الوصف الوظيفي
تبحث نينجا عن موظف استقبال ليكون واجهة فرعها في الخبر، ويسهم في تقديم تجربة مهنية ومرحبة لكل من يزور مقر الفرع. يتجاوز الدور الرد على المكالمات، إذ يشمل إدارة مكتب الاستقبال، واستقبال الموظفين والزوار، وتنسيق الاجتماعات، ودعم احتياجات المكتب اليومية.
كما يتولى شاغل الوظيفة التأكد من جاهزية المكتب دائمًا لاستقبال الضيوف، بمن في ذلك القيادات العليا والمديرون والتنفيذيون على مستوى الإدارة العليا والمرشحون والشركاء الخارجيون.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والموظفين والمرشحين والضيوف الخارجيين ومساعدتهم بأسلوب مهني وودود.
- إدارة منطقة الاستقبال وتسجيل الزوار والرد على المكالمات والاستفسارات العامة.
- تنسيق غرف الاجتماعات والتأكد من تجهيزها بالكامل للاجتماعات والزوار وفق المواعيد المحددة.
- دعم احتياجات المكتب، بما في ذلك المستلزمات وخدمات التوصيل والمستندات والأعمال الإدارية العامة.
- التنسيق مع فرق الموارد البشرية والإدارة والمرافق والأمن وغيرها من الفرق لضمان سلاسة عمليات المكتب.
- متابعة أعمال صيانة المكتب وطلبات الموظفين والاحتياجات الإدارية اليومية.
- الحفاظ على بيئة مكتبية مهنية ومنظمة وحسنة المظهر.
- التعامل مع معلومات الشركة والزوار discretion وبسرية.
المتطلبات
- خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في الاستقبال أو مكتب الاستقبال أو الإدارة أو خدمة العملاء أو مجال مشابه.
- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة.
- مهارات قوية في التواصل باللغتين العربية والإنجليزية.
- متابعة مستلزمات المكتب والمواد الاستهلاكية والمحافظة عليها، بما في ذلك القرطاسية ومستلزمات الضيافة والأطعمة والمشروبات ومواد التنظيف والنظافة، والتأكد من توافرها باستمرار.
- مظهر وحضور ومهارات تواصل مهنية.
- قدرة ممتازة على التنظيم والانتباه إلى التفاصيل.
- القدرة على التعامل براحة مع كبار التنفيذيين والزوار وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- إجادة أساسية لاستخدام Microsoft Office.
- التحلي بروح المبادرة وتوجه خدمي، مع القدرة على إدارة مهام متعددة بسلاسة.