يتولى منسق العلاج الطبيعي تنسيق أنشطة القسم في المنطقة المكلف بها، ويرفع تقاريره إلى رئيس قسم العلاج الطبيعي. ويساند رئيس القسم في الأعمال السكرتارية والمهام الإدارية المحددة، وقد يعمل، عند الحاجة، موظف استقبال أو منسقًا للقسم.
يشمل الدور تنظيم المراسلات والاتصالات والمواعيد والملفات والمعلومات، ودعم إعداد التقارير والبرامج، إلى جانب المساهمة في تحسين الجودة، وقياس أداء القسم، وتطبيق السياسات والمعايير ذات الصلة، والمشاركة في برامج إدارة السلامة والمخاطر.
المهام والمسؤوليات
- إعداد المراسلات الاعتيادية وتوجيهها للتوقيع، ومراجعة المراسلات الصادرة للتأكد من صحة التنسيق والمرفقات والقواعد اللغوية.
- استلام البريد الوارد وفرزه وتوزيعه.
- استقبال المكالمات الهاتفية والزوار، والإجابة عن الاستفسارات الاعتيادية، وتدوين الرسائل، وإحالة الموضوعات الأخرى إلى الجهة المناسبة.
- التواصل والتنسيق بشأن المواعيد.
- استلام المعلومات والتقارير من الوحدات التنظيمية التابعة وتجميعها، والمساعدة في إعداد تقارير التخطيط والبرامج الاعتيادية.
- استخراج المعلومات المطلوبة من الملفات أو المصادر الأخرى وتقديمها.
- إنشاء أنظمة المعلومات وحفظ الملفات والسجلات والفهارس وصيانتها، بما في ذلك متابعة الموضوعات السرية.
- إجراء المواعيد الأولية لموظفي القسم وغيرهم عند الحاجة.
- ضمان توافر المستوى والجودة المثلى من معدات المكتب، مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات وآلات التصوير وأجهزة الفاكس وغيرها، وتوفير الكميات المناسبة من المستلزمات المكتبية الاستهلاكية.
- تطوير برنامج تحسين الجودة وتنسيقه ضمن نطاق المسؤوليات.
- الإلمام الكامل بسياسات وإجراءات القسم وتطبيقها بفاعلية، إلى جانب المعايير أو المتطلبات الوطنية والدولية ذات الصلة بالقسم.
- المشاركة الفاعلة في تطوير المؤشرات وجمع بيانات القسم لقياس أداء الوظيفة والعملية والنتائج، وإجراء تحليل وتفسير البيانات أو المعلومات المجمعة عند الحاجة.
- المشاركة في برامج إدارة السلامة وإدارة المخاطر بالمستشفى، والإبلاغ الفاعل عن الحوادث في النظام، والمشاركة عند الحاجة في مراجعة الحوادث وتحليل أسبابها الجذرية.
- تنفيذ المهام والواجبات الأخرى ذات الصلة، ضمن نطاق المعرفة والمهارات، حسب توجيهات رئيس قسم العلاج الطبيعي.
المتطلبات
- خبرة لمدة عامين في وظيفة مماثلة.
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم.
المهارات
- إجادة التحدث والكتابة باللغتين الإنجليزية والعربية.
- إجادة استخدام الحاسب الآلي.
- القدرة على التكيف.
- مهارات تواصل ممتازة.
- الأمانة والنزاهة.
- تحمل المسؤولية والجدارة بالثقة.
- احترام سرية معلومات المرضى.
- التعاطف وسهولة التعامل.
- أخلاقيات عمل قوية.
- الالتزام بالمواعيد.
- الثقة بالنفس.
- الدافعية الذاتية.