يتولى السكرتير التنفيذي دعم كبار التنفيذيين والإدارة أو الأقسام المختلفة من خلال تقديم المساندة الإدارية وتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام التنظيمية. ويشمل ذلك جدولة المواعيد، وإعداد المراسلات والبريد الإلكتروني، والتعامل مع الزوار، وتحويل المكالمات، والرد على الأسئلة والطلبات.
كما يساهم شاغل الوظيفة في تنظيم أعمال المكتب، وتنسيق السفر والاجتماعات، والحفاظ على سرية المعلومات، ودعم المشاريع والعمليات الإدارية بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات واستمرارية العمل.
الغرض من الوظيفة / الهدف
تقديم الدعم لكبار التنفيذيين والإدارة أو الأقسام، وتنفيذ المهام الإدارية والتنظيمية المرتبطة بالمواعيد والمراسلات والزوار والاتصالات والطلبات.
المسؤوليات والمساءلات الرئيسية
- تنفيذ الأعمال السكرتارية لكبار المسؤولين الإداريين والإدارة، بما في ذلك تدوين الإملاءات، وتفريغ المراسلات والتقارير، ومراجعة المواد المكتوبة.
- استقبال الزوار والمتصلين هاتفيًا ومساعدتهم، وتحويلهم إلى الأشخاص المعنيين.
- إدارة التقويم، وترتيب الاجتماعات، وحجز غرف المؤتمرات.
- تنسيق ترتيبات السفر، وإعداد خطط الرحلات، وتجهيز وتجميع وحفظ قسائم السفر وسجلاته.
- مساعدة رئيس القسم في المشاريع الخاصة التي تُسند إليه.
- حضور الاجتماعات عند الحاجة، وإعداد محاضر الاجتماعات والمستندات الأخرى ضمن نطاق أعمال المكتب.
- التنسيق مع سكرتارية الأقسام بشأن الإشعارات بين المستشفيات.
- الحفاظ على أعلى درجات السرية في المسائل الرسمية، وتحديد الأولويات القصوى والتعامل معها وفقًا لذلك.
- تفقد مكتب رئيس القسم والإشراف على تنظيفه وترتيبه من وقت إلى آخر.
- جمع التحديثات الشهرية أو نصف الشهرية من الأقسام المختلفة وفقًا لتوجيهات رئيس القسم.
- تقديم طلبات الإجازات والعطلات وإخلاء الطرف ومراجعتها واعتمادها عبر النظام الإلكتروني نيابة عن رئيس القسم.
- طلب المستلزمات المكتبية عبر النظام الإلكتروني، ومتابعة اعتماد رئيس القسم وإحالة الطلب إلى قسم المشتريات.
- إعداد طلبات الشراء وطلبات المواد، وفحص المستلزمات المكتبية من وقت إلى آخر، ونقل البضائع، وإرسال خراطيش الحبر الفارغة إلى قسم مراقبة الممتلكات.
- مسؤولية استلام المستندات الصادرة والواردة وإرسالها، وحفظ الملفات بأمان، وضمان تصميم أنظمة الأرشفة وحفظ السجلات وصيانتها بما يتيح استرجاع المعلومات بسهولة.
- تنفيذ المشاريع الخاصة التي تُسند إليه.
- المشاركة في مبادرات الرعاية المتمحورة حول المريض التي تنفذها مجموعة الدكتور سليمان الحبيب الطبية.
- تعزيز تجربة المريض بالتعاطف والاحترام والكرامة.
- تنفيذ المهام والواجبات الأخرى ذات الصلة التي تُسند إليه ضمن حدود معارفه ومهاراته وقدراته.
التعليم / المؤهل المهني
- المؤهل التعليمي: دبلوم.
- التخصص المهني: الممارسات السكرتارية أو إدارة الأعمال.
الخبرة
- خبرة أربع سنوات أو أكثر في المجال نفسه؛ وتُفضل الخبرة في المستشفيات.
الترخيص المهني / الشهادة / التدريب
- الشهادة: شهادة ذات صلة.
- الترخيص: غير منطبق.