يتولى شاغل وظيفة السكرتير أداء المهام الإدارية والسكرتارية للقسم المكلّف به، ودعم أعمال القسم من خلال تنظيم المراسلات والملفات والاجتماعات ومعالجة الطلبات الإدارية، إلى جانب المساهمة في أنشطة تحسين الجودة وقياس الأداء وبرامج السلامة وإدارة المخاطر.
كما تشمل الوظيفة التعامل مع الاتصالات والاستفسارات، وإعداد مواد العروض التقديمية، وتطبيق سياسات وإجراءات القسم والمعايير والمتطلبات ذات الصلة، مع تنفيذ أي مهام إضافية مرتبطة بالوظيفة تُسند إليه.
المهام والمسؤوليات
- أداء المهام الإدارية والسكرتارية للقسم المكلّف به.
- العمل سكرتيرًا للقسم المكلّف به.
- استقبال المكالمات الهاتفية والاستفسارات وفرزها والتعامل معها عند الحاجة.
- كتابة المذكرات والخطابات وجداول المناوبات وأي مراسلات أخرى ذات صلة بالقسم.
- إدارة ومعالجة الطلبات المرتبطة بالعمل المقدمة من موظفي القسم، مثل طلبات المواد والإجازات والعمل الإضافي وغيرها.
- تنظيم اجتماعات لجان القسم وحضورها وتدوين محاضرها.
- ترتيب الوثائق بالتسلسل والمحافظة على نظام حفظ المراسلات القائم إلكترونيًا أو عبر قاعدة بيانات.
- حفظ البيانات الشخصية للكوادر الطبية في القسم وتحديثها من وقت إلى آخر.
- إعداد الوسائل البصرية للعروض التقديمية، مثل برامج التعليم الطبي المستمر والندوات الداخلية والخارجية، باستخدام Microsoft PowerPoint وبرامج الرسوم المختلفة، وعبر الشرائح وأجهزة العرض وأجهزة العرض العلوية وأنظمة عرض البيانات، حسب الطلب.
- تطوير برنامج تحسين الجودة وتنسيقه ضمن نطاق المسؤوليات.
- الإلمام الكامل بسياسات وإجراءات القسم والمعايير أو المتطلبات الوطنية والدولية المرتبطة به، وتطبيقها بفاعلية.
- المشاركة الفاعلة في تطوير المؤشرات وجمع البيانات الخاصة بالقسم لقياس أداء الوظيفة والعمليات والنتائج، وإجراء تحليل البيانات أو المعلومات المجموعة وتفسيرها عند الحاجة.
- المشاركة في برامج إدارة السلامة وإدارة المخاطر بالمستشفى، والإبلاغ الفاعل عن الحوادث في النظام، والمشاركة عند الحاجة في مراجعة الحوادث وتحليل الأسباب الجذرية.
- لا تمثل هذه المهام قائمة شاملة بجميع المسؤوليات والأنشطة؛ فقد يُطلب من شاغل الوظيفة أداء مهام وواجبات إضافية مرتبطة بالعمل حسب التكليف.
المتطلبات
- خبرة لمدة سنتين.
- درجة البكالوريوس.