يتولى أخصائي دعم الأنظمة السمعية والبصرية الحفاظ على الجاهزية التشغيلية لأنظمة الصوت والصورة وعقد المؤتمرات المرئية في غرف الاجتماعات. ويشمل ذلك إجراء الفحوصات الدورية، ومعالجة المشكلات التقنية، وتنسيق أعمال الصيانة والإصلاح، وضمان بقاء مساحات الاجتماعات متاحة وجاهزة للاستخدام بصورة مستمرة.
يركز الدور على دعم تشغيل غرف الاجتماعات وفق الإعدادات التقنية والمعايير التشغيلية المعتمدة، مع توثيق الأعطال والإجراءات المتخذة ومتابعة أداء الخدمة والتنسيق مع فرق تقنية المعلومات والموردين ومقدمي الخدمات عند الحاجة.
مجالات المسؤولية الرئيسية
جاهزية غرف الاجتماعات
- إجراء الفحوصات المجدولة للتأكد من أن تقنيات غرف الاجتماعات تعمل وجاهزة للاستخدام.
- اختبار الشاشات والكاميرات والميكروفونات ومكبرات الصوت ولوحات التحكم وتجهيزات المؤتمرات وأجهزة حجز الغرف.
- التأكد من توافر الكابلات والمحولات وأجهزة التحكم عن بُعد وغيرها من الملحقات المطلوبة وتنظيمها بالشكل المناسب.
- الحفاظ على غرف الاجتماعات وفق إعدادات التقنية ومعايير التشغيل المعتمدة.
- إعطاء الأولوية لفحص الغرف المخصصة لاجتماعات المسؤولين التنفيذيين والفعاليات المهمة والغرف مرتفعة الاستخدام.
الدعم الفني
- الاستجابة السريعة للحوادث المؤثرة في أنظمة غرف الاجتماعات والمؤتمرات المرئية.
- تشخيص المشكلات الشائعة المتعلقة بالصوت والصورة والاتصال وأنظمة التحكم والمعدات ومعالجتها.
- مساعدة المستخدمين في بدء الاجتماعات ومشاركة المحتوى وتوصيل الأجهزة واستخدام منصات المؤتمرات.
- تقديم الدعم في الموقع للاجتماعات المهمة عند الحاجة.
- تصعيد المشكلات المعقدة أو المتكررة إلى فريق تقنية المعلومات أو المورد أو مقدم الخدمة المختص.
الصيانة والتنسيق
- تنفيذ أعمال الصيانة الوقائية الأساسية وعمليات إعادة ضبط المعدات أو فحوصات الإعداد المعتمدة.
- تسجيل الأعطال وتنسيق أعمال الإصلاح والاستبدال والزيارات الفنية مع الموردين ومقدمي الخدمات.
- متابعة طلبات الخدمة المفتوحة حتى حلها والتأكد من تشغيل الغرف قبل إغلاق الطلبات.
- دعم تركيب معدات غرف الاجتماعات الجديدة أو المطورة واختبارها وقبولها.
- تنسيق أعمال الصيانة المجدولة للحد من تأثيرها في توافر الغرف.
التحكم في المعدات والأصول
- الحفاظ على سجل دقيق لمعدات غرف الاجتماعات وملحقاتها والأجهزة الاحتياطية.
- مراقبة حالة المعدات وتوافرها والإبلاغ عن احتياجات الاستبدال.
- التأكد من تحديد المعدات المعطلة وإخراجها من الخدمة وتتبعها للإصلاح أو الاستبدال.
- دعم تخطيط دورة حياة المعدات من خلال تقديم معلومات عن الأعطال والاستخدام والمشكلات المتكررة.
- الحفاظ على سجلات إعدادات الغرف والمعدات المعتمدة.
مراقبة الخدمة والتوثيق
- تسجيل الحوادث والإجراءات المتخذة وحالات التصعيد والحلول في نظام إدارة خدمات تقنية المعلومات.
- الحفاظ على قوائم فحص الغرف وسجلات المعدات وتعليمات التشغيل وأدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
- متابعة توافر الغرف والأعطال المتكررة وأوقات الاستجابة والمشكلات غير المحلولة.
- تقديم تقارير دورية عن جاهزية غرف الاجتماعات وأداء الخدمة.
- تحديد المشكلات المتكررة واقتراح تحسينات عملية.
معايير وإجراءات تقنية المعلومات
- اتباع إجراءات التشغيل المعتمدة لتقنية المعلومات ومتطلبات إدارة التغيير.
- الحفاظ على أنظمة غرف الاجتماعات وفق الإعدادات المعتمدة والمعايير التقنية.
- تنسيق تغييرات الإعدادات وتحديثات الأنظمة ومتطلبات الوصول مع فرق تقنية المعلومات والأمن السيبراني المعنية.
- الإبلاغ عن التغييرات غير المصرح بها أو السلوك غير المعتاد للأنظمة إلى الفريق المختص.
مسؤوليات الدور
الكفاءة المهنية
- القدرة على اكتساب مهارات محدثة ناعمة وتقنية مرتبطة بالوظيفة.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخططة لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التنفيذ.
- استخدام الموارد بفاعلية لتحقيق الأهداف ضمن حدود الكفاءة من حيث التكلفة والوقت.
- تقديم تقرير دوري بالصيغة المحددة يوضح الانحرافات وتنفيذ المهام المخططة.
حل المشكلات
- حل المشكلات المتعلقة بالعمل وتصعيد المسائل التشغيلية المعقدة.
الجودة
- ضمان متطلبات الجودة لتطوير عمليات وضوابط فعالة للجودة، بما في ذلك مواصفات المنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
تحسين إجراءات العمل
- تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات والتعليمات المكتوبة بوضوح، والسعي إلى فرص الأتمتة قدر الإمكان.
الامتثال
- الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.
الصحة والسلامة والبيئة
- ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال التشريعي وتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة.
المؤهل الأكاديمي
درجة البكالوريوس في علوم الحاسب أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة العملية
من سنتين إلى أربع سنوات.
الكفاءات التقنية والوظيفية
- أدوات وتقنيات تشفير أمن البيانات.
- تقنيات الشبكات الناشئة.
- تقنيات مكاتب الدعم.
- الأدوات والمنتجات التقنية.
- المعرفة بقطاع التقنية.
- منصات التقنية.
