تعمل شركة سيارة منصةً رقميةً رائدة في قطاع السيارات، وتهدف إلى تحويل تجربة شراء السيارات في المملكة العربية السعودية عبر رحلة رقمية متكاملة تشمل توفير المركبات وفحصها وتجهيزها للعرض والتمويل والتأمين والتسليم.
ومع مواصلة الشركة نموها، تبحث عن مساعد تنفيذي منظم واستباقي وحريص على السرية، يتولى دعم التشغيل السلس والفعال لمكتب الإدارة التنفيذية. يركز الدور على تنسيق الأعمال اليومية للمكتب ومساندة القيادات العليا في إعداد الجداول والتواصل والمتابعات والتوثيق والتنسيق الإداري، ويتطلب قدرة استثنائية على التنظيم والانتباه إلى التفاصيل والتعامل السري مع المعلومات وإدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.
عن الوظيفة
يتولى المساعد التنفيذي ضمان التنسيق الفعال للعمليات اليومية لمكتب الإدارة التنفيذية ودعم القيادات العليا في الجدولة والتواصل والمتابعة والتوثيق وتنسيق الأعمال. وينبغي أن يتحمل شاغل الوظيفة مسؤولية مهامه، ويتوقع الاحتياجات، ويتابع الالتزامات حتى إنجازها، وينسق بفاعلية مع أصحاب المصلحة من القيادات العليا في مختلف أنحاء الشركة.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة الأنشطة اليومية والعمليات الإدارية لمكتب الإدارة التنفيذية.
- إدارة وتنسيق الجداول والاجتماعات والمواعيد والارتباطات المهنية.
- تنسيق الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والتأكد من استكمال جميع الترتيبات المطلوبة.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير والوثائق والمواد الأخرى عند الحاجة.
- المتابعة الدقيقة لبنود العمل والقرارات والالتزامات لضمان تنفيذها في الوقت المحدد.
- التنسيق مع رؤساء الإدارات وأصحاب المصلحة من القيادات العليا لضمان التوافق وفاعلية التواصل.
- العمل كنقطة تنسيق مركزية بين مكتب الإدارة التنفيذية وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى درجات التكتم.
- تنظيم رحلات العمل والاجتماعات والزيارات والخدمات اللوجستية ذات الصلة عند الحاجة.
- متابعة المواعيد النهائية المهمة والتسليمات وإجراءات المتابعة، والتنبيه استباقيًا إلى المسائل المعلقة أو العاجلة.
- دعم التخطيط للاجتماعات والفعاليات والأنشطة التجارية التنفيذية وتنفيذها.
- الحفاظ على سجلات ووثائق ومعلومات مكتب الإدارة التنفيذية دقيقة ومنظمة جيدًا.
- دعم المشروعات الخاصة والمبادرات المشتركة بين الإدارات وفقًا للتكليف.
- تحديد فرص تحسين العمليات الإدارية وزيادة كفاءة مكتب الإدارة التنفيذية.
- التعامل مع الطلبات والأولويات الطارئة بمهنية عالية وسرعة استجابة.
المتطلبات
- إتقان اللغة الإنجليزية إلزامي تحدثًا وكتابةً.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المكاتب أو دعم التنفيذيين أو إدارة الأعمال أو التنسيق أو مجال ذي صلة.
- تُعد الخبرة السابقة في دعم التنفيذيين على مستوى الإدارة العليا أو القيادات التنفيذية ميزة مفضلة بشدة.
- مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
- مهارات ممتازة في المتابعة والتنسيق.
- مهارات قوية في التواصل والعلاقات الشخصية.
- مستوى عالٍ من المهنية والتكتم والحفاظ على السرية.
- القدرة على إدارة أولويات متعددة والعمل بفاعلية تحت الضغط.
- اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات في حل المشكلات.
- إجادة استخدام Microsoft Office و/أو Google Workspace.
- القدرة على العمل باستقلالية وتحمل المسؤولية وتحديد ما ينبغي إنجازه بصورة استباقية.
- تُعد الخبرة في بيئة سريعة الوتيرة وعالية النمو ميزة مفضلة.
ما تبحث عنه الشركة
تبحث الشركة عن شخص يتجاوز دوره العمل الإداري التقليدي؛ شخص يستطيع استباق الاحتياجات والتنسيق والمتابعة وإنجاز المهام.
ويتميز المرشح المثالي بالاعتمادية العالية والتنظيم والتكتم، ويشعر بالارتياح عند العمل مباشرةً مع القيادات العليا والتعامل مع المسائل السرية والحساسة للوقت.