الوصف الوظيفي
يتولى مدير تنسيق الواجهات تحديد جميع واجهات المشروع وتوثيقها، بما يشمل أصحاب المصلحة والأنظمة والعمليات والمخرجات، مع تنظيم الاعتماديات والمتطلبات والمسؤوليات ومتابعتها. ويتطلب الدور تنسيقًا مستمرًا بين العملاء والمعماريين والمهندسين والمقاولين والمورّدين، بما يدعم معالجة متطلبات الواجهات وحل التعارضات وتحقيق المواءمة بين الأطراف.
يشمل نطاق العمل كذلك إدارة المخاطر والتغييرات المرتبطة بواجهات المشروع، وتطبيق إجراءات ضمان الجودة، والحفاظ على دقة الوثائق والتقارير المتعلقة بأنشطة إدارة الواجهات.
المسؤوليات
- تحديد جميع واجهات المشروع وتوثيقها، بما في ذلك أصحاب المصلحة والأنظمة والعمليات والمخرجات.
- إعداد خطط ومصفوفات وسجلات شاملة لإدارة الواجهات، لمتابعة الاعتماديات والمتطلبات والمسؤوليات.
- التعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بمن فيهم العملاء والمعماريون والمهندسون والمقاولون والمورّدون.
- تنظيم الاجتماعات وورش العمل والمنتديات الدورية لمعالجة متطلبات الواجهات وحل التعارضات وتعزيز التوافق.
- العمل بوصفه جهة الاتصال الرئيسية للاستفسارات والمشكلات والتصعيدات المتعلقة بالواجهات.
- إنشاء قنوات وبروتوكولات وأدوات اتصال فعّالة لضمان تبادل المعلومات في الوقت المناسب وبدقة.
- تحديد مخاطر الواجهات والاعتماديات التي قد تؤثر في أهداف المشروع وجداوله الزمنية، وتقييمها وترتيب أولوياتها.
- إعداد استراتيجيات لإدارة المخاطر وخطط طوارئ وإجراءات للتخفيف من آثار الاضطرابات المحتملة بصورة استباقية.
- إدارة التغييرات التي تطرأ على واجهات المشروع، بما في ذلك تعديلات النطاق وتحديثات المتطلبات ومراجعات التصميم.
- تقييم طلبات التغيير وتحليل أثرها في مخرجات المشروع، والتنسيق مع أصحاب المصلحة لتنفيذها بفاعلية.
- تطبيق عمليات وإجراءات ضمان الجودة للتأكد من الالتزام بمتطلبات الواجهات والمعايير واللوائح.
- إجراء عمليات تدقيق وفحص ومراجعة دورية لمتابعة فاعلية ممارسات إدارة الواجهات وتحديد مجالات التحسين.
- الحفاظ على وثائق دقيقة ومحدّثة لواجهات المشروع، بما في ذلك السجلات والتقارير وسجلات الاتصالات.
- إعداد تقارير وتحديثات وعروض تقديمية شاملة عن أنشطة إدارة الواجهات لأصحاب المصلحة في المشروع والإدارة والعملاء.
الحد الأدنى من المتطلبات
- درجة البكالوريوس أو الماجستير في الهندسة أو إدارة التشييد أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 15 عامًا في أدوار إدارة الواجهات ضمن قطاع التشييد، مع التركيز على مشاريع الضيافة واسعة النطاق.
- مهارات ممتازة في التواصل والتفاوض والتعامل مع الآخرين، مع القدرة على إشراك أصحاب المصلحة والتأثير فيهم على مختلف المستويات.
- قدرات قوية في القيادة وإدارة الفرق وحل النزاعات، مع اتباع نهج تعاوني يركز على الحلول.
- إتقان منهجيات وأدوات وبرامج إدارة الواجهات.
- التمتع بحسن التقدير والتفكير النقدي ومهارات حل المشكلات، مع القدرة على تحليل القضايا المعقدة وتطوير حلول عملية.
- القدرة المثبتة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة في بيئة سريعة الوتيرة.
- تُعد الشهادات المهنية في إدارة المشاريع أو إدارة الواجهات، مثل PMP أو PfMP أو CIPM، ميزة إضافية.
- خبرة في العمل ضمن بيئة PMC أو مع عملاء في قطاع الضيافة.
- الإلمام بالمتطلبات التنظيمية ذات الصلة ومعايير القطاع وأفضل الممارسات.