يتولى شاغل وظيفة إدخال البيانات أداء المهام السكرتارية والإدارية للقسم المعيّن، مع متابعة نتائج المختبر والتواصل مع المرضى وتقييم الحالات واتخاذ إجراءات العزل وفق إرشادات وزارة الصحة والتطبيقات ذات الصلة خلال 24 ساعة من ظهور النتيجة. كما يتابع الحالات الإيجابية حتى إغلاق وضعها، بما يشمل التعافي أو الوفاة أو النقل أو الخروج.
يشمل الدور أيضًا التعامل مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات، وإعداد المذكرات والخطابات والمراسلات المرتبطة بالقسم، وتنظيم اجتماعات لجان القسم وحضورها وتوثيق محاضرها، إلى جانب حفظ الوثائق والبيانات والمحافظة على أنظمة الأرشفة الإلكترونية وقواعد البيانات.
المهام والمسؤوليات
- متابعة النتائج التي يرفعها المختبر.
- التواصل مع المرضى وتقييم الحالات والبدء في عزلها وفق إرشادات وزارة الصحة وتطبيقَي توكلنا وتطمن خلال 24 ساعة من ظهور النتيجة.
- إبلاغ الحالات الإيجابية التي تستوفي شروط القبول سريعًا بالحضور إلى قسم الطوارئ للفحص والتقييم الطبي.
- إدخال بيانات الحالات الإيجابية في نظام حصن، ومتابعتها حتى إغلاق الحالة، سواء بالتعافي أو الوفاة أو النقل أو الخروج.
- إجراء المكالمات الهاتفية الخاصة بالفرز، والرد على الاستفسارات ومعالجتها عند الاقتضاء.
- كتابة المذكرات والخطابات وأي مراسلات أخرى ذات صلة بالقسم.
- تنظيم اجتماعات لجان القسم وحضورها وإعداد محاضرها.
- حفظ الوثائق بالتسلسل والمحافظة على نظام الأرشفة القائم للمراسلات إلكترونيًا أو عبر قاعدة بيانات.
- حفظ البيانات الشخصية للكوادر الطبية في القسم وتحديثها من وقت إلى آخر.
- تطوير برنامج تحسين الجودة وتنسيقه ضمن نطاق المسؤوليات.
- المحافظة على بيئة عمل نظيفة.
- الالتزام بالتصرف كنموذج يُحتذى به وتمثيل القسم بصورة مهنية.
- الالتزام بمدونة الزي والمظهر.
- اتباع جميع سياسات وإجراءات المستشفى ذات الصلة.
- تنفيذ المهام الأخرى ذات الصلة التي تُسند ضمن مستوى الكفاءة وبما يتوافق مع متطلبات المسمى الوظيفي.
- الإلمام الكامل بسياسات وإجراءات القسم والمعايير أو المتطلبات الوطنية والدولية المرتبطة به وتطبيقها بفاعلية.
- المشاركة في برامج إدارة السلامة وإدارة المخاطر بالمستشفى، والإبلاغ الفعّال عن الحوادث في النظام والمشاركة عند الحاجة في مراجعة الحوادث وتحليل أسبابها الجذرية.
- لا تقتصر هذه المهام على ما سبق، إذ قد يُطلب من شاغل الوظيفة تنفيذ مهام وواجبات إضافية مرتبطة بالعمل وفقًا للتكليف.
المتطلبات
- خبرة لمدة 6 أشهر في وظيفة سكرتير طبي.
- شهادة الثانوية مع معرفة باستخدام الحاسب الآلي.
المهارات
- مهارات التواصل الشفهي والكتابي.
- مهارات الإدارة.
- القدرة على التكيف.
- التحلي بالإيجابية.
- الاعتمادية وتحمل المسؤولية.
- الأمانة والنزاهة.
- الالتزام القوي بأخلاقيات العمل.
- القدرة على التحليل.
- الدافعية للنمو والتعلم.
- الثقة العالية بالنفس.
- الدافعية الذاتية.
- معرفة جيدة بالمصطلحات الطبية.
- إجادة استخدام الحاسب، بما في ذلك برامج وورد وإكسل وباوربوينت وأوتلوك.