يهدف دور مدير مكتب إدارة المشاريع في جمعية الوداد الخيرية إلى ضمان إدارة المشاريع والعناصر الجديدة والفاعلة وفق منهجيات إدارة المشاريع المعتمدة، بما يدعم تحقيق الأهداف الاستراتيجية والضرورية، وتعظيم القيمة والعائد من المشاريع. ويتولى شاغل الدور بناء إطار متكامل لإدارة المشاريع، ومتابعة تنفيذها، وتحسين أداء فرقها، وربط نتائجها بأهداف الجهة ومؤشرات أدائها.
يشمل نطاق الدور التخطيط السنوي للمشاريع وتحديد أولوياتها، وتطوير الحوكمة والمنهجيات والنماذج، وإعداد التقارير التنفيذية، وتحليل المخاطر والانحرافات، وضمان انتقال نتائج المشاريع بكفاءة إلى بيئة التشغيل.
المهارات المطلوبة
- مهارات متقدمة في التخطيط وإدارة الوقت وترتيب الأولويات.
- مهارات تحليل البيانات المتنوعة المرتبطة بالمؤشرات.
- مهارات عالية في التعامل مع العلاقات الوظيفية.
- إتقان استخدام أدوات إدارة المشاريع والمؤشرات.
- القدرة على تمكين فرق المشاريع.
الجدارات المطلوبة
- قيادة فرق العمل وتوجيهها ومتابعة تنفيذ المشاريع.
- إعداد الخطط الزمنية وضمان الالتزام بالمخرجات والموازنات.
- بناء منهجيات وأدلة إدارة المشاريع وتطبيقها.
- إعداد التقارير والعروض التنفيذية للإدارة العليا.
- تحليل المخاطر ووضع خطط المعالجة ومتابعتها.
- امتلاك مهارات تواصل عالية وإدارة أصحاب المصلحة.
- امتلاك فهم استراتيجي لربط المشاريع بأهداف الجهة ومؤشرات الأداء.
الواجبات الرئيسية
تطوير إطار ومنهجية إدارة المشاريع
- إعداد سياسات ونماذج إدارة المشاريع وتحديثها.
- اعتماد المنهجيات المناسبة، بما في ذلك PMBOK وAgile وHybrid.
- توحيد نماذج المتابعة والتقارير.
- تطوير دليل حوكمة المشاريع.
- توثيق الدروس المستفادة والتحسينات.
التخطيط السنوي للمشاريع وتحديد الأولويات
- استقبال المشاريع المقترحة من الإدارات وتحليل نطاقها.
- تقييم الأثر الاستراتيجي وتحديد الأولويات.
- تقدير الموارد والميزانيات المطلوبة للمشاريع.
- إعداد الجدول الزمني السنوي.
- تقديم الخطة إلى الإدارة العليا لاعتمادها.
متابعة تنفيذ المشاريع وتوجيه مدراء المشاريع
- عقد اجتماعات متابعة دورية.
- تحليل الانحرافات في الوقت والتكلفة.
- معالجة المعوقات وتصعيد ما يلزم.
- تحسين أداء فرق تنفيذ المشاريع.
- متابعة الالتزام بمعايير الجودة.
إعداد التقارير التنفيذية ومؤشرات الأداء
- إعداد لوحات قياس الأداء.
- تحليل بيانات الإنجاز الشهرية.
- إعداد تقارير للإدارة العليا حول الوضع التنفيذي.
- تقديم إنذارات مبكرة بشأن المخاطر والتأخيرات.
- اقتراح حلول تصحيحية قابلة للتطبيق.
ضمان التوافق الاستراتيجي وإدارة القيمة
- ضمان مواءمة المشاريع مع أهداف المؤسسة.
- ضمان الالتزام بالسياسات والأنظمة.
- تقييم القيمة والعائد من المشاريع.
- توثيق المعرفة ونقلها إلى المستفيدين الداخليين.
- تسليم نتائج المشروع إلى بيئة التشغيل بكفاءة.