يتولى مستشار الخدمة استقبال العملاء ومركباتهم بطريقة ودية ومهنية، وفتح بطاقات العمل ببيانات واضحة ومفصلة عن الأعطال أو الطلبات. ويركز الدور على تنسيق أعمال الصيانة والإصلاح بين العملاء وورشة العمل وعمليات قطع الغيار، مع إبقاء العملاء على اطلاع مستمر بتقدم العمل والتكاليف ومواعيد الإنجاز.
كما يسهم شاغل الوظيفة في ضمان اكتمال مستندات الخدمة ودقة سجلات العملاء، ومتابعة معالجة الشكاوى والإجراءات الإدارية والمالية المرتبطة بإتمام أعمال المركبات وتسليمها.
متطلبات الوظيفة
- فتح بطاقات العمل مع توضيح concerns العملاء بصورة واضحة ومفصلة.
- الترويج للخدمات والمنتجات الأخرى للعملاء عند ملاءمة ذلك.
- إصدار بطاقات عمل للمركبات لكل مهمة، وتسليمها إلى مسؤول الورشة لجدولة الأعمال، مع التأكد من استكمال جميع مستندات الخدمة بأكبر قدر ممكن من الدقة والمحافظة على سجلات العملاء.
- إبلاغ العملاء بجميع المشكلات أو الأعمال الإضافية المطلوبة والحصول على موافقتهم على التنفيذ، وإطلاعهم بصورة كاملة على سير العمل طوال فترة الإصلاح.
- التنسيق بفاعلية مع حجوزات العملاء وجدولة أعمال الورشة وعمليات قطع الغيار.
- استقبال العملاء ومركباتهم بطريقة ودية ومهنية.
- إطلاع العملاء بصورة كاملة ومنتظمة على أي تغييرات في التكاليف وأوقات أو تواريخ الإنجاز المتوقعة.
- استلام بطاقات العمل المكتملة وفواتير المركبات، متضمنة أرقام الموافقات عند الحاجة، وإبلاغ العميل عند اكتمال المركبة بالتكاليف المستحقة، والتأكد من اتخاذ الترتيبات اللازمة لنقل المركبة.
- الاجتماع بالعميل وشرح الأعمال المنفذة وتفاصيل الفاتورة، مع التأكد من سداد المبلغ قبل تسليم المركبة.
- التأكد من التعامل مع جميع شكاوى العملاء بسرعة وفاعلية، وإحالة المشكلات التي لم تُحل إلى المشرف المباشر.
- التأكد من إنجاز جميع الأعمال الإدارية اللازمة للتشغيل الفعال للقسم بسرعة ودقة، وفقًا للإرشادات الآتية:
- الأعمال قيد التنفيذ: ألا يتجاوز عمر أي عمل شهرًا واحدًا من دون تفسير مقبول.
- الديون النقدية: عدم منح أي تسهيلات ائتمانية غير مصرح بها، ولا يجوز تسليم المركبات إلا بعد الحصول مسبقًا على موافقة موظف الاستقبال أو مدير الخدمة.
- الاحتفاظ بسجل ونماذج تسليم المركبات.
وصف المهارات
- يفضل وجود خبرة سابقة فنية وميكانيكية، إلى جانب مهارات جيدة في التعامل مع العملاء والتواصل عبر الهاتف.
- معرفة المنتجات.
- مهارات جيدة في الإدارة والتنظيم.
- القدرة على العمل بفاعلية ضمن بيئة عمل جماعية.
- إجادة استخدام تقنيات المعلومات.