يهدف دور المساعد التنفيذي إلى تقديم تنسيق تنفيذي ودعم إداري عالي الجودة للرئيس التنفيذي، من خلال ضمان كفاءة جدولة المواعيد والاتصالات وتنسيق الاجتماعات وإدارة الوثائق والمتابعة. ويسهم الدور في دعم اتخاذ القرارات بفاعلية وضمان سلاسة عمليات المكتب التنفيذي.
مجالات المسؤولية الرئيسية
إعداد الاجتماعات وتنسيقها
- تنسيق جميع ترتيبات الاجتماعات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال والمواد اللازمة والتنسيق مع أصحاب المصلحة.
- إعداد العروض التقديمية والوثائق الداعمة وفق المعايير التنفيذية من حيث الوضوح والدقة والارتباط الاستراتيجي.
- متابعة الجداول الزمنية للاجتماعات وتسلسل بنود جدول الأعمال لدعم الاستخدام الفعال لوقت الإدارة التنفيذية.
- إعداد الملخصات التنفيذية ومذكرات الإحاطة وسجلات الاجتماعات لدعم اتخاذ القرارات المستنيرة.
تنسيق التقويم والجدول الزمني
- تنسيق تقويم الرئيس التنفيذي بما يضمن توافقه مع الأولويات التشغيلية والارتباطات الاستراتيجية والالتزامات الشخصية.
- تحديد تعارضات المواعيد المحتملة وتنسيق التعديلات في الوقت المناسب للحفاظ على استمرارية الجدول.
- التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لجدولة الاجتماعات ومواءمة أهدافها.
الشؤون السرية
- التعامل مع الاتصالات الحساسة والوثائق السرية بحذر ووفقًا للسياسات التنظيمية.
- حفظ السجلات والأرشيفات الآمنة للمراسلات السرية، مع ضمان الدقة وإمكانية التتبع والخصوصية.
- العمل نقطةَ اتصال للموضوعات السرية التي تتطلب عناية تنفيذية.
تنسيق المراسلات
- تنسيق إعداد المراسلات التنفيذية ومراجعتها وتوجيهها وأرشفتها.
- ضمان أن تعكس الاتصالات المكتوبة أسلوب الرئيس التنفيذي ونيته ورسائله الاستراتيجية.
- حفظ سجلات تتبع المراسلات ومتابعة المواعيد الزمنية للردود حسب الحاجة.
الدعم الإداري واللوجستي
- تنسيق ترتيبات السفر وحجوزات الإقامة وخطط الرحلات واللوجستيات الخاصة بالفعاليات المتعلقة بالأنشطة التنفيذية.
- معالجة الموافقات التنفيذية والوثائق الإدارية لدعم إتمام سير العمل في الوقت المناسب.
- تقديم الدعم الإداري للطلبات الطارئة والمهام ذات الأولوية.
تنسيق البريد
- تنسيق استلام وفرز وإرسال البريد والطرود.
- حفظ سجلات دقيقة للبريد الوارد والصادر، مع ضمان التعامل الآمن مع الشحنات السرية.
متابعة المهام وبنود العمل
- حفظ وتحديث قوائم متابعة بنود العمل الناتجة عن الاجتماعات والتوجيهات التنفيذية.
- متابعة أصحاب المصلحة المسؤولين عن المهام المسندة وتوثيق تحديثات التقدم.
- إعداد تحديثات دورية للرئيس التنفيذي بشأن تقدم بنود العمل واكتمالها.
مسؤوليات الدور
الكفاءة في الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب مهارات محدثة، ناعمة وتقنية، مرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخططة لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التنفيذ.
- استخدام الموارد بفاعلية لتحقيق الأهداف ضمن كفاءة التكلفة والوقت.
- تقديم تقرير دوري يتضمن تفاصيل الانحرافات وتنفيذ المهام المخططة.
حل المشكلات
- حل المشكلات ذات الصلة عند ظهورها وتصعيد المشكلات التشغيلية المعقدة.
الجودة
- ضمان متطلبات الجودة لتطوير عمليات وإجراءات فعالة لمراقبة الجودة، بما في ذلك مواصفات المنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين إجراءات العمل
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات وتعليمات العمل المكتوبة والمحددة بوضوح، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط السلامة والجودة والإدارة البيئية ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من 4 إلى 6 سنوات.
الكفاءات التقنية والوظيفية
- إعداد التقارير عند الحاجة.
- معايير وإجراءات التوثيق الكتابي والأعمال المكتبية.
- إدارة الوثائق.
- إعداد الوثائق.
- تنسيق قاعات المؤتمرات.
