يتولى مدير مكتب إدارة المشاريع المؤسسي الإشراف على محفظة المشاريع لضمان توافقها مع الأهداف الاستراتيجية وتحقيق قيمة الأعمال. كما يضع حوكمة مكتب إدارة المشاريع، ويراقب أداء المحفظة، ويقدم التقارير والرؤى التنفيذية لدعم اتخاذ القرارات الفعّالة وإنجاح تنفيذ المشاريع.
مجالات المساءلة الرئيسية
إدارة المحفظة والمواءمة الاستراتيجية
- الإشراف على محفظة المشاريع وأدائها.
- ضمان توافق المشاريع مع استراتيجية المؤسسة وأهدافها.
- متابعة تحقيق فوائد المحفظة وتسليم القيمة.
- دعم قرارات ترتيب المشاريع وتحديد تسلسل تنفيذها.
حوكمة مكتب إدارة المشاريع والمنهجية
- وضع سياسات وأطر ومعايير مكتب إدارة المشاريع والمحافظة عليها.
- ضمان التطبيق المتسق لمنهجيات إدارة المشاريع.
- متابعة الالتزام بمتطلبات الحوكمة.
- قيادة التحسين المستمر لعمليات وأدوات مكتب إدارة المشاريع.
الإشراف على المحفظة والرقابة عليها
- متابعة صحة المشاريع وتقدمها وأدائها على مستوى المحفظة.
- مراجعة مخاطر المشاريع ومشكلاتها واعتمادياتها.
- الإشراف على عمليات ضبط التغيير على مستوى المحفظة.
- تقديم التوجيه والدعم لمديري المشاريع.
التقارير والدعم التنفيذي
- تجميع تقارير ولوحات معلومات المحفظة.
- تزويد الإدارة برؤى وتوصيات بشأن أداء المشاريع.
- دعم مجالس الحوكمة واللجان التوجيهية.
- تيسير اجتماعات مراجعة المحفظة وعمليات اتخاذ القرار.
إدارة الموارد والجودة والموردين
- متابعة توزيع الموارد والطاقة الاستيعابية عبر المشاريع.
- إجراء مراجعات المشاريع وأنشطة ضمان الجودة.
- دعم بدء المشاريع وإعداد دراسات الجدوى وتطوير نطاق العمل.
- المشاركة في تقييم الموردين واختيارهم ومتابعة أدائهم.
المساءلة الوظيفية
الكفاءة في إدارة الموارد البشرية
- القدرة على استقطاب أصحاب الأداء المرتفع والتعرف عليهم وتنميتهم وإبرازهم، بما يسهم في إنشاء صف ثانٍ قوي من الإدارة.
- القدرة على التعرف على أصحاب الأداء المنخفض وتوجيههم لتحسين أدائهم أو الاستغناء عنهم.
- معاملة المرؤوسين على قدم المساواة دون أي تمييز.
- اعتماد أداء المرؤوسين الذي يؤدي إلى النتائج المخططة معيارًا للتقييم.
- ضمان توافر مصفوفة تفويض الصلاحيات بما يتيح التفويض الكافي وفقًا لسياسة الشركة.
المسؤولية
- تحمل المسؤولية الكاملة عن العمليات وفقًا للوصف الوظيفي والمخرجات المطلوبة من الوظيفة، مع مراعاة إرشادات الشركة العامة.
- القدرة على استباق المشكلات واتخاذ الخطوات الاستباقية اللازمة لمنعها.
- القدرة على اتخاذ القرارات اللازمة والصحيحة في الوقت المناسب.
التنفيذ
- تحقيق النتائج المطلوبة في الوقت المحدد وبالجودة والتكلفة المطلوبتين.
- إحداث فرق ملموس في نطاق العمليات وتجاوز توقعات الأعمال.
تخطيط الأعمال والأداء
- القدرة على تحويل أهداف الشركة إلى خطط أعمال.
- القدرة على تخطيط تلك الخطط ومتابعتها وتنفيذها، سواء كانت خططًا سنوية أو تطويرية.
- متابعة أداء الخطط وبدء الإجراءات اللازمة لتعزيز النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية وفقًا لذلك.
- تقديم تقارير دورية عن تقدم العمل.
- تحمل مسؤولية متابعة الميزانيات والمصروفات والرقابة عليها لتحقيق الكفاءة المثلى من حيث التكلفة.
التطوير التنظيمي
- تطوير الهيكل التنظيمي وفقًا للمتطلبات الحالية، مع مراعاة الخطط المستقبلية وخطط التطوير.
- ضمان توافر الأوصاف الوظيفية لجميع الأدوار الوظيفية ونشرها.
تحسين إجراءات الأعمال
- تطوير وتنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات المكتوبة والواضحة، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
- الإلمام بحلول تقنية المعلومات والقدرة على التعامل معها، لا سيما الحلول المرتبطة بالوظيفة والأعمال.
- تعزيز الأنظمة المؤتمتة واستخدامها بالكامل لنشر ثقافتها.
الجودة
- تُعد الجودة الميزة التنافسية الأساسية لشركة الفنار، ولذلك يُتوقع من المديرين التصرف وفقًا لذلك.
التكيف
- التكيف مع التقنيات والأساليب البديلة والهياكل الإدارية ونماذج الأعمال الجديدة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان توفير بيئة عمل آمنة ومأمونة ومتوافقة مع الأنظمة وفقًا للوائح والمعايير المعتمدة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من 10 إلى 15 سنة.
الكفاءات التقنية/الوظيفية
- تخطيط الأعمال.
- إدارة المشاريع.
- منهجية إدارة المشاريع.
- أدوات إدارة المشاريع.
- التواصل.
