يتولى شاغل وظيفة سكرتير ومسؤول مراقبة الوثائق إدارة نظام مراقبة الوثائق أو نظام إدارة الوثائق، بما يضمن تسجيل المستندات وتتبعها وحفظها وتوزيعها وأرشفتها بطريقة منظمة. كما يدعم الدور سير الأعمال الإدارية وتنسيق الوثائق بين الفرق الداخلية والاستشاريين والمقاولين وغيرهم من أصحاب المصلحة، مع الحفاظ على دقة السجلات واكتمالها وإغلاق البنود المفتوحة في الوقت المناسب.
يشمل نطاق العمل وثائق المشاريع والعقود والمناقصات والمراسلات والاجتماعات والمستندات الفنية والتنظيمية، مع الالتزام بإجراءات الشركة ومعايير الجودة والسلامة والبيئة والمعايير الدولية ذات الصلة.
الملخص الوظيفي
المسؤولية عن الحفاظ على نظام مراقبة الوثائق أو نظام إدارة الوثائق، وضمان التسجيل والتتبع والحفظ والتوزيع والأرشفة السليمة للمستندات. كما يتعين الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة للوثائق الواردة إلى الإدارة، والتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين للحصول على التحديثات والتأكيدات المطلوبة.
الأدوار والمسؤوليات
- استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكتروني وفقًا لمتطلبات الشركة وتعليمات المدير المباشر.
- تقديم الدعم في مراقبة الوثائق والدعم الإداري للفريق المعني.
- تسجيل وحفظ سجلات جميع المراسلات والخطابات ومحاضر الاجتماعات والرسومات والتقديمات الفنية وغيرها من الوثائق الواردة والصادرة باللغة العربية و/أو الإنجليزية.
- الحفاظ على سجل للبريد الوارد والصادر، بما في ذلك الختم والتسجيل والتوزيع والتعميم.
- التحكم في الوثائق والمراسلات ومحاضر الاجتماعات والقرارات والوثائق التأسيسية والتراخيص والتصاريح والاتفاقيات والخطابات وغيرها من المستندات ذات الصلة، وتتبعها وإصدارها عند الحاجة، بما في ذلك الوثائق الواردة من الإدارات وشركات المشاريع وأصحاب المصلحة.
- استلام الوثائق وتسجيلها وتوزيعها، ودعم تنسيق الأنشطة الإدارية ومتابعتها لتيسير سير العمل بكفاءة.
- إنشاء نظام حفظ الوثائق ومراقبته وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية المعتمدة في الشركة.
- حفظ الملفات وسجلات التتبع، وضمان إحكام السيطرة عند إخراج الوثائق أو الملفات من نظام الحفظ.
- المتابعة مع الأشخاص المعنيين لضمان إعادة الملفات أو إغلاق الوثائق العالقة في الوقت المناسب.
- الحفاظ على وثائق المناقصات وضمان التحكم المناسب في المستندات الأصلية.
- ضمان تنظيم جميع الملفات الورقية والإلكترونية والحفاظ عليها بطريقة سليمة.
- جمع الاتصالات الواردة وتسجيلها وتوزيعها على الأشخاص المعنيين حسب الحاجة.
- تطبيق نظام حفظ منسق ومتسق والحفاظ عليه، مع ضمان تحديث جميع السجلات والاحتفاظ بها وفقًا لإجراءات الجودة والسلامة والبيئة.
- التنسيق مع الفرق الداخلية وأعضاء الفريق والاستشاريين الخارجيين والمقاولين وغيرهم من أصحاب المصلحة لتيسير تدفقات الوثائق وضمان إغلاق حالات الوثائق بطريقة صحيحة.
- متابعة بنود مراقبة الوثائق المفتوحة مع أصحاب المصلحة المعنيين حتى إغلاقها.
- الحفاظ على وثائق المشاريع وفقًا لمعايير المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) المعمول بها.
- إدارة الإرسال الإلكتروني للوثائق.
- إدخال البيانات والحفاظ على قواعد البيانات المتعلقة باستلام الوثائق وتوزيعها وتتبعها.
- التنسيق مع أعضاء الفريق والسكرتيرين والموظفين الآخرين لضمان دقة السجلات واكتمالها.
- أرشفة وثائق العقود والمشاريع وضمان بقاء سجلات الأرشيف محدثة.
- دعم إتمام وتسليم الوثائق بنجاح عند طلب المدير المباشر.
- ضمان إجراء نسخ احتياطية إلكترونية دورية ومنتظمة لوثائق المشاريع.
- الالتزام بجميع السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات التنظيمية والإدارية ذات الصلة.
- المساهمة في مبادرات وبرامج ومشاريع التحسين المستمر بما يتوافق مع المعايير التنظيمية.
- تنفيذ أي مهام أو واجبات أخرى ذات صلة وفقًا للتوجيهات.
المواصفات الوظيفية
المؤهلات التعليمية
مفضلة: درجة جامعية.
الخبرة
مطلوبة: خبرة لا تقل عن سنتين في العمل مسؤولًا عن مراقبة الوثائق، إلى جانب خبرة في العمل باستخدام أنظمة مراقبة الوثائق أو أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
المهارات المطلوبة
- المعرفة والخبرة في مراقبة الوثائق وأنظمة إدارة الوثائق.
- مهارات ممتازة في إعداد التقارير.
- مهارات ممتازة في التواصل باللغة الإنجليزية.
- إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس.
- المعرفة ببرنامج بريمافيرا والبرامج الأخرى ذات الصلة.
- مهارات جيدة في حفظ الوثائق وتتبعها وأرشفتها وإدارة السجلات.
- القدرة على التنسيق بفعالية مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
الكفاءات الأساسية
- تحمل المسؤولية.
- التعاون.
- تحقيق النتائج.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- تبني الابتكار.
- النزاهة والاحترام.
ظروف العمل
القدرة على إدارة وثائق وطلبات وأولويات متعددة مع الحفاظ على الدقة وضمان إنجاز أنشطة مراقبة الوثائق في الوقت المناسب.