يتولى مسؤول مراقبة الوثائق إدارة نظام مراقبة الوثائق و/أو نظام إدارة الوثائق، مع أرشفة المستندات الواردة إلى الإدارة والحصول على تحديثات أو تأكيدات أصحاب المصلحة بشأن مستنداتهم، بما في ذلك السجل التجاري وعقد التأسيس واللوائح الداخلية وهيكل المساهمين والمستفيد الحقيقي.
يشمل الدور تنظيم دورة المستندات والمراسلات والملفات الفنية والإدارية، وضمان تسجيلها وتوزيعها وتتبعها وأرشفتها بصورة دقيقة، بما يدعم سير العمل والتنسيق بين الفرق والأطراف ذات الصلة ويحافظ على جاهزية وثائق المشاريع والعقود للإغلاق والتسليم.
الوصف الوظيفي
المهام والمسؤوليات
المهام الإدارية
- استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكتروني وفق متطلبات الشركة وتعليمات المدير المباشر.
- تقديم الدعم لفريق الشؤون القانونية المؤسسية.
- تسجيل جميع الخطابات الواردة والصادرة ومحاضر الاجتماعات والرسومات والمستندات الفنية المقدمة وغيرها من الوثائق، سواء كانت باللغة العربية أو الإنجليزية أو كلتيهما أو بأي لغة أخرى.
- الحفاظ على سجل لجميع المراسلات الواردة والصادرة، وختمها وتسجيلها قبل تعميمها أو توزيعها.
- التحكم في الوثائق الكاملة وتتبعها وإصدارها، بما يشمل المراسلات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، وقرارات مجلس الإدارة، وقرارات المساهمين، وقرارات رئيس مجلس الإدارة، والوثائق التأسيسية، والتراخيص والتصاريح، والاتفاقيات، والخطابات، وغيرها من الوثائق ذات الصلة الواردة من الإدارات الأخرى وشركات المشاريع وأصحاب المصلحة الآخرين.
- استلام جميع الوثائق الفنية وتسجيلها وتوزيعها، والمساعدة في تنسيق الأنشطة الإدارية ومتابعتها لتسهيل سير العمل وتسريعه.
- إعداد نظام حفظ الوثائق أو المساعدة في إعداده.
- الحفاظ على جميع الملفات داخل قسم حفظ الملفات.
- فتح ملفات جديدة وفق إجراءات التشغيل القياسية المعتمدة في الشركة.
- الحفاظ على جميع سجلات التتبع والتأكد من وضع الأحرف الأولى عند إخراج أي ملف من غرفة حفظ الملفات.
- متابعة كل شخص معني لضمان إعادة الملفات.
- الحفاظ على جميع وثائق المناقصات والتأكد من عدم إخراج النسخ الأصلية من غرفة حفظ الملفات.
- الحفاظ على جميع الملفات في حالة مرتبة.
- جمع رسائل الفاكس بانتظام وتسجيلها وإرسالها إلى الأشخاص المعنيين لتوزيعها، وتصوير الفاكس إذا كان مخصصًا للاهتمام العاجل من أحد الأشخاص، ثم إرساله وفقًا لذلك مع نسخة إلى مدير المشروع أو المدير المباشر.
- تطبيق نظام حفظ متناسق وموحد والمحافظة عليه، والتأكد من تحديث جميع الملفات أولًا بأول وامتثالها لإجراءات الجودة والسلامة والبيئة.
- التنسيق بين الفرق وأعضاء الفريق والاستشاريين والمقاولين من الأطراف الثالثة وغيرهم لتسهيل سير الوثائق وضمان إغلاق حالة الوثائق.
- متابعة أعضاء الفريق وغيرهم لإغلاق البنود التي لا تزال حالتها «مفتوحة».
- الحفاظ على وثائق المشروع وفق معايير المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO).
- إرسال الوثائق إلكترونيًا.
- إدخال البيانات في قاعدة البيانات المتعلقة باستلام الوثائق وتتبعها.
- التنسيق مع أعضاء الفريق المعنيين والسكرتارية والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.
- أرشفة وثائق العقود والمشاريع والحفاظ على تحديث قسم الأرشيف.
- إتمام إغلاق الوثائق وتسليمها بنجاح وفق ما يطلبه المدير المباشر.
السياسات والعمليات والأنظمة والإجراءات
الالتزام بجميع السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات التنظيمية والإدارية ذات الصلة، بما يضمن تنفيذ العمل وفق المستوى المطلوب وبطريقة متسقة.
التحسين المستمر
المساهمة في تحديد مبادرات وبرامج ومشروعات التغيير وتنفيذها بما يتوافق مع معايير الشركة.
المهام ذات الصلة
تنفيذ أي مهام أو واجبات أخرى ذات صلة وفق توجيهات المدير المباشر.
المؤهلات والخبرة والمهارات
الحد الأدنى من المؤهلات
- خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة مسؤول مراقبة الوثائق.
- مؤهلات وخبرة في تقنيات المعلومات، مع خبرة عملية في أنظمة مراقبة الوثائق المماثلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في الإدارة.
- درجة جامعية.
المهارات
- مهارات ممتازة في إعداد التقارير والتواصل باللغة الإنجليزية.
- إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وبريمافيرا وغيرها من البرامج.
الكفاءات
- تحمل المسؤولية.
- التعاون.
- تحقيق النتائج.
- تعزيز المرونة.
- تبني الابتكار.
- إظهار النزاهة والاحترام.