يتولى مشرف الدعم الفني الأول قيادة فريق خدمات ما بعد البيع في قطاع Wireline، وإدارة استفسارات العملاء حتى استلام المعدات وإصدار الفواتير. وينسق شاغل الوظيفة طلبات عروض الأسعار والعروض وأوامر الشراء وتوفير قطع الغيار والمستندات مع الفريق الفني، مع ضمان دقة السجلات وسرعة تسليم معدات الخدمة والتأجير.
يشمل الدور متابعة دورة الطلب والتحصيل لخدمات ومعدات التأجير، والتنسيق بين فرق الدعم الفني والورشة وقطع الغيار والخدمات اللوجستية والمستودعات والفوترة؛ بما يساهم في إتمام الطلبات في الوقت المحدد وتحقيق رضا العملاء.
المسؤوليات
- التواصل يوميًا مع العملاء، وضمان الرد السريع والمهني على جميع الاستفسارات.
- استلام طلبات عروض الأسعار (RFQs)، وإعداد عروض أسعار التأجير والخدمات، ومتابعة تقدم أعمال الخدمة مع فريق الورشة.
- استلام أوامر الشراء (POs)، ومراجعة العقود، وإصدار إشعارات تأكيد الطلب (OAs) لأوامر التأجير والخدمات عبر نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
- ضمان تحميل جميع المستندات ذات الصلة على نظام ERP وحفظها في محرك الأقراص المشترك.
- حفظ مستندات العمل وتحديث جداول المتابعة بانتظام.
- إنشاء أوامر العمل (WOs) وإبلاغ فريق الورشة بها.
- ضمان تسجيل جميع التكاليف على أمر العمل المناسب وربطها بأمر المبيعات المقابل.
- مراجعة التكاليف، وإغلاق أوامر العمل المكتملة، وضمان ترحيلها في النظام وتجهيزها للفوترة.
- متابعة حالة أوامر المبيعات وأوامر العمل لضمان الإنجاز في الوقت المحدد ورضا العملاء.
- متابعة توافر قطع الغيار وحالة التسليم مع فرق قطع الغيار والخدمات اللوجستية والمستودعات، والمشاركة في اجتماعات التخطيط الاستراتيجي المتعلقة بالتنبؤ باحتياجات قطع الغيار.
- العمل عن كثب مع الفريق الفني لضمان إتمام الطلبات في الوقت المحدد ووفق مواصفات العملاء، وحضور اجتماعات الإنتاج والعملاء الدورية لتقديم المستجدات وحل المشكلات.
- دعم فريق الفوترة في متابعة المدفوعات المستحقة على العملاء لتحسين أداء الحسابات المدينة (AR).
- مراجعة جميع إشعارات تأكيد الطلبات (OAs) المُرحّلة التي لم تُفوتر بعد مع فريق الفوترة، وضمان إصدار الفواتير في الوقت المناسب.
- إجراء زيارات دورية للعملاء للحصول على ملاحظاتهم بشأن الخدمات المقدمة، وتحديد فرص التحسين أو تطوير أعمال جديدة.
- دعم مجموعة WLF في تحسين المخزون من خلال المتابعة المنتظمة لأوامر العمل المفتوحة المرتبطة بأنشطة تخطيط المبيعات والعمليات (S&OP) ومعدات التأجير، ومراجعة تقرير FUSE أو التقارير المكافئة مع فريق التخطيط.
- تنسيق وإدارة أعمال التأجير منذ استلام الطلب وحتى التنفيذ والإرجاع وإصدار الفاتورة النهائية، مع ضمان التسليم في الوقت المحدد ورضا العملاء، وتحديث جداول متابعة التأجير.
- التنسيق مع فريق الجودة لضمان عمله بالتوازي مع فريق التأجير لإعداد الشهادات المطلوبة.
- إنشاء أوامر عمل Kit لأعمال الخدمة والتأجير.
- إنشاء طلبات الشراء (PRs) عند الحاجة.
- تحديث حالة قطع الغيار في نظام OMEGA، سواء كانت للشراء أو التصنيع.
- تولي مهام مدير المشاريع الفنية والتخطيط عند الحاجة.
- تولي مهام مخطط قطع الغيار عند الحاجة.
- تنفيذ أي مهام أو مسؤوليات إضافية يكلف بها مدير عمليات PL، بصورة مؤقتة أو دائمة، بما يضيف قيمة إلى الأعمال ويدعم أهدافها التشغيلية ونجاحها العام.
- الالتزام دائمًا بسياسات ومعايير وإجراءات الجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE) الخاصة بشركة NOV.
المؤهلات المطلوبة
- دبلوم أو مؤهل دراسي أعلى في المحاسبة أو ما يعادله.
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة.
- إجادة متقدمة لبرنامج Microsoft Excel، بما يشمل إنشاء الصيغ وإدارتها، والجداول المحورية، وتحليل البيانات، وإعداد التقارير.
- القدرة على إعداد تقارير واضحة ودقيقة ومهنية.
- امتلاك مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والقدرة على العمل بفاعلية مع قوة عاملة متنوعة.
- امتلاك مهارات ممتازة في خدمة العملاء، مع القدرة على التعامل مع العملاء بمهنية وإدارة الشخصيات المختلفة والحفاظ على الهدوء تحت الضغط أثناء معالجة الشكاوى أو حالات الاستياء.
- القدرة على العمل بفاعلية في بيئة عمل سريعة وديناميكية وعالية الضغط.
- امتلاك مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على ترتيب أولويات مهام متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.
- امتلاك مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي، مع قدرات مثبتة في التعامل مع العملاء وحل المشكلات.
- المرونة للعمل خارج ساعات العمل المعتادة عند الحاجة، ولا سيما لدعم طلبات العملاء العاجلة أو الحرجة.
- العمل عبر الإنترنت إلزامي.
- زيارة الورشة يوميًا من 3 إلى 4 مرات، وإجراء اجتماعات متابعة حضورية مع المشرفين وقادة الفرق لضمان سير العمل بصورة سليمة في أرضية الورشة.
- فهم وإدراك أن نموذج أعمال Wireline (WLF) يختلف بصورة كبيرة عن الأقسام الأخرى، والقدرة على التكيف مع متطلباته التشغيلية ومتطلبات خدمة العملاء الفريدة.
- القدرة على إدارة حجم كبير من رسائل البريد الإلكتروني بفاعلية، وترتيب الطلبات حسب درجة الإلحاح وتأثيرها في الأعمال، وضمان المتابعة والحل في الوقت المناسب.
- الرد بأسرع وقت ممكن على استفسارات العملاء والطلبات الداخلية.
- امتلاك مهارات ممتازة في الطباعة، مع القدرة على الكتابة بسرعة ودقة وكفاءة دون النظر إلى لوحة المفاتيح.
