الوصف الوظيفي
يتولى مسؤول مراقبة الوثائق إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني الخاص بالمشروع، بما يضمن تنظيم مستندات المشروع ومراسلاته وتتبعها واسترجاعها وأرشفتها. ويشمل نطاق الدور معالجة الرسومات وطلبات المعلومات والتقديمات وطلبات التفتيش والتقارير والخطابات وإشعارات الإرسال، مع الحفاظ على ضوابط ترقيم الوثائق وتسميتها وتوزيعها وحالتها وإصداراتها.
كما يركز الدور على متابعة المستندات والمراجعات المتأخرة والردود المعلقة وإعادة تقديم المقاولين ومسارات الاعتماد، إلى جانب إعداد سجلات الوثائق وتقارير الحالة ومؤشرات الأداء وتجميع مستندات التنفيذ الفعلي وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات والشهادات وملفات الإغلاق.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني للمشروع.
- تسجيل جميع مستندات المشروع ومراسلاته وتوزيعها وتتبعها واسترجاعها وأرشفتها.
- معالجة الرسومات وطلبات المعلومات والتقديمات وطلبات التفتيش والتقارير والخطابات وإشعارات الإرسال.
- الحفاظ على ضوابط ترقيم الوثائق وتسميتها وتوزيعها وحالتها وإصداراتها.
- متابعة المراجعات المتأخرة والردود المعلقة وإعادة تقديم المقاولين ومسارات الاعتماد.
- إعداد سجلات الوثائق وتقارير الحالة ومؤشرات الأداء.
- تجميع رسومات التنفيذ الفعلي وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات والشهادات وملفات الإغلاق.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة بكالوريوس أو دبلوم أو مؤهل مهني في إدارة المعلومات أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مراقبة الوثائق ضمن مشاريع الهندسة والإنشاءات.
- خبرة في مشاريع التطوير السكنية والتجارية متعددة الاستخدامات واسعة النطاق.
- إتقان متقدم لبرامج Aconex أو Procore أو SharePoint أو نظام مماثل لإدارة الوثائق الإلكترونية.
- معرفة قوية بسير عمل الوثائق الفنية وضبط الإصدارات وإشعارات الإرسال ومتطلبات الإغلاق.
- إتقان متقدم لبرامج Microsoft Office، وبخاصة Excel.
- التميز في التنظيم والدقة والسرية والانتباه إلى التفاصيل.