الوصف الوظيفي
يتولى مراقب الوثائق إدارة جميع وثائق ورسومات المشروع وضبطها بما يتوافق مع متطلبات المشروع. ويشمل الدور تنظيم تدفق الوثائق ومراجعتها واعتمادها وتوزيعها وأرشفتها، إلى جانب دعم فرق المشاريع والحفاظ على سجلات دقيقة تسهم في الالتزام بالمواصفات والمعايير واللوائح.
المسؤوليات
- إدارة جميع وثائق ورسومات المشروع وضبطها وفقًا لمتطلبات المشروع.
- إنشاء إجراءات وأنظمة ضبط الوثائق وتحديثها وصيانتها لضمان كفاءة إدارة الوثائق.
- التنسيق مع أعضاء فريق المشروع لضمان تدفق الوثائق في الوقت المناسب وبدقة.
- مراقبة وثائق المشروع وتتبعها للتأكد من توافقها مع معايير ومتطلبات المشروع.
- إدارة مراجعات الوثائق وضبط إصداراتها وتوزيعها على الجهات المعنية.
- ضمان تخزين جميع وثائق المشروع وأرشفتها بالشكل المناسب، بما يسهّل استرجاعها والرجوع إليها.
- تقديم الدعم لفرق المشاريع في الوصول إلى وثائق المشروع واسترجاعها عند الحاجة.
- إجراء عمليات تدقيق دورية للتأكد من تطبيق إجراءات ضبط الوثائق بصورة صحيحة.
- التعاون مع أصحاب المصلحة الخارجيين لتبادل الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- استخدام نظام Aconex أو برامج مماثلة لضبط الوثائق بفاعلية وإدارة مستندات المشروع.
- التعاون مع فريق المشروع لضمان توافق جميع الوثائق مع مواصفات المشروع ومعايير القطاع واللوائح.
- تيسير عملية مراجعة جميع وثائق المشروع واعتمادها، مع ضمان اتباع إجراءات التوقيع والاعتماد المناسبة.
- المساعدة في إعداد تقارير تقدم المشروع من خلال توفير معلومات دقيقة ومحدثة عن ضبط الوثائق.
- تنسيق عمليات إرسال الوثائق إلى المقاولين من الباطن والعملاء وغيرهم من أصحاب المصلحة وفقًا لمتطلبات المشروع.
- تيسير تحديد مشكلات وتباينات ضبط الوثائق ومعالجتها في الوقت المناسب.
- دعم عمليات ضمان الجودة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- المساعدة في إعداد وثائق إغلاق المشروع، وضمان أرشفة جميع السجلات ذات الصلة وتسليمها إلى العميل.
- تقديم التدريب والإرشاد لأعضاء فريق المشروع بشأن إجراءات وأنظمة ضبط الوثائق.
- المشاركة في اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات عن أنشطة ضبط الوثائق والرد على الاستفسارات ذات الصلة.
- متابعة أفضل الممارسات في القطاع والتطورات في تقنيات ضبط الوثائق بهدف التحسين المستمر للإجراءات والكفاءة.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة.
- خبرة مثبتة لا تقل عن 8 سنوات بوصفك مراقب وثائق في مشاريع الإنشاءات.
- إتقان إجراءات وأنظمة ومعايير ضبط الوثائق.
- خبرة في استخدام Aconex أو برامج مماثلة لضبط الوثائق.
- اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
- مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
- القدرة على العمل بفاعلية في بيئة إنشاءات سريعة الوتيرة.
- معرفة بعمليات إدارة مشاريع الإنشاءات.
- مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل باستقلالية.
- تُعد الشهادة في ضبط الوثائق أو في مجال ذي صلة ميزة إضافية.