الغرض من الوظيفة
يتولى أخصائي دعم الأنظمة السمعية والبصرية الحفاظ على الجاهزية التشغيلية لأنظمة الصوت والصورة وعقد مؤتمرات الفيديو في غرف الاجتماعات. ويشمل ذلك إجراء الفحوصات الدورية، ومعالجة المشكلات الفنية، وتنسيق أعمال الصيانة والإصلاح، وضمان بقاء مساحات الاجتماعات متاحة وجاهزة للاستخدام باستمرار.
مجالات المساءلة الرئيسية
جاهزية غرف الاجتماعات
- إجراء الفحوصات المجدولة للتأكد من أن تقنيات غرف الاجتماعات تعمل وجاهزة للاستخدام.
- اختبار الشاشات والكاميرات والميكروفونات ومكبرات الصوت ولوحات التحكم ومعدات المؤتمرات وأجهزة حجز الغرف.
- التأكد من توفر الكابلات والمحولات وأجهزة التحكم عن بُعد وغيرها من الملحقات المطلوبة، وتنظيمها بالشكل المناسب.
- الحفاظ على غرف الاجتماعات وفق إعدادات التقنية ومعايير التشغيل المعتمدة.
- إعطاء الأولوية لفحص الغرف المستخدمة للاجتماعات التنفيذية والفعاليات المهمة والغرف عالية الاستخدام.
الدعم الفني
- الاستجابة السريعة للحوادث التي تؤثر في أنظمة غرف الاجتماعات وعقد مؤتمرات الفيديو.
- تشخيص ومعالجة المشكلات الشائعة المتعلقة بالصوت والصورة والاتصال وأنظمة التحكم والمعدات.
- مساعدة المستخدمين على بدء الاجتماعات ومشاركة المحتوى وتوصيل الأجهزة واستخدام منصات المؤتمرات.
- تقديم الدعم في الموقع للاجتماعات المهمة عند الحاجة.
- تصعيد المشكلات المعقدة أو المتكررة إلى فريق تقنية المعلومات المختص أو المورد أو مقدم الخدمة المناسب.
الصيانة والتنسيق
- تنفيذ أعمال الصيانة الوقائية الأساسية وعمليات إعادة ضبط المعدات أو فحوصات الإعدادات المعتمدة.
- تسجيل الأعطال وتنسيق أعمال الإصلاح والاستبدال والزيارات الفنية مع الموردين ومقدمي الخدمات.
- متابعة طلبات الخدمة المفتوحة حتى حلها، والتأكد من تشغيل الغرف قبل إغلاق الطلبات.
- دعم تركيب معدات غرف الاجتماعات الجديدة أو المطورة واختبارها وقبولها.
- تنسيق أعمال الصيانة المخطط لها لتقليل تأثيرها في إتاحة الغرف.
التحكم في المعدات والأصول
- الحفاظ على سجل دقيق لمعدات غرف الاجتماعات وملحقاتها والأجهزة الاحتياطية.
- مراقبة حالة المعدات وتوفرها، والإبلاغ عن احتياجات الاستبدال.
- التأكد من تعريف المعدات المعطلة وإخراجها من الخدمة وتتبعها لأغراض الإصلاح أو الاستبدال.
- دعم تخطيط دورة حياة المعدات من خلال تقديم معلومات عن الأعطال والاستخدام والمشكلات المتكررة.
- الحفاظ على سجلات إعدادات الغرف والمعدات المعتمدة.
مراقبة الخدمة والتوثيق
- تسجيل الحوادث والإجراءات المتخذة وعمليات التصعيد والحلول في نظام إدارة خدمات تقنية المعلومات.
- الحفاظ على قوائم فحص الغرف وسجلات المعدات وتعليمات التشغيل وأدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
- تتبع مدى توفر الغرف والأعطال المتكررة وأوقات الاستجابة والمشكلات غير المحلولة.
- إعداد تقارير دورية عن حالة جاهزية غرف الاجتماعات وأداء الخدمة.
- تحديد المشكلات المتكررة واقتراح تحسينات عملية.
معايير وإجراءات تقنية المعلومات
- اتباع إجراءات التشغيل المعتمدة لتقنية المعلومات ومتطلبات إدارة التغيير.
- الحفاظ على أنظمة غرف الاجتماعات وفق الإعدادات والمعايير الفنية المعتمدة.
- تنسيق تغييرات الإعدادات وتحديثات الأنظمة ومتطلبات الوصول مع فريقي تقنية المعلومات والأمن السيبراني المعنيين.
- الإبلاغ عن التغييرات غير المصرح بها أو السلوك غير المعتاد للأنظمة إلى الفريق المختص.
المساءلة الوظيفية
الكفاءة في الموارد البشرية
- القدرة على اكتساب مهارات محدثة ومهارات فنية مرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التنفيذ.
- استخدام الموارد بفعالية لتحقيق الأهداف ضمن كفاءة مناسبة من حيث التكلفة والوقت.
- تقديم تقرير دوري مُنسق يوضح الانحرافات وتنفيذ المهام المخطط لها.
حل المشكلات
- حل المشكلات ذات الصلة وتصعيد أي مشكلات تشغيلية معقدة.
الجودة
- ضمان متطلبات الجودة وتطوير ضوابط وعمليات فعالة للجودة، بما يشمل مواصفات المنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين إجراءات الأعمال
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات والتعليمات المكتوبة بوضوح، والسعي إلى فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال للأنظمة وتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في علوم الحاسب أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من سنتين إلى أربع سنوات.
الكفاءات الفنية والوظيفية
- أدوات وتقنيات تشفير أمن البيانات.
- تقنيات الشبكات الناشئة.
- تقنيات مكاتب الدعم.
- الأدوات والمنتجات التقنية.
- المعرفة بقطاع التقنية.
- منصات التقنية.