الغرض من الوظيفة
يتمثل دور أخصائي مكتب إدارة المشاريع في تقديم الدعم لإدارة المشاريع عبر المتابعة الفعالة، وإعداد التقارير، والحوكمة، وإدارة الوثائق، وتنسيق أصحاب المصلحة. ويسهم الدور في ضمان تنفيذ المشاريع بما يتوافق مع المعايير والمتطلبات المعتمدة لمكتب إدارة المشاريع.
مجالات المساءلة الرئيسية
توثيق المشاريع وإعداد التقارير
- دعم مديري المشاريع في إعداد وثائق إدارة المشاريع المطلوبة وصيانتها وتقديمها، بما يتوافق مع معايير وإجراءات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.
- الحفاظ على معلومات المشاريع وتقارير الحالة والسجلات ذات الصلة وتحديثها ضمن أدوات إعداد التقارير المعتمدة و/أو نظم معلومات إدارة المشاريع (PMIS).
دعم الاجتماعات ومتابعة الإجراءات
- دعم مديري المشاريع في إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيقها، بما يشمل الاجتماعات التي يشارك فيها القياديون وأصحاب المصلحة في الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة.
- الحفاظ على سجلات متابعة الإجراءات والتواصل مع أصحاب المصلحة المسؤولين ومتابعتهم لضمان إتمام الإجراءات المتفق عليها وإغلاقها في الوقت المناسب.
متابعة المشاريع والامتثال
- دعم مديري المشاريع في تحديد المخاطر والمشكلات على مستوى المشروع ومتابعتها، إلى جانب متابعة إجراءات التخفيف المطلوبة.
- متابعة حالة المشاريع الموكلة وتقدمها، والتنسيق مع مديري المشاريع عند الحاجة لدعم التسليم في الوقت المناسب والالتزام بمتطلبات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.
- دعم مديري المشاريع في ضمان امتثال المشاريع ذات الصلة بمتطلبات حوكمة مكتب إدارة المشاريع، بما في ذلك عمليات البوابات المرحلية والموافقات والوثائق المطلوبة.
الحوكمة وإدارة الوثائق
- دعم التنظيم السليم لوثائق المشاريع وصيانتها وأرشفتها عند استكمال مراحل المشروع و/أو إغلاقه.
- ضمان حفظ سجلات المشاريع وفق هياكل المجلدات المعتمدة، واتفاقيات تسمية الملفات، وضبط الوثائق، وضبط الإصدارات، ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات.
ملكية المشروع
- دعم إدارة المشاريع أو المبادرات منخفضة التعقيد الموكلة، بدءًا من مرحلة الإطلاق وحتى الإغلاق، مع الحصول على التوجيه والدعم المناسبين من مدير المشروع.
- ضمان تنفيذ المشاريع الموكلة وفق النطاق والجداول الزمنية والمخرجات ومتطلبات الحوكمة المتفق عليها.
تنسيق أصحاب المصلحة
- التنسيق والتعاون مع مديري المشاريع وأصحاب المصلحة في الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة لتيسير التواصل والتنفيذ الفعال للمشاريع.
- دعم أنشطة التنسيق والمتابعة متعددة الوظائف وفق توجيهات مدير مكتب إدارة المشاريع أو مدير المشروع.
المساءلة في الدور
الكفاءة في الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب المهارات الشخصية والتقنية المحدثة المرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التنفيذ.
- استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف ضمن تكلفة ووقت كفؤين.
- تقديم تقرير دوري يوضح الانحرافات وتنفيذ المهام المخطط لها وفق الصيغة المحددة.
حل المشكلات
- حل المشكلات ذات الصلة عند حدوثها وتصعيد المشكلات التشغيلية المعقدة.
الجودة
- ضمان استيفاء متطلبات الجودة لتطوير عمليات وضوابط جودة فعالة، بما في ذلك المواصفات الخاصة بالمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين إجراءات الأعمال
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات المكتوبة والمحددة بوضوح، والسعي إلى اغتنام فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من سنتين إلى أربع سنوات.
الكفاءات التقنية والوظيفية
- تخطيط الأعمال.
- إدارة المشاريع.