يتولى مراقب المستندات إدارة وتنظيم وضبط دورة تدفق الوثائق، بما يشمل التعامل معها وتحديثها وحفظها والتخلص منها وفق الإجراءات المعتمدة. ويهدف الدور إلى ضمان تخزين المستندات بأمان وسرية، وإعداد التقارير وأرشفة الوثائق، وتيسير الوصول إليها بين الإدارات.
يشمل العمل التنسيق مع الفرق والإدارات، ودعم استخدام أنظمة إدارة المستندات وتحسينها، والالتزام بالمتطلبات النظامية، إلى جانب الحد من مخاطر فقدان الوثائق أو الوصول غير المصرح به.
الغرض من الوظيفة
إدارة وتنظيم ومراقبة تدفق المستندات، بما في ذلك التعامل معها وتحديثها وتخزينها والتخلص منها، مع ضمان حفظ جميع الوثائق بأمان وسرية. كما تشمل المسؤوليات إعداد التقارير وأرشفة المستندات وضمان سهولة الوصول إليها بين الإدارات.
المسؤوليات الوظيفية
إدارة المستندات
- تنظيم المستندات وتخزينها واسترجاعها وتوزيعها بكفاءة.
- ضمان وضع تسميات للمستندات وتصنيفها وأرشفتها وفق معايير الشركة.
- مراقبة التعديلات وإزالة النسخ القديمة غير السارية.
التواصل والتعاون
- تيسير التواصل بين الإدارات لضمان سلاسة تبادل المستندات.
- التنسيق مع فرق المشاريع للوفاء بالمواعيد النهائية وتسليم المستندات في الوقت المحدد.
- دعم الموظفين وتدريبهم على أنظمة إدارة المستندات.
الامتثال والشؤون التنظيمية
- متابعة آخر اللوائح والمعايير في القطاع ذات الصلة بإدارة المستندات.
- ضمان استيفاء المستندات للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
- المساعدة في تجهيز الوثائق اللازمة لعمليات التدقيق والتفتيش.
صيانة الأنظمة وتحسينها
- مراقبة أداء نظام إدارة المستندات واقتراح التحسينات.
- استكشاف مشكلات البرامج وإيجاد الحلول لها.
- تطوير أفضل الممارسات لضبط المستندات وتحسين الكفاءة.
إدارة المخاطر
- تحديد مخاطر إدارة المستندات وتطبيق استراتيجيات الحد منها.
- وضع إجراءات للنسخ الاحتياطي والاستعادة لحماية المستندات.
- التعاون مع إدارة تقنية المعلومات لضمان تطبيق بروتوكولات أمن المستندات.
المسؤوليات العامة
الكفاءة في الموارد البشرية
- التعاون مع الفرق لإنجاز العمل بفاعلية.
- ضمان التواصل الفعال مع الزملاء والمديرين وإظهار الانفتاح على التوجيهات والملاحظات.
التنفيذ
- تنفيذ الأنشطة المخططة لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفق جداول التسليم.
- استخدام الموارد بفاعلية لتحقيق الأهداف ضمن تكلفة ووقت مناسبين.
حل المشكلات
- المساعدة في حل أي مشكلات ذات صلة، وتصعيد المشكلات التشغيلية المعقدة.
الجودة
- اتباع متطلبات ومواصفات الجودة الخاصة بالخدمات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.
إجراءات العمل
- تنفيذ المهام ذات الصلة والالتزام بها وفق السياسات والإجراءات وتعليمات العمل المحددة.
الصحة والسلامة والبيئة
- الالتزام بجميع إجراءات ولوائح السلامة.
المؤهل
دبلوم في إدارة الأعمال.
الخبرة
حديث التخرج، أو خبرة من 0 إلى سنتين.
المهارات
- أرشفة المستندات.
- إدارة المستندات.
- إعداد المستندات.
- الحفاظ على السرية.
- إعداد التقارير حسب الحاجة.
