يتولى مراقب المستندات مسؤولية نظام ضبط المستندات و/أو نظام إدارة المستندات، بما يشمل أرشفة الوثائق الواردة إلى الإدارة والحصول على تحديثات أو تأكيدات أصحاب المصلحة بشأن مستنداتهم، مثل السجل التجاري وعقد التأسيس واللوائح وهيكل الملكية والمستفيد الحقيقي.
يشمل الدور إدارة دورة المستندات الإدارية والفنية، والحفاظ على سجلات وملفات محدثة وفق الإجراءات والمعايير المعتمدة، ودعم فرق الشؤون القانونية والفرق الأخرى في تنسيق الوثائق ومتابعتها وإغلاق حالاتها وتسليمها عند الحاجة.
الغرض من الوظيفة
المسؤولية عن نظام ضبط المستندات و/أو نظام إدارة المستندات، وأرشفة جميع المستندات الواردة من الإدارة والحصول على تحديث أو تأكيد من أصحاب المصلحة بشأن مستنداتهم.
المسؤوليات الرئيسية
المهام الإدارية
- استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني وفق متطلبات الشركة وتعليمات المدير المباشر.
- تقديم الدعم إلى فريق الشؤون القانونية للشركة.
- تسجيل جميع الخطابات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، والرسومات، والتقديمات الفنية، وغيرها من المستندات، سواء كانت باللغة العربية أو الإنجليزية أو كلتيهما أو بأي لغة أخرى.
- الحفاظ على سجل لجميع المراسلات الواردة والصادرة، وختمها وتسجيلها قبل توزيعها أو تعميمها.
- ضبط وتتبع وإصدار الوثائق الكاملة، بما في ذلك المراسلات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، وقرارات مجلس الإدارة، وقرارات المساهمين، وقرارات رئيس مجلس الإدارة، والوثائق التأسيسية، والتراخيص والتصاريح، والاتفاقيات، والخطابات، وغيرها من المستندات ذات الصلة الواردة من الإدارات الأخرى أو شركات المشاريع أو أصحاب المصلحة الآخرين.
- استلام جميع المستندات الفنية وتسجيلها وتوزيعها، والمساعدة في تنسيق الأنشطة الإدارية ومتابعتها لتسهيل سير العمل وتسريعه.
- إنشاء نظام حفظ المستندات أو المساعدة في إنشائه.
- الحفاظ على جميع الملفات داخل قسم الحفظ.
- فتح ملفات جديدة وفق إجراءات التشغيل القياسية المعتمدة في الشركة.
- الحفاظ على جميع سجلات التتبع والتأكد من وضع الأحرف الأولى عليها عند إخراج أي ملف من غرفة الحفظ.
- متابعة كل شخص معني لإعادة الملفات.
- الحفاظ على جميع مستندات المناقصات والتأكد من عدم إخراج النسخ الأصلية من غرفة الحفظ.
- الحفاظ على جميع الملفات في حالة مرتبة.
- جمع رسائل الفاكس بانتظام، وتسجيلها وإرسالها إلى الأشخاص المعنيين لتوزيعها، وتصوير الفاكس إذا كان مميزًا بأنه يتطلب انتباهًا عاجلًا من شخص معين، ثم إرساله وفقًا لذلك مع إرسال نسخة إلى مدير المشروع أو المدير المباشر.
- تنفيذ نظام حفظ منسق ومتسق والحفاظ عليه، والتأكد من تحديث جميع الملفات أولًا بأول وبما يتوافق مع إجراءات الجودة والسلامة والبيئة.
- التنسيق بين الفرق وأعضاء الفريق والاستشاريين والمقاولين من الأطراف الثالثة وغيرهم لتسهيل سير المستندات وضمان إغلاق حالات المستندات.
- متابعة أعضاء الفريق وغيرهم لإغلاق البنود المفتوحة.
- الحفاظ على وثائق المشروع وفقًا لمعايير المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO).
- إرسال المستندات إلكترونيًا.
- إدخال البيانات في قاعدة البيانات المتعلقة باستلام المستندات وتتبعها.
- التنسيق مع أعضاء الفريق المعنيين والسكرتارية والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.
- أرشفة مستندات العقود والمشاريع والحفاظ على تحديث قسم الأرشيف.
- إتمام إغلاق الوثائق وتسليمها بنجاح وفقًا لما يطلبه المدير المباشر.
السياسات والعمليات والأنظمة والإجراءات
الالتزام بجميع السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات التنظيمية والإدارية ذات الصلة، لضمان تنفيذ العمل وفق المعايير المطلوبة وبطريقة متسقة.
التحسين المستمر
المساهمة في تحديد وتنفيذ مبادرات وبرامج ومشاريع التغيير بما يتوافق مع معايير المنظمة.
المهام ذات الصلة
تنفيذ أي مهام أو واجبات أخرى ذات صلة وفقًا لتوجيهات المدير المباشر.
الحد الأدنى من المؤهلات
المؤهلات والخبرة والمهارات
- خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة مراقب مستندات.
- مؤهلات وخبرة عملية في تقنية المعلومات، وخبرة في العمل باستخدام نظام مماثل لضبط المستندات.
- خبرة لا تقل عن سنتين في الإدارة.
- درجة جامعية.
المهارات
- مهارات ممتازة في إعداد التقارير والتواصل باللغة الإنجليزية.
- إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وPrimavera وغيرها من البرامج.
الكفاءات
- تحمل المسؤولية.
- التعاون.
- تحقيق النتائج.
- تعزيز المرونة.
- تبني الابتكار.
- إظهار النزاهة والاحترام.