يتولى السكرتير التنفيذي تقديم خدمات سكرتارية وإدارية متكاملة لرؤساء الأقسام، إلى جانب تنفيذ المهام المكتبية العامة التي تتطلب المسؤولية والسرية. ويشمل الدور توجيه المراجعين والاتصالات باعتباره نقطة الاتصال الأولى، وإدارة الوقت والمراسلات، والمساهمة في قيادة موظفي الإدارة.
المسؤوليات
- اتباع جميع إجراءات الإدارة ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.
- متابعة العمليات اليومية المرتبطة بالمهام الخاصة في الإدارة لضمان استمرارية العمل.
- الإشراف على أنشطة وأعمال المستويات 1 و2 و3، بما يضمن تنفيذ جميع الأعمال ضمن نطاق محدد من أنشطة وحدة الإدارة بكفاءة.
- تقديم خدمة سكرتارية وإدارية متكاملة لرؤساء الوظائف أو للإدارة، لتيسير الإجراءات وتمكينهم من التركيز على الأنشطة الأساسية.
- تقديم خدمة متكاملة للمراسلات، بما في ذلك توجيهها عند الحاجة وإعداد الردود المناسبة، لضمان التعامل مع جميع المراسلات بكفاءة.
- إدارة الوقت وجدول المواعيد للمديرين، بما يضمن قدرتهم على حضور جميع الاجتماعات المهمة في مواعيدها المحددة.
- إبلاغ تعليمات أو توجيهات رئيس القسم إلى الأفراد و/أو الإدارات المعنية، وتوفير المعلومات من المديرين الآخرين والحصول عليها منهم.
- مراقبة استخدام الأدوات المكتبية وبدء إجراءات إعادة التوريد للحفاظ على مستويات الإمداد.
المؤهلات والمتطلبات الأكاديمية
التعليم
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة
- خبرة من سنتين إلى أربع سنوات في مجال ذي صلة.
المهارات
- الفطنة التجارية.
- مهارات اللغة الإنجليزية.
- مهارات الكتابة المهنية.
- الإلمام بتقنية المعلومات والحاسب الآلي.
- مهارات العرض والتيسير.
