروتوكولات السلامة ومعالجة حالات عدم الالتزام بالالتزامات التعاقدية المتعلقة بمعايير البيئة والصحة والسلامة.
- ضمان تنفيذ جميع المدفوعات، بما في ذلك الدفعات المرحلية والاحتجازات والتسويات النهائية، وفقًا لشروط العقد.
- العمل مع الفريق المالي لتتبع المصروفات مقابل العقد والتنبيه مبكرًا إلى أي تجاوزات في التكلفة.
- إدارة عمليات تسوية النزاعات، بما في ذلك التفاوض أو الوساطة أو التحكيم أو التقاضي حسب الحاجة.
- تقييم المطالبات المقدمة من المقاولين أو العميل وحل النزاعات بكفاءة للحد من تأخيرات المشروع وتكاليفه.
- ضمان إغلاق المشروع بسلاسة، بما في ذلك عمليات التفتيش النهائية وإصدار الشهادات والإفراج عن مبالغ الاحتجاز.
- إعداد وإدارة مستندات العقد النهائية الخاصة بتسليم المشروع إلى العملاء، بما في ذلك الضمانات والكفالات وأدلة التشغيل والصيانة.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في الهندسة المدنية أو إدارة الإنشاءات أو مجال ذي صلة من جامعة غربية معترف بها؛ وتُعد درجة الماجستير ميزة مفضلة.
- خبرة لا تقل عن 20 عامًا في إدارة العقود، مع مشاركة واسعة في مشروعات إدارة المشروعات والإنشاءات، ولا سيما بصفة ممثل العميل.
- خبرة مثبتة في منطقة الخليج والشرق الأوسط عمومًا.
- إجادة اللغة العربية شرط إلزامي.
- خبرة في تطبيق نظام المنافسات والمشتريات الحكومية السعودي في تنفيذ المشروعات وإدارة العقود.
- معرفة متعمقة بقانون العقود ولوائح الإنشاءات ومبادئ إدارة المشروعات.
- نجاح مثبت في إدارة عقود مشروعات الإنشاءات واسعة النطاق.
- مهارات ممتازة في التفاوض والتواصل والتعامل مع الآخرين.
- القدرة على الأداء بفاعلية تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة.
- قدرات تنظيمية قوية واهتمام دقيق بالتفاصيل.
- إجادة استخدام برامج إدارة المشروعات مثل MS Project أو Primavera أو الأدوات المماثلة.
- تُعد الشهادات المهنية، مثل شهادة مسؤول عقود الإنشاءات المعتمد (CCCM) أو ما يعادلها، ميزة إضافية.