الوصف الوظيفي
يتولى مراقب المستندات إدارة وثائق ورسومات المشاريع وضبط تدفقها وفقًا لمتطلبات المشروع. ويشمل الدور تنظيم أنظمة وإجراءات التحكم بالمستندات، ودعم فرق المشاريع في الوصول إلى الوثائق ومراجعتها واعتمادها وحفظها، بما يضمن دقة السجلات وسهولة الرجوع إليها.
كما يساهم شاغل الوظيفة في متابعة توافق الوثائق مع مواصفات المشروع ومعايير القطاع واللوائح، ودعم عمليات ضمان الجودة وإعداد تقارير تقدم المشروع ووثائق إغلاقه وتسليم سجلاته ذات الصلة إلى العميل.
المسؤوليات
- إدارة جميع وثائق ورسومات المشروع والتحكم فيها وفقًا لمتطلبات المشروع.
- إنشاء إجراءات وأنظمة التحكم بالمستندات وتحديثها وصيانتها لضمان كفاءة إدارة الوثائق.
- التنسيق مع أعضاء فريق المشروع لضمان تدفق الوثائق في الوقت المناسب وب accuracy ودقة.
- مراقبة وثائق المشروع وتتبعها لضمان توافقها مع معايير ومتطلبات المشروع.
- إدارة مراجعات المستندات والتحكم في إصداراتها وتوزيعها على الأطراف المعنية.
- ضمان تخزين جميع وثائق المشروع وأرشفتها بطريقة صحيحة تتيح سهولة استرجاعها والرجوع إليها.
- تقديم الدعم لفرق المشاريع في الوصول إلى وثائق المشروع واسترجاعها عند الحاجة.
- إجراء عمليات تدقيق دورية للتأكد من تطبيق إجراءات التحكم بالمستندات على النحو الصحيح.
- التعاون مع أصحاب المصلحة الخارجيين لتبادل الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- استخدام برنامج Aconex أو برامج مماثلة للتحكم بالمستندات بكفاءة في إدارة وثائق المشروع.
- التعاون مع فريق المشروع لضمان توافق جميع الوثائق مع مواصفات المشروع ومعايير القطاع واللوائح.
- تيسير عملية مراجعة واعتماد جميع وثائق المشروع، مع ضمان اتباع إجراءات الاعتماد والتوقيع المناسبة.
- المساعدة في إعداد تقارير تقدم المشروع من خلال توفير معلومات دقيقة ومحدثة عن التحكم بالمستندات.
- تنسيق إرساليات المستندات إلى المقاولين من الباطن والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين وفقًا لمتطلبات المشروع.
- تيسير تحديد مشكلات التحكم بالمستندات والتباينات وحلها في الوقت المناسب.
- دعم عمليات ضمان الجودة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- المساعدة في إعداد وثائق إغلاق المشروع، مع ضمان أرشفة جميع السجلات ذات الصلة وتسليمها إلى العميل.
- تقديم التدريب والإرشاد لأعضاء فريق المشروع بشأن إجراءات وأنظمة التحكم بالمستندات.
- المشاركة في اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات حول أنشطة التحكم بالمستندات ومعالجة الاستفسارات ذات الصلة.
- متابعة أفضل الممارسات في القطاع والتطورات في تقنيات التحكم بالمستندات بهدف التحسين المستمر للإجراءات والكفاءة.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة لا تقل عن 5 سنوات بصفة مراقب مستندات في مشاريع الإنشاءات.
- إتقان إجراءات وأنظمة ومعايير التحكم بالمستندات.
- خبرة في استخدام Aconex أو برامج مماثلة للتحكم بالمستندات.
- اهتمام كبير بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
- مهارات ممتازة في التواصل والعلاقات الشخصية.
- القدرة على العمل بفعالية في بيئة إنشاءات سريعة الوتيرة.
- معرفة بعمليات إدارة مشاريع الإنشاءات.
- مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل باستقلالية.
- تُعد الشهادة في التحكم بالمستندات أو مجال ذي صلة ميزة إضافية.