يقدم أخصائي مكتب إدارة المشاريع الدعم في إدارة المشاريع من خلال المتابعة الفعالة وإعداد التقارير والحوكمة وإدارة الوثائق والتنسيق مع أصحاب المصلحة. ويسهم الدور في ضمان تنفيذ المشاريع بما يتوافق مع المعايير والمتطلبات المعتمدة لمكتب إدارة المشاريع.
يتولى شاغل الدور دعم مديري المشاريع في الأعمال المرتبطة بالتوثيق والمتابعة والامتثال وإدارة المشاريع منخفضة التعقيد، إلى جانب تنسيق التواصل بين الأطراف المعنية ومتابعة تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
مجالات المساءلة الرئيسية
توثيق المشاريع وإعداد التقارير
- دعم مديري المشاريع في إعداد وثائق إدارة المشاريع المطلوبة وصيانتها وتقديمها وفقًا لمعايير وإجراءات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.
- الحفاظ على معلومات المشاريع وتقارير الحالة والسجلات ذات الصلة وتحديثها ضمن أدوات إعداد التقارير المعتمدة و/أو أنظمة معلومات إدارة المشاريع.
دعم الاجتماعات ومتابعة الإجراءات
- دعم مديري المشاريع في إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيقها، بما يشمل الاجتماعات التي تضم القيادات وأصحاب المصلحة في الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة.
- الحفاظ على سجلات متابعة الإجراءات والتواصل مع أصحاب المصلحة المسؤولين لضمان إنجاز الإجراءات المتفق عليها وإغلاقها في الوقت المناسب.
متابعة المشاريع والامتثال
- دعم مديري المشاريع في تحديد المخاطر والمشكلات على مستوى المشروع ومراقبتها ومتابعة إجراءات التخفيف المطلوبة.
- مراقبة حالة المشاريع المسندة وتقدمها والتنسيق مع مديري المشاريع، عند الحاجة، لدعم التسليم في الوقت المناسب والالتزام بمتطلبات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.
- دعم مديري المشاريع في ضمان امتثال المشاريع المعنية لمتطلبات حوكمة مكتب إدارة المشاريع، بما في ذلك عمليات بوابات المراحل والموافقات والوثائق المطلوبة.
الحوكمة وإدارة الوثائق
- دعم تنظيم وثائق المشاريع وصيانتها وأرشفتها بصورة صحيحة عند إتمام مراحل المشروع و/أو إغلاقه.
- ضمان حفظ سجلات المشاريع وفق هياكل المجلدات المعتمدة وقواعد تسمية الملفات ومتطلبات ضبط الوثائق وإدارة الإصدارات والاحتفاظ بالسجلات.
ملكية المشروع
- دعم إدارة المشاريع أو المبادرات منخفضة التعقيد المسندة من مرحلة البدء حتى الإغلاق، مع الحصول على التوجيه والدعم المناسبين من مدير المشروع.
- ضمان تنفيذ المشاريع المسندة وفق النطاق والجداول الزمنية والمخرجات ومتطلبات الحوكمة المتفق عليها.
التنسيق مع أصحاب المصلحة
- التنسيق والتعاون مع مديري المشاريع وأصحاب المصلحة في الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة لتيسير التواصل والتنفيذ الفعال للمشاريع.
- دعم أنشطة التنسيق والمتابعة بين الوظائف المختلفة وفقًا لتوجيهات مدير مكتب إدارة المشاريع أو مدير المشروع.
المساءلة عن الدور
الكفاءة في الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب المهارات الشخصية والتقنية المحدّثة المرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التسليم.
- استخدام الموارد بفاعلية لتحقيق الأهداف ضمن كفاءة التكلفة والوقت.
- تقديم تقرير دوري يوضح انحرافات المهام المخطط لها وتنفيذها وفق التنسيق المطلوب.
حل المشكلات
- حل المشكلات ذات الصلة عند ظهورها وتصعيد المسائل التشغيلية المعقدة.
الجودة
- ضمان استيفاء متطلبات الجودة لتطوير ضوابط وعمليات فعالة للجودة، بما في ذلك المواصفات الخاصة بالمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين إجراءات العمل
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات والتعليمات المكتوبة والمحددة بوضوح، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
- من سنتين إلى أربع سنوات.
الكفاءات التقنية والوظيفية
- تخطيط الأعمال.
- إدارة المشاريع.
