يعمل منسق الخدمات ضمن فريق خدمات ما بعد البيع للحفارات، ويؤدي دورًا محوريًا في دعم فريق إدارة الخدمات منذ استفسار العميل الأول عن الخدمة وحتى اكتمالها وإصدار الفواتير. ويتطلب الدور مستوى مرتفعًا من الدقة، وإدارة جيدة للوقت، والقدرة على العمل بمبادرة شخصية لتقديم دعم فعّال ضمن فريق خدمات متماسك.
يركز الدور كذلك على التعامل مع التحديات الجديدة وتطوير المعرفة المرتبطة بالعمل، مع توجيه الجهود نحو تلبية متطلبات القسم والعملاء.
المسؤوليات الأساسية
المشتريات
- طلب عروض الأسعار من الموردين، وإعداد طلبات الشراء وتقديمها، وإصدار أوامر الشراء ومتابعتها، وتتبع جميع أنشطة المشتريات.
- التأكد من توافق جميع أنشطة المشتريات مع سياسات الشركة وإجراءاتها.
- الحفاظ على العلاقات مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المناسب وتحقيق الكفاءة من حيث التكلفة.
- تنسيق أوامر الشراء الدولية (ICPOs) والطلبات ذات الصلة، بما في ذلك إصدار أوامر العمل وأوامر التحويل ومتابعتها.
المتابعة والتتبع
- المراقبة المستمرة لتقدم المهام المسندة وتتبعها.
- تحديد أي انحرافات أو تأخيرات والإبلاغ عنها، بما يضمن حلها في الوقت المناسب، مع إعداد تقرير أسبوعي.
- المتابعة المستمرة لمطالبات الضمان والترقيات وحالة قطع الغيار، مع إعداد تقرير أسبوعي.
- التنسيق مع العملاء لترتيب حشد مهندسي الخدمات ضمن الجداول الزمنية المطلوبة.
- ضمان تحديث خطة توفير موارد مهندسي الخدمات ودقتها بالكامل.
- المساعدة في الاجتماعات الداخلية والخارجية عند الحاجة.
- تعميم المعلومات المتعلقة بحشد المهندسين للمهندسين المختصين بالخدمات.
- المراجعة المالية لمشروعات الخدمات في نظام Tracker FSM، وإعداد مستحقات مهندسي الخدمات لإحالتها إلى قسم الحسابات لإصدار الفواتير للعملاء.
- دعم القسم في مهام أخرى متعلقة بمشروعات الخدمات حسب الحاجة.
تنسيق التدريب
- التواصل بانتظام مع قسم التدريب للاطلاع على جداول التدريب ومتطلباته.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأنشطة التدريب.
- متابعة تقدم فنيي الخدمات الميدانيين (FSTs) في مهامهم التدريبية وإعداد تقارير عنه.
الدعم الإداري
- معايرة الأدوات، بما يشمل إدارة التخزين وتتبع مواعيد الاستحقاق وإجراء المعايرة.
- حجوزات النقل والفنادق، بما في ذلك مراجعة الفواتير وإجراء الترتيبات اللازمة.
- تقديم الدعم الإداري العام لضمان سلاسة العمليات اليومية.
- الحفاظ على سجلات منظمة لجميع المهام التشغيلية والمراسلات والمتابعات.
التعليم والمؤهلات
- درجة البكالوريوس أو مزيج مكافئ من التعليم والخبرة.
الخبرة المطلوبة
- إلمام عملي بالعمل ضمن بيئة خدمات أو تصنيع.
الكفاءات والمهارات الأساسية
الكفاءات الاستراتيجية
- القدرة على العمل ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
- الدقة والانتباه إلى التفاصيل.
- مهارات جيدة في التواصل والعلاقات الشخصية.
الكفاءات التشغيلية
- الاستعداد لتزويد الزملاء بالمعلومات التي يحتاجون إليها لإنجاز مهامهم وإزالة العوائق.
- القدرة على تحديد المعلومات المهمة بسرعة والاستجابة لها بالشكل المناسب.
- القدرة على توزيع الوقت بفاعلية لإنجاز المهام.
- القدرة على تحديد عمليات العمل وتنفيذها وتحسينها استنادًا إلى احتياجات العمل الفورية والمستقبلية.
- القدرة على تحمل المسؤولية الشخصية في المواقف الصعبة، والاستعداد للمشاركة في النزاعات بهدف تسويتها بصورة عادلة.
الحيوية
- التحفز أمام التحديات والتوجه نحو الفرص.
التنظيم
- القدرة على تخطيط أعباء العمل الشخصية وترتيب أولوياتها وإدارتها.