يتولى شاغل وظيفة مساعد أول لإدارة مكتب العمليات والصيانة المشاركة في أنشطة مكتب رئيس العمليات والصيانة، وتنفيذ الأعمال المرتبطة به ومتابعتها، والعمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات لتطوير السياسات الداخلية وتعزيز الكفاءة التشغيلية.
يشمل الدور دعم الإدارة اليومية للمكتب التنفيذي، وتنظيم الاجتماعات والملفات واللوجستيات، والتنسيق مع الإدارات وأصحاب المصلحة، مع الالتزام بالأنظمة والمعايير ومتطلبات السرية وأمن المعلومات.
الأدوار والمسؤوليات الرئيسية
- تحديد فرص التحسين المستمر في أنظمة وممارسات إدارة مكتب رئيس العمليات والصيانة، وتحسين التكاليف والإنتاجية والكفاءة.
- ضمان الالتزام بجميع القوانين والقواعد واللوائح والمعايير المعمول بها في شركة نقل المياه والوظائف ذات الصلة، بما في ذلك الموارد البشرية والصحة والسلامة والأمن والبيئة وإدارة المخاطر والأمن السيبراني وغيرها.
- تصعيد المشكلات لضمان إغلاق الحالات أو القضايا بكفاءة وفي الوقت المناسب.
- ضمان تنفيذ جميع الأعمال بكفاءة وبما يتماشى مع خطط العمل السنوية والأهداف والسياسات والعمليات والإجراءات والتعليمات.
- المشاركة في إعداد نظام للتحقق من جميع الوثائق والنتائج والمذكرات والقرارات المرتبطة باجتماعات مكتب رئيس العمليات والصيانة أو اللجان ذات الصلة.
- المشاركة في إعداد أنشطة مكتب رئيس العمليات والصيانة وضمان الالتزام بتعليمات شركة نقل المياه وطلباتها.
- تطبيق البروتوكولات والمراسم بدقة وفاعلية بما يعكس صورة إيجابية عن رئيس العمليات والصيانة، وبالتالي عن شركة نقل المياه.
الأدوار والمسؤوليات الرئيسية 2
- المشاركة في الإعداد والإدارة السليمة لجدول رئيس العمليات والصيانة واجتماعاته الداخلية والخارجية نيابةً عنه عند الحاجة.
- المساعدة في الإعداد والإدارة السليمة للعمليات اليومية للمكتب التنفيذي، بما يشمل إدارة مستلزمات المكتب وصيانة المعدات وعلاقات الموردين، وضمان المحافظة على المكتب وعمله بكفاءة.
- المشاركة في إعداد نظام الإدارة السليم لخدمات النقل واللوجستيات الخاصة برئيس العمليات والصيانة، بما في ذلك السفر والزيارات والفعاليات الاجتماعية والاجتماعات.
- التنسيق مع الإدارة لتلقي جميع معلومات اجتماعات رئيس العمليات والصيانة وتحويلها إلى خطة عمل بالتنسيق مع الإدارة أو أصحاب المصلحة المعنيين.
- المشاركة في إعداد نظام لحفظ السجلات والملفات وقواعد البيانات وضبط الوثائق وإصداراتها بدقة، مع ضمان سرية المعلومات الحساسة وأمنها.
- الالتزام بالحفاظ على سرية المعلومات وفقًا للمعايير والسياسات والإجراءات المعتمدة.
- المشاركة عند الحاجة وتقديم الدعم اللازم في جميع المسائل المتعلقة بالموارد البشرية بما يتماشى مع توجيهات شركة نقل المياه، مثل إجراء المقابلات الأولية للمرشحين لشغل المناصب العليا وإعداد موجز لرئيس العمليات والصيانة وغير ذلك.
الأدوار والمسؤوليات الرئيسية 3
متطلبات الوظيفة
الاتصالات الرئيسية
أصحاب المصلحة الداخليون
- جميع الإدارات.
أصحاب المصلحة الخارجيون
- الاستشاريون والمستشارون.
- البائعون والموردون.
- مقدمو الخدمات، مثل الوكالات ووكلاء السفر وغيرهم.
- الجهات والهيئات الحكومية.
إخلاء المسؤولية
يهدف الوصف الوظيفي أعلاه إلى توضيح الطبيعة العامة للعمل ومستواه، ولا يُقصد به أن يكون قائمة شاملة بجميع المسؤوليات والواجبات والمهارات المطلوبة للوظيفة. وبناءً عليه، لا ينص هذا الوصف الوظيفي أو يعني أن هذه هي الواجبات الوحيدة التي سيؤديها الموظف في هذا المنصب، إذ يُطلب من الموظفين اتباع أي تعليمات أخرى مرتبطة بالوظيفة وأداء أي واجبات أخرى ذات صلة.