يتولى منسق الخدمات اللوجستية تنسيق الأنشطة اللوجستية الخاصة بمواقع المشاريع، بما يضمن تسليم المواد والمعدات والاحتياجات المطلوبة في الوقت المحدد وبما يتوافق مع أولويات المواقع. كما يدعم الدور التنفيذ السلس للمشاريع من خلال التنسيق الفعال مع الأطراف الداخلية والخارجية ذات الصلة.
يشمل نطاق العمل متابعة حركة المواد والمعدات منذ تجهيزها وشحنها وحتى استلامها في الموقع، والحفاظ على سجلات ووثائق لوجستية محدثة، والتعامل مع حالات التأخير أو النقص أو التلف أو التسليم غير الصحيح، إلى جانب إعداد التقارير ومتابعة الإجراءات المفتوحة حتى إتمامها.
الغرض من الوظيفة
تنسيق الأنشطة اللوجستية لمواقع المشاريع لضمان تسليم المواد والمعدات والاحتياجات المطلوبة في الوقت المحدد وبما يتماشى مع أولويات المواقع، مع الحفاظ على تنسيق فعال مع الجهات الداخلية والخارجية المعنية لدعم تنفيذ المشاريع بسلاسة.
المسؤوليات الوظيفية
1. تنسيق الخدمات اللوجستية للموقع
- تنسيق احتياجات الموقع من المواد والمعدات استنادًا إلى جداول المشاريع وأولوياتها.
- متابعة جاهزية المواد وشحنها ونقلها وتسليمها إلى مواقع المشاريع.
- إبلاغ الجهات المعنية بحالة التسليم وحالات التأخير والتغييرات.
- تنسيق الاحتياجات اللوجستية العاجلة أو ذات الأولوية عند الحاجة.
- دعم المواءمة بين احتياجات الموقع والموارد اللوجستية المتاحة.
2. تسليم المواد والمتابعة
- تتبع المواد والمعدات منذ شحنها وحتى استلامها في الموقع.
- ضمان توجيه عمليات التسليم إلى الموقع والمكان الصحيحين.
- متابعة عمليات التسليم غير المكتملة أو المتأخرة أو التالفة أو غير الصحيحة.
- تنسيق متطلبات الاستبدال أو الإرجاع أو التسليم الإضافي عند الحاجة.
- تأكيد استلام المواد مع ممثلي الموقع المعنيين.
3. التوثيق والتحكم في المواد
- مراجعة إشعارات التسليم وقوائم التعبئة وقوائم المواد والوثائق اللوجستية ذات الصلة.
- الاحتفاظ بسجلات للمواد التي تم شحنها وتسليمها، والمواد المعلقة والمرتجعة.
- ضمان اكتمال وثائق التسليم المطلوبة والاحتفاظ بها بالشكل المناسب.
- دعم مطابقة احتياجات الموقع من المواد مع الكميات التي تم تسليمها.
- الحفاظ على تحديث سجلات تتبع الخدمات اللوجستية والتسليم.
4. التنسيق والدعم
- التنسيق مع الفرق الداخلية المعنية ومقدمي الخدمات الخارجيين بشأن الاحتياجات اللوجستية.
- متابعة حالات نقص المواد أو مشكلات توافرها التي تؤثر في أنشطة الموقع.
- إبلاغ الجهات المعنية بقيود الموقع ومتطلبات الدخول وأولويات التسليم.
- دعم حل المشكلات اللوجستية التي تؤثر في حركة المواد وتسليمها.
5. إعداد التقارير والمتابعة
- الحفاظ على تحديث حالة عمليات التسليم للموقع والاحتياجات اللوجستية المعلقة.
- إعداد تقارير لوجستية دورية وتحديثات بشأن عمليات التسليم.
- الإبلاغ عن حالات التأخير والنقص والتلف وغيرها من المشكلات اللوجستية.
- متابعة الإجراءات اللوجستية المفتوحة حتى اكتمالها.
مهارات البرامج
- برامج Microsoft Office، بما في ذلك Excel وWord وPowerPoint.
- CAD.
- Power BI.
- أدوات الذكاء الاصطناعي.
المسؤوليات العامة
الكفاءة في الموارد البشرية
- التعاون مع الفرق لإنجاز العمل بفاعلية.
- ضمان التواصل الفعال مع الزملاء والمديرين، وإظهار الانفتاح على التوجيهات والملاحظات.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخططة لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفقًا لجداول التسليم.
- استخدام الموارد بفاعلية لتحقيق الأهداف ضمن كفاءة التكلفة والوقت.
حل المشكلات
- حل أي مشكلات ذات صلة قد تنشأ، وتصعيد المشكلات التشغيلية المعقدة.
الجودة
- اتباع متطلبات ومواصفات الجودة الخاصة بالمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
عمليات الأعمال والامتثال
- تنفيذ المهام ذات الصلة والامتثال لها وفقًا للسياسات والإجراءات وتعليمات العمل المحددة.
السلامة
- الالتزام بجميع إجراءات ولوائح السلامة.
المؤهل
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة
- حديث التخرج إلى سنتين من الخبرة.
- من سنتين إلى أربع سنوات من الخبرة.
المهارات
- أرشفة المستندات.
- إدارة المستندات.
- إعداد المستندات.
- السرية.
- إعداد التقارير حسب الحاجة.
