الوصف الوظيفي
يتولى مسؤول مراقبة الوثائق إدارة دورة حياة المستندات بالكامل في مشروع تجديد فندق شاهق من فئة خمس نجوم، بما يضمن تنظيم السجلات والمراسلات وسهولة تتبعها، واستخدام الفرق للمستندات المعتمدة والمحدثة فقط. ويتطلب الدور تنسيق إجراءات الوثائق بين العميل والاستشاري والمقاول والمهندسين ومفتشي الموقع، مع المحافظة على سرية المعلومات والتحكم في صلاحيات الوصول إليها.
يشمل نطاق العمل إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني للمشروع، ومتابعة مستندات المشروع منذ تسجيلها وتصنيفها وتوزيعها وحتى أرشفتها، إضافة إلى تنظيم حزم الإغلاق والتسليم ونقل السجلات النهائية إلى العميل.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة دورة حياة مراقبة الوثائق بالكامل لمشروع تجديد فندق شاهق من فئة خمس نجوم.
- إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني للمشروع، مثل Aconex أو Procore أو SharePoint.
- تسجيل جميع مستندات المشروع ومراسلاته وترقيمها وتصنيفها وتوزيعها وتتبعها واسترجاعها وأرشفتها.
- معالجة الخطابات الواردة والصادرة، وطلبات المعلومات (RFIs)، والتقديمات الفنية، والرسومات التنفيذية، وبيانات منهجية العمل، وطلبات التفتيش، وتعليمات الموقع، والتقارير.
- ضمان الالتزام بنظام ترقيم الوثائق المعتمد، وقواعد التسمية، والقوالب، ومسارات سير العمل، ومصفوفات التوزيع.
- الحفاظ على دقة ضبط إصدارات الوثائق والتأكد من استخدام فرق المشروع للوثائق المعتمدة الأحدث فقط.
- متابعة فترات مراجعة الاستشاري، وإعادة تقديم المقاول للمستندات، والاعتمادات، والوثائق المتأخرة.
- إصدار التذكيرات والتنبيهات التصعيدية بشأن المراجعات والردود والتقديمات المعلقة.
- الحفاظ على سجلات الوثائق، وسجلات الرسومات، ومتتبعات المراسلات، وسجلات الإرسال.
- إعداد تقارير مراقبة الوثائق ومؤشرات الأداء الأسبوعية والشهرية.
- إجراء فحوصات جودة دورية للتأكد من دقة سجلات المشروع واكتمالها وقابليتها للتتبع.
- تنسيق مسارات سير الوثائق مع العميل والاستشاري والمقاول والمهندسين ومفتشي الموقع.
- الحفاظ على سرية معلومات المشروع الحساسة والتحكم في الوصول إليها.
- تنظيم حزم الإغلاق والتسليم، بما في ذلك الرسومات حسب التنفيذ، وأدلة التشغيل والصيانة، والضمانات، وشهادات الاختبار، واعتمادات الجهات المختصة.
- ضمان فهرسة جميع سجلات المشروع النهائية وأرشفتها ونقلها إلى العميل بالشكل المناسب.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم أو مؤهل مهني في مراقبة الوثائق أو إدارة المعلومات أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 15 عامًا في مراقبة الوثائق لدى شركات الاستشارات الهندسية أو الإنشائية أو استشارات إدارة المشاريع.
- خبرة مثبتة في دعم المباني التجارية الكبيرة أو التطويرات الشاهقة أو الفنادق من فئة خمس نجوم أو مشاريع التجديد الكبرى.
- إجادة متقدمة لمنصات إدارة الوثائق الإلكترونية، ولا سيما Aconex أو Procore أو SharePoint.
- معرفة قوية بترقيم الوثائق وضبط الإصدارات وسجلات الإرسال ومسارات التقديمات الفنية وأنظمة حفظ ملفات المشاريع.
- خبرة في إدارة الرسومات وطلبات المعلومات وتقديمات المواد وبيانات منهجية العمل والمراسلات ووثائق الإغلاق.
- إجادة استخدام Microsoft Office، ولا سيما Excel وWord وOutlook وPowerPoint.
- قدرة قوية على إعداد السجلات والمتتبعات ولوحات المعلومات وتقارير حالة الوثائق والحفاظ عليها.
- مهارات تنظيمية ممتازة، واهتمام بالتفاصيل، ودقة، والتزام بالسرية، وانضباط في اتباع الإجراءات.
- القدرة على إدارة أحجام كبيرة من الوثائق مع الالتزام بمواعيد نهائية صارمة.
- يشترط وجود خبرة سابقة لدى شركة استشارات هندسية أو استشارات إشراف على الإنشاءات.
- تُعد الخبرة في إعداد الرسومات حسب التنفيذ وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات وحزم التسليم النهائية أمرًا أساسيًا.
- تُفضل الخبرة في منطقة المدينة المركزية أو في مشاريع معقدة مماثلة.
- تُعد الشهادة المهنية في مراقبة الوثائق أو إدارة المعلومات الإلكترونية ميزة إضافية.
- إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا شرط إلزامي، وتُفضل معرفة اللغة العربية.