يتولى مدير المكتب الإشراف على العمليات الإدارية المكتبية الخاصة بأحد التنفيذيين أو الرؤساء التنفيذيين أو رؤساء الإدارات، ويقدم دعمًا إداريًا رفيع المستوى، ويدير طلبات المعلومات، ويشرف على الموظفين الكتابيين المبتدئين ويدربهم بما يضمن انسيابية العمل المكتبي وكفاءة إدارة المهام.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم عمليات وإجراءات المكتب وتنفيذها، بما يشمل إدارة المراسلات وأنظمة حفظ الملفات وسير العمل المكتبي.
- الإشراف على الأنشطة الإدارية وتنسيقها بما يضمن حسن سير بيئة العمل المكتبية.
- ترتيب أولويات مهام إدارة المكتب ومعالجة الأمور العاجلة promptly وضمان التعامل معها بكفاءة.
- تقديم الدعم الإداري الشامل، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة المراسلات واستقبال الزوار وتحويل المكالمات عند الحاجة.
- إدارة جداول مواعيد قائد الفريق أو الإدارة المعنية، وحل تعارضات المواعيد وضمان الاستفادة الفعالة من الوقت.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة، مع ضمان دقتها وتسليمها في الوقت المحدد.
- توزيع جداول أعمال الاجتماعات والمواد ذات الصلة، وتدوين محاضر الاجتماعات عند الطلب، وضمان تنفيذ جميع إجراءات المتابعة اللازمة.
- ضمان الانتهاء من محاضر الاجتماعات واعتمادها وتوزيعها في الوقت المناسب على أصحاب المصلحة المعنيين.
- متابعة بنود العمل والقرارات الناتجة عن الاجتماعات، والتأكد من إنجاز المهام ومعالجة المشكلات.
- المساهمة في تحقيق أهداف الفريق من خلال دعم المهام والمشروعات ذات الصلة عند الحاجة، وضمان الالتزام بالجداول الزمنية للمشروعات.
- إنتاج المعلومات من خلال نسخ النصوص والبيانات والرسومات وتنسيقها وإدخالها وتحريرها واسترجاعها ونسخها وإرسالها حسب الحاجة.
- المحافظة على بيئة المكتب من خلال ضمان حالتها الملائمة والآمنة، وترتيب الإصلاحات اللازمة وطلبات المستلزمات.
- إنشاء المستندات أو تعديلها باستخدام تطبيقات مختلفة مثل Word وExcel وPowerPoint، والمحافظة على قواعد البيانات ذات الصلة لضمان دقة المعلومات وإمكانية الوصول إليها.
- تنفيذ أي مهام أخرى تُسند إليه ضمن نطاق الوظيفة.
المتطلبات
المهارات والقدرات
- إجادة استخدام الحاسب الآلي والقدرة على إدخال البيانات عبر MS Excel وMS Outlook وMS Word وMS PowerPoint.
- امتلاك مهارات جيدة في التحليل وحل المشكلات.
- امتلاك مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء.
- القدرة على حفظ السجلات بصورة جيدة ودقيقة.
الخبرة
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في منصب إداري، ويفضل أن تكون في مجال الرعاية الصحية.
التعليم
درجة البكالوريوس في الإدارة أو مجال ذي صلة.
اللغة
إجادة ممتازة للغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، ويفضل إجادة اللغة العربية.
التراخيص والشهادات
لا ينطبق.