الوصف الوظيفي
يتولى مراقب المستندات إدارة وثائق ورسومات المشاريع وضبط تدفقها بما يتوافق مع متطلبات المشروع ومعاييره. ويشمل الدور تنظيم المراجعات والإصدارات والتوزيع والأرشفة، ودعم فرق المشاريع وأصحاب المصلحة في الوصول إلى المستندات وتبادلها بدقة وفي الوقت المناسب.
كما يسهم شاغل الوظيفة في متابعة الالتزام بإجراءات ضبط المستندات، ودعم عمليات ضمان الجودة وإعداد تقارير تقدم المشاريع ووثائق إغلاقها، مع تحسين كفاءة عمليات إدارة الوثائق ومواكبة أفضل الممارسات والتقنيات ذات الصلة.
المسؤوليات
- إدارة جميع وثائق ورسومات المشروع وضبطها وفقًا لمتطلبات المشروع.
- إنشاء إجراءات وأنظمة ضبط المستندات وتحديثها وصيانتها لضمان كفاءة إدارة الوثائق.
- التنسيق مع أعضاء فريق المشروع لضمان تدفق الوثائق بدقة وفي الوقت المناسب.
- مراقبة وثائق المشروع وتتبعها للتأكد من توافقها مع معايير ومتطلبات المشروع.
- إدارة مراجعات المستندات والتحكم في إصداراتها وتوزيعها على الأطراف المعنية.
- ضمان تخزين جميع وثائق المشروع وأرشفتها بطريقة صحيحة تيسر استرجاعها والرجوع إليها.
- تقديم الدعم لفرق المشاريع للوصول إلى وثائق المشروع واسترجاعها عند الحاجة.
- إجراء عمليات تدقيق دورية للتأكد من تطبيق إجراءات ضبط المستندات بالشكل الصحيح.
- التعاون مع أصحاب المصلحة الخارجيين لتبادل الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- استخدام نظام Aconex أو برامج مماثلة لضبط المستندات بفاعلية في إدارة وثائق المشروع.
- التعاون مع فريق المشروع لضمان توافق جميع الوثائق مع مواصفات المشروع ومعايير القطاع واللوائح.
- تيسير عملية مراجعة جميع وثائق المشروع واعتمادها، مع ضمان اتباع إجراءات التوقيع والاعتماد المناسبة.
- المساعدة في إعداد تقارير تقدم المشروع من خلال توفير معلومات دقيقة ومحدثة عن ضبط المستندات.
- تنسيق إحالات المستندات إلى المقاولين من الباطن والعملاء وغيرهم من أصحاب المصلحة وفقًا لمتطلبات المشروع.
- تيسير تحديد مشكلات ضبط المستندات وحالات عدم الاتساق ومعالجتها في الوقت المناسب.
- دعم عمليات ضمان الجودة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- المساعدة في إعداد وثائق إغلاق المشروع، مع ضمان أرشفة جميع السجلات ذات الصلة وتسليمها إلى العميل.
- تقديم التدريب والإرشاد لأعضاء فريق المشروع بشأن إجراءات وأنظمة ضبط المستندات.
- المشاركة في اجتماعات المشروع لتقديم مستجدات عن أنشطة ضبط المستندات والرد على الاستفسارات ذات الصلة.
- مواكبة أفضل الممارسات في القطاع والتطورات في تقنيات ضبط المستندات بهدف التحسين المستمر للإجراءات والكفاءة.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة لا تقل عن 3 سنوات بوظيفة مراقب مستندات في مشاريع الإنشاءات.
- إجادة إجراءات وأنظمة ومعايير ضبط المستندات.
- خبرة في استخدام Aconex أو برامج مماثلة لضبط المستندات.
- اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات تنظيمية جيدة.
- مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
- القدرة على العمل بفاعلية في بيئة إنشاءات سريعة الوتيرة.
- معرفة بعمليات إدارة مشاريع الإنشاءات.
- مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل باستقلالية.
- تُعد الشهادة في ضبط المستندات أو مجال ذي صلة ميزة إضافية.