يتولى شاغل وظيفة مبرمج الرحلات السياحية تنفيذ الأعمال المكتبية والإدارية العامة، وتبادل المعلومات، وإعداد المستندات الأكثر تعقيدًا من الناحية الفنية، إلى جانب النسخ والطباعة وحفظ السجلات والملفات. ويتطلب الدور فهمًا لمحتوى عمل المدير ودعم استمرارية العمليات الإدارية من خلال تنظيم المعلومات والوثائق والتنسيق مع الفنادق لخدمة مجموعات الحج والعمرة.
يركز الدور كذلك على البحث عن خيارات الإقامة المناسبة وتقييمها، ومتابعة التوافر والطلب الموسمي والأسعار، والمساهمة في التفاوض على الأسعار والتعاقدات، بما يضمن تنسيق ترتيبات الغرف وتسجيل الوصول والمغادرة للمجموعات.
المسؤوليات
- اتباع جميع تعليمات الإدارة ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.
- متابعة العمليات اليومية المرتبطة بالمهام الخاصة في الإدارة لضمان استمرارية العمل.
- إعداد وإنتاج مستندات أكثر تعقيدًا من الناحية الفنية استجابةً لطلبات محددة.
- إنشاء أنظمة السجلات والملفات وصيانتها لضمان دقة التوثيق وكفاءة العمليات.
- إعداد الخطابات والتقارير والمذكرات الروتينية، وجمع البيانات وتلخيصها لضمان توافر المعلومات.
- التنسيق مع الفنادق في مكة المكرمة والمدينة المنورة للحصول على معلومات حول توافر الغرف والأسعار والمواقع وخيارات الإقامة.
- البحث عن الفنادق المناسبة وتقييمها بناءً على الميزانية والموقع والقرب من الحرم والجودة ومتطلبات مجموعات العمرة.
- الحفاظ على علاقات مهنية مع إدارات الفنادق وفرق المبيعات وأقسام الحجوزات.
- دعم التفاوض بشأن أسعار المجموعات، وأسعار المسافرين الأفراد (FIT)، وحصص الغرف، والأسعار الخاصة، وعقود الفنادق.
- تنسيق قوائم توزيع الغرف وتخصيصات الفنادق وترتيبات تسجيل الوصول والمغادرة لمجموعات الحج والعمرة.
- متابعة توافر الفنادق والطلب الموسمي والأسعار خلال مواسم رمضان والحج والعمرة.
المؤهلات المطلوبة
التعليم
- دبلوم في الإدارة، أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
الخبرة
- من 4 إلى 6 سنوات من الخبرة ذات الصلة لحاملي الدبلوم.
- من 0 إلى سنتين من الخبرة ذات الصلة لحاملي درجة البكالوريوس.
المهارات
- الفطنة التجارية.
- مهارات اللغة الإنجليزية.
- مهارات الكتابة المهنية.
- إجادة تقنية المعلومات واستخدام الحاسب الآلي.
