يتولى شاغل وظيفة المنسق إدارة الوظائف المكتبية والكتابية والإدارية في المنطقة أو الخدمة المسندة، إلى جانب تنفيذ المهام الإضافية التي تحددها مجموعة السكرتارية أو التي تقتضيها احتياجات دعم العيادة. ويجمع الدور بين تنظيم السجلات والوثائق، وتنسيق الاتصالات والوصول، ودعم الأعمال الإدارية المرتبطة بخدمات المرضى.
كما يسهم شاغل الوظيفة في رضا المرضى وتثقيفهم عند الحاجة، مع الالتزام بقيم الرعاية المتمحورة حول الشخص، والتحسين المستمر، والسرية، والسلامة، والأمن السيبراني، ومدونة السلوك والمعايير الأخلاقية المعتمدة لدى مجموعة فقيه للرعاية الصحية.
الوصف الوظيفي
المهام والمسؤوليات
- إنشاء أنظمة حفظ إلكترونية وورقية والمحافظة عليها، مع التأكد من تسمية الملفات وتأريخها وتنظيمها بوضوح.
- الاحتفاظ بالبيانات أو حذفها وفقًا لسياسة الاحتفاظ بالسجلات، والمحافظة على ترتيب بيئة المكتب ونظافتها.
- استخدام تطبيقات مكتبية متعددة بفاعلية وكفاءة.
- إدارة الاتصالات والوصول من خلال الرد على المكالمات الهاتفية، واستقبال الزوار، وتنظيم دخولهم وفق المواعيد المجدولة، والتعامل مع البريد الوارد في الوقت المناسب.
- مسح مستندات المرضى المطلوبة ضوئيًا وتحميلها إلى نظام السجلات الطبية الإلكترونية.
- استخدام المهارات الكتابية لإعداد المستندات وكتابة التقارير وتجهيز جداول البيانات.
- طلب مستلزمات المكتب والمعدات الطبية وغير الطبية وتنظيمها وإدارتها حسب الحاجة.
- إجراء جولات هادفة في الوحدة للتأكد من رضا المرضى، وتقديم التثقيف للمرضى عند الحاجة، مع إظهار مهارات التواصل المتعاطف.
- تنفيذ أي مهام أخرى تُسند إليه ضمن نطاق الوظيفة.
التحسين المستمر والمسؤوليات العامة
- تنفيذ جميع الواجبات والمهام بطريقة تدعم قيم الرعاية المتمحورة حول الشخص لدى مجموعة فقيه.
- المساهمة بفاعلية في مبادرات التحسين المستمر ضمن نطاق الوظيفة.
- الالتزام ببروتوكولات السلامة والمبادرة إلى معالجة أي مخاوف تتعلق بالسلامة في العمل.
- الحفاظ على السرية التامة لجميع المعلومات الحساسة التي يتم الوصول إليها أو الاطلاع عليها أثناء العمل.
- الالتزام بسياسات ومعايير الأمن السيبراني لحماية أنظمة مجموعة فقيه، والمشاركة في تدريبات ومبادرات التوعية للوقاية من التهديدات السيبرانية.
- الالتزام بمدونة السلوك والسياسات والمعايير الأخلاقية لدى مجموعة فقيه للرعاية الصحية ودعمها.
- إكمال التعليم الإلزامي وفقًا للمتطلبات، على ألا يقل ذلك عن شهر واحد قبل انتهاء صلاحيته.
المتطلبات
المهارات والقدرات
- مهارات جيدة في استخدام الحاسوب والقدرة على إدخال البيانات، مع الإلمام ببرامج Microsoft Excel وMicrosoft Outlook وMicrosoft Word وMicrosoft PowerPoint.
- مهارات جيدة في التحليل وحل المشكلات.
- مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء.
- القدرة على حفظ السجلات بصورة جيدة ودقيقة.
الخبرة
- خبرة لا تقل عن سنتين بصفة مساعد إداري مطلوبة، ويفضل أن تكون مصحوبة بخبرة في المستشفيات أو بيئة الرعاية الصحية.
التعليم
- يفضل الحصول على درجة علمية في الإدارة أو في مجال ذي صلة.
اللغة
- إجادة ممتازة للغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، مع تفضيل إجادة اللغة العربية.
التراخيص والشهادات
- لا ينطبق.