يتولى شاغل وظيفة مسؤول علاقات حكومية تقديم خدمات سكرتارية وإدارية متكاملة لرؤساء الأقسام، إلى جانب تنفيذ الأعمال المكتبية العامة ذات الطبيعة المسؤولة والسرية. ويشمل نطاق الدور توجيه الاتصالات باعتباره نقطة الاتصال الأولى، وإدارة الوقت والمواعيد، ومعالجة المراسلات وتسويتها، والإشراف على موظفي الإدارة، بما يدعم استمرارية الأعمال وانسيابية الإجراءات.
المسؤوليات
- اتباع جميع إجراءات الإدارة ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة وخاضعة للرقابة.
- متابعة العمليات اليومية المرتبطة بالمهام الإدارية الخاصة بالوظيفة لضمان استمرارية العمل.
- الإشراف على أنشطة وأعمال المستويات 1 و2 و3، لضمان تنفيذ جميع الأعمال ضمن نطاق محدد من أنشطة وحدة الإدارة بكفاءة.
- تقديم خدمات سكرتارية وإدارية متكاملة لرؤساء الوظائف أو للإدارة، بما يسهّل الإجراءات ويتيح لهم التركيز على الأنشطة الأساسية.
- تقديم خدمة متكاملة للمراسلات، بما في ذلك توجيهها عند الحاجة وإعداد الردود المناسبة، لضمان التعامل مع جميع المراسلات بكفاءة.
- إدارة الوقت وخدمة جداول المواعيد للمديرين، لضمان قدرتهم على حضور جميع الاجتماعات الرئيسية في الأوقات المحددة.
- إبلاغ تعليمات أو توجيهات رئيس القسم إلى الأفراد و/أو الإدارات المختلفة، وتوفير المعلومات من المديرين الآخرين والحصول عليها منهم.
- متابعة استخدام الأدوات المكتبية وبدء إجراءات إعادة التوريد للحفاظ على مستويات الإمداد.
المؤهلات والخبرات
التعليم
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة
- خبرة من سنتين إلى أربع سنوات في مجال ذي صلة.
المهارات
- الفطنة التجارية – المستوى 2.
- مهارات اللغة الإنجليزية – المستوى 2.
- مهارات الكتابة المهنية – المستوى 3.
- إجادة تقنية المعلومات والحاسب الآلي – المستوى 3.
- مهارات العرض والتيسير – المستوى 1.
الكفاءات
- الالتزام بدلة – المستوى 2.
- التوجه نحو خدمة العملاء – المستوى 2.
- الوعي التنظيمي – المستوى 1.
- العمل الجماعي – المستوى 1.
- المرونة – المستوى 2.
