الوصف الوظيفي
يتولى مسؤول مراقبة الوثائق إدارة وثائق ورسومات المشاريع وضبطها وفقًا لمتطلبات كل مشروع، مع دعم تدفق الوثائق بدقة وفي الوقت المناسب بين فرق المشروع والأطراف المعنية. ويشمل الدور ضمان توافق الوثائق مع مواصفات المشروع ومعايير القطاع واللوائح، والحفاظ على سجلات دقيقة تدعم ضمان الجودة وإغلاق المشاريع وتسليم الوثائق ذات الصلة إلى العميل.
المسؤوليات
- إدارة جميع وثائق ورسومات المشاريع وضبطها وفقًا لمتطلبات المشروع.
- إنشاء إجراءات وأنظمة مراقبة الوثائق وتحديثها وصيانتها لضمان كفاءة إدارة الوثائق.
- التنسيق مع أعضاء فريق المشروع لضمان تدفق الوثائق بدقة وفي الوقت المناسب.
- مراقبة وثائق المشروع وتتبعها للتأكد من توافقها مع معايير ومتطلبات المشروع.
- إدارة مراجعات الوثائق والتحكم في إصداراتها وتوزيعها على الأطراف المناسبة.
- ضمان تخزين جميع وثائق المشروع وأرشفتها بصورة صحيحة لتسهيل الوصول إليها والرجوع إليها.
- تقديم الدعم لفرق المشاريع في الوصول إلى وثائق المشروع واسترجاعها عند الحاجة.
- إجراء عمليات تدقيق دورية للتأكد من تطبيق إجراءات مراقبة الوثائق على النحو الصحيح.
- التعاون مع الأطراف الخارجية لتبادل الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- استخدام نظام Aconex أو برامج مماثلة لمراقبة الوثائق بكفاءة في إدارة وثائق المشاريع.
- التعاون مع فريق المشروع لضمان توافق جميع الوثائق مع مواصفات المشروع ومعايير القطاع واللوائح.
- تيسير عملية مراجعة جميع وثائق المشروع واعتمادها، مع ضمان اتباع إجراءات التوقيع والاعتماد المناسبة.
- المساعدة في إعداد تقارير تقدم المشروع من خلال توفير معلومات دقيقة ومحدثة عن مراقبة الوثائق.
- تنسيق إرساليات الوثائق إلى المقاولين من الباطن والعملاء وغيرهم من أصحاب المصلحة وفقًا لمتطلبات المشروع.
- تيسير تحديد مشكلات وتباينات مراقبة الوثائق ومعالجتها في الوقت المناسب.
- دعم عمليات ضمان الجودة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- المساعدة في إعداد وثائق إغلاق المشروع، مع ضمان أرشفة جميع السجلات ذات الصلة وتسليمها إلى العميل.
- تقديم التدريب والتوجيه لأعضاء فريق المشروع بشأن إجراءات وأنظمة مراقبة الوثائق.
- المشاركة في اجتماعات المشروع لتقديم تحديثات حول أنشطة مراقبة الوثائق والإجابة عن الاستفسارات ذات الصلة.
- متابعة أفضل الممارسات في القطاع والتطورات في تقنيات مراقبة الوثائق بهدف التحسين المستمر للإجراءات والكفاءة.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة لا تقل عن 3 سنوات بوصفك مسؤول مراقبة وثائق في مشاريع الإنشاءات.
- إتقان إجراءات وأنظمة ومعايير مراقبة الوثائق.
- خبرة في العمل باستخدام Aconex أو برامج مماثلة لمراقبة الوثائق.
- دقة عالية في الانتباه إلى التفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
- مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
- القدرة على العمل بفاعلية في بيئة إنشاءات سريعة الوتيرة.
- معرفة بعمليات إدارة مشاريع الإنشاءات.
- مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل باستقلالية.
- تُعد الشهادة في مراقبة الوثائق أو مجال ذي صلة ميزة إضافية.