الوصف الوظيفي
يتولى مراقب المستندات إدارة جميع وثائق ورسومات المشروعات وضبطها وفقًا لمتطلبات المشروع. ويشمل الدور تنظيم أنظمة وإجراءات التحكم في المستندات، وتنسيق تدفق الوثائق بين أعضاء فريق المشروع والأطراف المعنية، والحفاظ على سجلات دقيقة تدعم سير العمل وضمان الجودة وإغلاق المشروع.
كما يساهم شاغل الوظيفة في مراجعة المستندات واعتمادها وتوزيعها وأرشفتها، ومعالجة المشكلات والتباينات المتعلقة بها، وتوفير المعلومات اللازمة لتقارير تقدم المشروع، مع استخدام برنامج Aconex أو برامج مماثلة والالتزام بالمواصفات ومعايير القطاع واللوائح.
المسؤوليات
- إدارة جميع وثائق ورسومات المشروع وضبطها وفقًا لمتطلبات المشروع.
- إنشاء إجراءات وأنظمة التحكم في المستندات وتحديثها وصيانتها لضمان كفاءة إدارة الوثائق.
- التنسيق مع أعضاء فريق المشروع لضمان تدفق الوثائق في الوقت المناسب وبدقة.
- مراقبة وثائق المشروع وتتبعها للتأكد من توافقها مع معايير ومتطلبات المشروع.
- إدارة مراجعات المستندات والتحكم في إصداراتها وتوزيعها على الأطراف المناسبة.
- ضمان تخزين جميع مستندات المشروع وأرشفتها بطريقة صحيحة تسهّل استرجاعها والرجوع إليها.
- دعم فرق المشروع في الوصول إلى مستندات المشروع واسترجاعها عند الحاجة.
- إجراء عمليات تدقيق دورية للتأكد من تطبيق إجراءات التحكم في المستندات بصورة صحيحة.
- التعاون مع أصحاب المصلحة الخارجيين لتبادل الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- استخدام برنامج Aconex أو برامج مماثلة للتحكم في المستندات بكفاءة وإدارة وثائق المشروع.
- التعاون مع فريق المشروع لضمان توافق جميع الوثائق مع مواصفات المشروع ومعايير القطاع واللوائح.
- تيسير عملية مراجعة جميع مستندات المشروع واعتمادها، مع ضمان اتباع إجراءات التوقيع والاعتماد المناسبة.
- المساعدة في إعداد تقارير تقدم المشروع من خلال توفير معلومات دقيقة ومحدثة عن التحكم في المستندات.
- تنسيق عمليات إرسال المستندات إلى المقاولين من الباطن والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين وفقًا لمتطلبات المشروع.
- تيسير تحديد مشكلات التحكم في المستندات والتباينات ومعالجتها في الوقت المناسب.
- دعم عمليات ضمان الجودة من خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- المساعدة في إعداد مستندات إغلاق المشروع، مع ضمان أرشفة جميع السجلات ذات الصلة وتسليمها إلى العميل.
- تقديم التدريب والإرشاد لأعضاء فريق المشروع بشأن إجراءات وأنظمة التحكم في المستندات.
- المشاركة في اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات عن أنشطة التحكم في المستندات والرد على الاستفسارات ذات الصلة.
- متابعة أفضل الممارسات في القطاع والتطورات في تقنيات التحكم في المستندات من أجل التحسين المستمر للإجراءات والكفاءة.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة لا تقل عن 8 سنوات بوصفك مراقب مستندات في مشروعات الإنشاءات.
- إتقان إجراءات وأنظمة ومعايير التحكم في المستندات.
- خبرة في استخدام Aconex أو برامج مماثلة للتحكم في المستندات.
- اهتمام كبير بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
- قدرات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
- القدرة على العمل بكفاءة في بيئة إنشاءات سريعة الوتيرة.
- معرفة بعمليات إدارة مشروعات الإنشاءات.
- مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل باستقلالية.
- تُعد الشهادة في التحكم في المستندات أو مجال ذي صلة ميزة إضافية.