يتولى مسؤول مراقبة الوثائق دعم إدارة وثائق المشروع من خلال حفظها وفحصها وإدارتها، وضمان سهولة الوصول إليها وأرشفتها وتخزينها عبر أنظمة وثائق المشروع ومراسلاته ومتابعة جدوله الزمني. ويشمل الدور تنظيم الوثائق والمعلومات والمراسلات الواردة والصادرة، ودعم فريق المشروع في استرجاعها، وتوفير تقارير المتابعة المطلوبة من إدارة المشروع والإنشاءات وضمان الجودة ومراقبة الجودة.
المهام والمسؤوليات
- إعداد نظام مراسلات المشروع المقدم من مقاول الهندسة والتوريد والإنشاء، والمحافظة عليه، بما يشمل التوزيع الداخلي وأرشفة وتخزين جميع المراسلات الواردة والصادرة.
- إعداد نظام مراقبة وثائق المشروع المقدم من مقاول الهندسة والتوريد والإنشاء، والمحافظة عليه، بما يشمل الأرشيف المحدث وتخزين جميع معلومات ووثائق المشروع.
- متابعة نظام مراقبة الجدول الزمني لدى مقاول الهندسة والتوريد والإنشاء.
- ضمان حفظ جميع وثائق الشركة بصورة سليمة، ورقيًا وإلكترونيًا، مع تحديث سجلات التتبع باستمرار.
- مساعدة فريق المشروع في البحث عن الوثائق والمعلومات واسترجاعها من الأنظمة.
- إعداد أدوات إدارية، مثل تقارير الحالة وتقارير تدقيق المدخلات، وأي تقارير متابعة أخرى يطلبها مدير المشروع أو مدير الإنشاءات أو مدير ضمان الجودة ومراقبة الجودة.
المتطلبات الأساسية
- درجة البكالوريوس في الإدارة أو درجة معادلة.
- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في قطاع الطاقة أو النفط والغاز بوظيفة مسؤول مراقبة وثائق.
- خبرة مثبتة في استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS).
- معرفة عمليات وأنظمة مراقبة الوثائق في المشاريع، ومعرفة إدارة الواجهات مع الموردين.
- معرفة الوثائق الهندسية وعمليات اعتمادها داخل المشاريع.
- مستوى عالٍ من التركيز والانتباه إلى التفاصيل والدقة عند إدخال البيانات والأرقام والعناوين في النظام.
- معرفة عملية وخبرة في أنواع مختلفة من أنظمة حفظ الملفات، إلى جانب مهارات جيدة في التواصل والعلاقات الشخصية.
- إجادة استخدام برامج المكاتب الأساسية، مثل Word وExcel وOutlook وSharePoint وPowerPoint وغيرها.